解茗旭

摘 要：人事檔案如實地記錄了一個人的經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作實際等內容，是我國人力資源的堅實基本資料。因此，人事檔案的管理和應用就顯得尤為重要，只有著重了解人事檔案，并確實加強其監(jiān)管力度，才能使其更好地為企事業(yè)單位服務。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；管理效率；常見問題；解決對策

1 文書檔案管理的重要性與特征

1.1 重要性

文書檔案所涉及的工作基本上就是對文書檔案進行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護利用、統(tǒng)計等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內容中，尤為重要的就是文書檔案的利用，其余的皆是服務于文書檔案的利用工作并為文書檔案的利用創(chuàng)造條件。通過文書檔案管理而服務于單位、部門的中心工作是辦公室人員的主要任務，加強文書檔案的管理也是為促進文書檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據，其重要性不言而喻。

1.2 特征

1.2.1文檔工作一體化。文書檔案的應用與形成都是在文書工作中促成的，文書工作的最終步驟就是整理文書檔案，是基于文件搜集、運轉、催辦、承辦來進行的，二者密不可分。文書檔案主要是在文件工作中形成的，文書檔案的質量對檔案工作及檔案管理的質量有直接影響。

1.2.2文書檔案管理的綜合性。文書檔案管理工作的開展主要是在單位辦公部門的文檔室進行，它有著一定的綜合性。它不但負責管理文書檔案，還管理著人事、財會等檔案，分類眾多、內容繁復、工作系統(tǒng)，為單位的各項工作及時、準確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當前，隨著單位的不斷發(fā)展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時具備文書檔案工作意識，不斷學習相關的專業(yè)理論、業(yè)務、技能等等，才能做一個優(yōu)秀的文書檔案管理者。

2 文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

2.1 文書檔案管理制度方面不完善

通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相差甚遠的結果。

2.2 辦公室文書與檔案工作認知不足

文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為淡薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統(tǒng)一。 甚至會導致管轄區(qū)內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

2.3 文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業(yè)知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳌＿@些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3提高檔案管理效率的對策

3.1提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質

提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

3.2調動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

3.2.1增強激勵機制。檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

3.2.2更新觀念，實現(xiàn)自我價值。有時檔案工作人員未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結自己對社會的影響。這要求相關領導人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應的調整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經濟效益。

結束語

總的來說，在辦公室的文書檔案管理工作中，要想有效利用、保存好相關的文件信息資料，就需要轉變觀念，從思想上和行動上高度重視檔案管理和文書管理工作，善于運用創(chuàng)新思維，著重強調檔案管理和文書管理工作人員的專業(yè)素質和理論素質，讓管理人員認識到自身工作的責任和使命，讓單位的有效資源得到最大化地利用，最終實現(xiàn)單位歷史信息資源的全面優(yōu)化，同時也從根本上體現(xiàn)出單位的綜合管理水平，推動單位全面穩(wěn)定發(fā)展。