摘 要：本文從福建院數(shù)字檔案館建設(shè)背景和思路出發(fā)，介紹了福建院數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能、系統(tǒng)資源、安全保障體系、項(xiàng)目實(shí)施保障等建設(shè)過程，并做分析評價(jià)，最后提出了數(shù)字檔案館后續(xù)工作方向。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案數(shù)字化 電子檔案 數(shù)字檔案館

1 前言

福建省電力勘測設(shè)計(jì)院（以下簡稱福建院）信息化建設(shè)起步較早，已建立了設(shè)計(jì)項(xiàng)目全過程管理系統(tǒng)《設(shè)計(jì)院項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)平臺》（簡稱項(xiàng)目管理系統(tǒng)）、《OA辦公系統(tǒng)》、《檔案管理系統(tǒng)》等，為進(jìn)一步提升信息化檔案管理水平，發(fā)揮檔案效益，更好地為企業(yè)的生產(chǎn)和管理服務(wù)，在電力設(shè)計(jì)行業(yè)相繼開展數(shù)字檔案館建設(shè)推動下，根據(jù)電力設(shè)計(jì)行業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指導(dǎo)意見的具體要求，結(jié)合福建院信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及檔案管理實(shí)際情況，既提供傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，又著眼于未來檔案數(shù)字化的時(shí)代趨勢，從建設(shè)目標(biāo)、整體架構(gòu)、功能分析、技術(shù)路線、實(shí)施路線、項(xiàng)目組織、進(jìn)度安排、資源配置等方面編制了數(shù)字檔案館建設(shè)方案，經(jīng)過院領(lǐng)導(dǎo)、管理部門、生產(chǎn)設(shè)計(jì)部門的全方位評審后通過，按照數(shù)字檔案館系統(tǒng)開發(fā)和紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描并行的工作思路，開展數(shù)字檔案館建設(shè)各項(xiàng)工作，在系統(tǒng)功能建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、安全保障體系建設(shè)等方面達(dá)到了目標(biāo)要求。

2 數(shù)字檔案館功能建設(shè)

2.1數(shù)字檔案館軟件功能

福建院數(shù)字檔案館的建設(shè)，重點(diǎn)是電力設(shè)計(jì)工程檔案數(shù)字化的建設(shè)，并緊緊圍繞檔案“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)要求，通過數(shù)字檔案館與《項(xiàng)目管理系統(tǒng)》、《OA辦公系統(tǒng)》等接口，以及網(wǎng)上歸檔等方式，理順全院生產(chǎn)管理流程及歸檔流程，自動、實(shí)時(shí)地采集生產(chǎn)過程所產(chǎn)生的電子文件，實(shí)現(xiàn)歸類、存貯、歸檔。通過數(shù)字檔案館強(qiáng)大的檢索功能、在線瀏覽及下載等服務(wù)，為檔案利用打開方便之門，為檔案資源轉(zhuǎn)換為企業(yè)生產(chǎn)力提供了有效途徑。

1）檔案收集。（1）自動采集各類電子文件及元數(shù)據(jù)：一是有前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過接口實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)歸檔到數(shù)字檔案館。《項(xiàng)目管理系統(tǒng)》對設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)的DWG圖紙經(jīng)成品校審流程、電子簽名、電子簽章后轉(zhuǎn)換成TIF文件，批量打印完成出版流程，再通過接口自動采集歸檔，同時(shí)對設(shè)計(jì)過程原始材料等office文件自動收集、歸類、存貯，轉(zhuǎn)換為PDF格式文件后，經(jīng)接口及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的完成歸檔；公文文件經(jīng)《OA辦公系統(tǒng)》流轉(zhuǎn)結(jié)束后，通過接口實(shí)現(xiàn)自動歸檔。二是無前端系統(tǒng)各類檔案歸檔到數(shù)字檔案館，通過院網(wǎng)站網(wǎng)頁提供的歸檔入口，各部門經(jīng)辦人員完成網(wǎng)上歸檔移交。（2）數(shù)字化掃描文件歸檔：原始材料、底圖等掃描件，通過數(shù)字檔案館檔案管理客戶端，實(shí)現(xiàn)上傳歸檔功能。根據(jù)用戶需求不同，進(jìn)行批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，并自動生成相應(yīng)Excel文件，保證數(shù)據(jù)“進(jìn)出自由”和檔案業(yè)務(wù)需求。

