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        現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)探析

        2018-06-07 08:58:16徐彥
        卷宗 2018年9期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)檔案管理

        徐彥

        摘 要:在當(dāng)今社會信息化水平飛速提高的發(fā)展階段,大數(shù)據(jù)時代已成為人們討論的熱點。隨著智能化信息終端的普及,企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)迫切需要進行合理、有效的收集、整合、分析與處理,這就是企業(yè)面臨的大數(shù)據(jù)時代。在這樣的時代,企業(yè)需要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,進而實現(xiàn)信息與數(shù)據(jù)的統(tǒng)一整合并進行集中分析、處理,最終提高企業(yè)的經(jīng)營效率與經(jīng)濟效益。

        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);對策

        在信息化時代背景中,信息化檔案管理已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的必要路徑,新時代背景下,檔案管理工作應(yīng)該及時進行自我改革與自我創(chuàng)新,如此才能緊跟時代發(fā)展趨勢,滿足時代的要求。從而提高自身的工作質(zhì)量與效率,提升檔案管理工作的服務(wù)水平,最終提高檔案信息資源的利用效率,充分體現(xiàn)和發(fā)揮檔案信息資源的價值。

        1檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

        1.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

        基礎(chǔ)設(shè)施中,最為關(guān)鍵的是軟件設(shè)施與硬件設(shè)施,兩者是檔案信息化建設(shè)前提,為檔案信息化檢核提供技術(shù)支持。其中,檔案信息網(wǎng)絡(luò),是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵,發(fā)揮著至關(guān)重要的作用,包括檔案傳輸、檔案交換,還有檔案信息資源的共享,都要通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。因此,要從兩方面入手:一是提高計算機的使用率,二是要加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

        1.2檔案信息資源建設(shè)

        此項工作重點在于建立綜合的檔案目錄數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫中應(yīng)該包含兩部分內(nèi)容:一是檔案館所有的檔案的目錄,二是要包括全宗文件級目錄。與此同時,數(shù)據(jù)庫的類型也應(yīng)包括兩種,第一種是全文字數(shù)據(jù)庫,第二種是多媒體數(shù)據(jù)庫。此外,要做好電子文件信息的整理歸檔工作,而對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,要對其進行數(shù)字化處理,從而豐富檔案信息的類型,更好的滿足各類工作使用需求,需要注意的是,要做好電力檔案的備份工作。

        1.3應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

        首要任務(wù)是大力檢核檔案信息管理系統(tǒng),在檔案管理工作實踐中,應(yīng)用通用性能強,且具有兼容性特征的系統(tǒng),保證該軟件系統(tǒng)可以與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通,并且可以與各大門戶檔案網(wǎng)站聯(lián)通,滿足政府、企業(yè)、組織,還有社會個人群體對檔案的使用需求。

        1.4人才隊伍建設(shè)

        人員是檔案管理工作的具體實施者,對檔案管理的信息化實施水平有著重要影響,因此,要重視和正視檔案管理工作人員的作用,推進人才隊伍建設(shè),打造專業(yè)的檔案信息化人才隊伍,這是目前檔案信息化建設(shè)工作中的重要內(nèi)容之一。重點是要對相關(guān)的檔案工作人員進行培訓(xùn),促使其形成先進的理念,掌握先進的知識與技術(shù),能夠熟練操作先進的信息化設(shè)備。同時,還要加強對領(lǐng)導(dǎo)人員的培訓(xùn),從而提高檔案管理人員的整體素質(zhì),為信息化檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

        2企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

        2.1檔案信息規(guī)模急劇擴張

        企業(yè)檔案管理工作中,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已無法適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要,不能及時、有效地對企業(yè)的經(jīng)營決策提供參考作用。企業(yè)信息化管理中大量產(chǎn)生的電子文件已成為企業(yè)生產(chǎn)運營數(shù)據(jù)的體現(xiàn),此類電子文件的數(shù)據(jù)量大、格式多樣,包含文檔文本、圖片圖像、音頻視頻等,如何從價值密度低的這些文件中快速檢索,提高檔案信息的價值,僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)是無法滿足的,因此,為了實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的參考作用,企業(yè)只能運用云計算等新型信息化技術(shù)進行檔案管理工作。

        2.2辦公自動化改變了檔案管理的工作環(huán)境

        科技的發(fā)展導(dǎo)致辦公自動化逐漸取代了傳統(tǒng)的企業(yè)辦公方式,改變了原本的工作環(huán)境。現(xiàn)階段,企業(yè)可以運用數(shù)字化、信息化技術(shù)實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接,自動歸檔電子文件,能夠通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實時傳遞和存儲數(shù)據(jù)信息,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息采集、處理、分析及整合的動態(tài)工作模式。