2）檔案管理。（1）檔案整理編目：實(shí)現(xiàn)各門類檔案的整理、數(shù)據(jù)分類、目錄建設(shè)、查詢、全文掛接、打印、統(tǒng)計(jì)等功能，與現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)完全接軌。各門類檔案包括工程設(shè)計(jì)檔案、工程原始檔案、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、總承包項(xiàng)目檔案、合同檔案、招投標(biāo)檔案、科標(biāo)業(yè)檔案、會計(jì)檔案、儀器設(shè)備檔案、軟件檔案、地形圖、規(guī)程規(guī)范、資料、開發(fā)投資建設(shè)檔案、標(biāo)準(zhǔn)圖集等。（2）借閱管理：實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案日常借閱事務(wù)辦理，包括檔案借出、續(xù)借、查閱、歸還、催還、借閱歷史查詢、借閱統(tǒng)計(jì)等日常借閱辦理業(yè)務(wù)；實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上流程審批和下載。（3）檢索方式多樣化：系統(tǒng)提供多條件組合查詢方式，用戶可根據(jù)需要添加多個(gè)條件，可設(shè)置檢索的內(nèi)容項(xiàng)，查詢結(jié)果可導(dǎo)出到EXCEL。功能強(qiáng)大，檢索速度敏捷，響應(yīng)時(shí)間迅速，一般能在3秒內(nèi)完成檢索任務(wù)。（4）滿足統(tǒng)計(jì)要求：系統(tǒng)能夠按照數(shù)據(jù)類型等設(shè)定要求，進(jìn)行合理、有效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。各門類檔案均提供了按照時(shí)間范圍，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行檔案庫存量統(tǒng)計(jì)；對各門類檔案按照錄入時(shí)間單位、按錄入人編號進(jìn)行統(tǒng)計(jì)檔案工作人員的工作量；根據(jù)工程、時(shí)間、部門、人員等信息統(tǒng)計(jì)電子文件的瀏覽量、下載量等。（5）系統(tǒng)管理：包括權(quán)限管理、流程自定義配置、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、日志等。

3）檔案存儲。（1）存儲格式的選擇：圖紙的原件DWG及引用文件、底圖掃描文件PDF、TIFF；報(bào)告文件的原件DOC、XLS，掃描件PDF；文書檔案紅頭文件DOC或掃描件PDF；榮譽(yù)檔案是通過數(shù)碼相機(jī)拍攝的JPG；聲像檔案是JPG、MPEG、AVI、WAV、MOV、MTS格式。（2）存儲技術(shù)：在線存儲主要是磁盤存儲，采用DAS存儲解決方案來實(shí)施；離線存儲通過移動硬盤和磁帶拷貝備份電子文件，定期對服務(wù)器中的重要文件夾、系統(tǒng)、軟件、進(jìn)行更新備份。

4）檔案利用。（1）數(shù)字檔案館Web：以B/S構(gòu)建數(shù)字檔案館Web端，職工在足不出戶的情況下，通過IE瀏覽器實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案的查詢檢索和預(yù)借紙質(zhì)檔案。（2）全文檢索技術(shù)：不僅實(shí)現(xiàn)了條目式檢索，通過全文檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件內(nèi)容級檢索，引擎先進(jìn)，檢索方式類似“百度”，檢索途徑豐富、快捷、便利。（3）安全瀏覽器：自主開發(fā)的安全瀏覽器支持用戶在線查看常用格式的電子文件，瀏覽器對文件數(shù)據(jù)流進(jìn)行動態(tài)加密、解密，無權(quán)限的用戶僅能瀏覽文件內(nèi)容，無法下載、復(fù)制、打印電子文件。（4）權(quán)限控制機(jī)制：安全瀏覽器與權(quán)限管理相互結(jié)合，有權(quán)限的用戶實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的在線瀏覽、借閱申請、下載等。