        2.3檔案信息資源的重要性不斷提高

        傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)節(jié),包括取閱、證明、整理、編研等,檔案管理與應(yīng)用費時耗力,已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)不斷加快的工作節(jié)奏,不能實現(xiàn)檔案信息資源利用即時、高效、集成、共享的工作需要。信息化的檔案管理模式,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效整合,能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用和資源共享。

        3檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的措施

        3.1完善檔案信息化工作體系

        首先,明確管理體制,完善運行機制。最為基礎(chǔ)的是要遵循相關(guān)法律法規(guī),在此基礎(chǔ)上,各個部門之間,要建立聯(lián)動管理機制,以此實現(xiàn)對電力文件的實時監(jiān)控,以及全程管理。各地的檔案局,應(yīng)該充分發(fā)揮自身的作用,發(fā)揮協(xié)調(diào)功能,努力構(gòu)建一個上下聯(lián)動,彼此協(xié)調(diào)的工作體系。除此以外,電子政務(wù)工作中,應(yīng)該注重并提高檔案信息化的所占比例;其次,完善法律法規(guī),規(guī)范相關(guān)工作。具體而言,在建設(shè)過程中,要對其進行專項規(guī)劃,化整為零,將整體龐大的任務(wù)分解,安排各各個負責(zé)單位和部門,其中,要明確任務(wù)量,以及任務(wù)完成的時間。除此以外,管理工作中,采用績效評估的方式,對各單位、各部門的工作量化評估,并將評價結(jié)果公布,然后與其進行討論交流,幫助單位、部門認識到工作中的薄弱環(huán)節(jié),以此督促單位、部門能夠更加積極認真的進行檔案信息化相關(guān)工作。

        3.2推進檔案數(shù)字化和資源共享

        要充分認識到,資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的最核心工作,目前的情況下,檔案信息化建設(shè)的重點應(yīng)該集中在以下兩方面:一是推進檔案數(shù)字化,首先,要尊重數(shù)字化建設(shè)的規(guī)律,定制合理的建設(shè)計劃,并切實做好監(jiān)督工作,促使數(shù)字化建設(shè)工作可以有序進行,與此同時,要建立完整的數(shù)字化目錄,并給予數(shù)字化建設(shè)工作充足的資金、技術(shù)、人才支持,促使個部門之間能夠團結(jié)一致,齊心協(xié)力;二是實現(xiàn)資源共享。具體而言,要在國家相關(guān)法律法律的指導(dǎo)下,建立綜合檔案信息系統(tǒng),并將去與辦公系統(tǒng)融合,各單位和部門可以通過網(wǎng)絡(luò),將內(nèi)部形成的文件信息進行處理、歸檔,以時間為排序標(biāo)準(zhǔn),建立檔案信息目錄,以此促進檔案信息化建設(shè)。

        3.3健全技術(shù)支撐

        檔案信息建設(shè)技術(shù)的研發(fā),首先應(yīng)鼓勵檔案部門的相關(guān)技術(shù)人員進行積極攻關(guān),加大自主技術(shù)研發(fā),同時,也可通過合作開發(fā)的方式研發(fā)新技術(shù)。對于檔案信息化建設(shè)而言,首要任務(wù)是要完善基礎(chǔ)設(shè)施,在前文的論述中,已經(jīng)明確,要做好軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作,除此以外,要注意更新審計現(xiàn)有的工作設(shè)備,為檔案信息化工作提供設(shè)備支持。更為重要的是,要加大關(guān)鍵性軟件的研發(fā)力度,對軟件開發(fā)企業(yè)進行等級評定,最終實現(xiàn)在全國范圍內(nèi)形成一個一致的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),所開發(fā)與應(yīng)用的軟件要具有兼容性。此外,還要做好軟件的安全建設(shè),防止不法人員盜取、破壞檔案信息,加強訪問限制。

        4 結(jié)語

        檔案管理信息化建設(shè)是促進檔案管理發(fā)展的主要趨勢,是有效促進時代發(fā)展的客觀要求。加強對檔案信息化建設(shè)的研究具有非常重要的意義。在進行檔案管理的過程當(dāng)中應(yīng)該跟隨時代發(fā)展的步伐,積極探索新型的檔案管理方式,并且將其應(yīng)用到實際管理的過程當(dāng)中,有效地實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在具體的實踐過程當(dāng)中,需要加強對工作經(jīng)驗的總結(jié),有效地借鑒外國或者是其他地區(qū)的先進做法,使檔案管理工作更加信息化,有效的促進我國社會的發(fā)展。

        參考文獻

        [1]汪友波.企業(yè)人事檔案信息化管理的思考[J].中小企業(yè)管理與科技,2017(28):26-27.

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        [3]尚曉麗.對檔案信息化建設(shè)與技術(shù)檔案管理的若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2017(11):81.

        [4]方愛明.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].中國管理信息化,2017,20(18):154-155.

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