5）外部資源共享和利用。數(shù)字檔案館鏈接的外部資源有《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)》、《國家建筑標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)圖集》、《中國知網(wǎng)電子期刊》、《光盤圖書》、《技術(shù)信息檢索》，能夠滿足職工的需求，并發(fā)數(shù)適宜，系統(tǒng)響應(yīng)及時(shí)，查詢操作簡單，容易掌握。

2.2網(wǎng)絡(luò)

院內(nèi)建成了以千兆光纖為主干的企業(yè)局域網(wǎng)及以VPN技術(shù)為支撐的遠(yuǎn)程辦公廣域網(wǎng)，建立數(shù)據(jù)存儲備份系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館建立在內(nèi)網(wǎng)專用的服務(wù)器上，使用SQL Server數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，配有UPS不間斷電源，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施健全，運(yùn)行良好。

2.3硬件設(shè)備

為滿足數(shù)字檔案館建設(shè)要求，前期配置了高性能專用服務(wù)器、存儲陣列柜，后期計(jì)劃配備能夠滿足檔案業(yè)務(wù)和數(shù)字化加工要求的檔案數(shù)字化設(shè)備。

3 數(shù)字檔案館資源建設(shè)

1）工程檔案資源建設(shè)。工程檔案（底圖、成品、原材）數(shù)字化主要從兩個(gè)方面著手，一是借助項(xiàng)目管理系統(tǒng)經(jīng)數(shù)字檔案館提供的歸檔接口將有電子簽名和蓋章的DWG和TIFF圖紙文件進(jìn)行歸檔，將設(shè)計(jì)過程記錄的原始材料實(shí)現(xiàn)自動收集、歸類、存儲。二是對于歷史館藏的工程底圖、文本等掃描工作。圖紙掃描存為TIFF格式，文檔掃描存為PDF格式，并按工程卷冊及文件夾名稱自動批量掛接入數(shù)字檔案館的歸檔庫中。雖然現(xiàn)已完成大量歷史圖紙掃描，但是，館藏剩余歷史圖紙、文本等掃描還需繼續(xù)投入人員、資金、時(shí)間。

2）其他類檔案資源建設(shè)：文書檔案已實(shí)現(xiàn)了《OA辦公系統(tǒng)》與數(shù)字檔案館的自動歸檔接口，在線公文100%自動歸檔，歷史的OA公文通過數(shù)字化掃描，再上傳到數(shù)字檔案館。實(shí)物（榮譽(yù)）檔案如獲獎證書、資質(zhì)證書通過數(shù)碼相機(jī)或掃描儀數(shù)字化后上傳至數(shù)字檔案館。其他聲像檔案、規(guī)程規(guī)范等檔案資源也在陸續(xù)建設(shè)中。檔案資源建設(shè)實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、規(guī)范化。

3）數(shù)據(jù)庫。福建院數(shù)字檔案館采用SQL Server數(shù)據(jù)庫管理檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)處理及時(shí)、迅速。系統(tǒng)已建立館藏資源的目錄數(shù)據(jù)庫；對DWG、Word、Excel、PPT進(jìn)行全文文本提取，建立內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；對記錄電子文件的屬性信息，及DWG文件的外部光柵圖片、字形文件等建立元數(shù)據(jù)庫。服務(wù)器容量大，可擴(kuò)展，完全能夠保證數(shù)據(jù)存儲的需求。

4 安全保障體系建設(shè)

1）網(wǎng)絡(luò)及存儲安全。數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)及存儲安全要求高，設(shè)備存放在專門的機(jī)房，部署高性能防火墻，數(shù)字檔案館專用服務(wù)器及客戶端均要求安裝網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，安裝系統(tǒng)漏洞和補(bǔ)丁，并在局域網(wǎng)環(huán)境內(nèi)自動升級更新，防護(hù)外部黑客和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，嚴(yán)格控制系統(tǒng)和設(shè)備訪問控制權(quán)限，防止數(shù)據(jù)篡改和誤操作。

2）備份系統(tǒng)。數(shù)據(jù)備份計(jì)劃周全，方式多樣。數(shù)據(jù)庫文件每天進(jìn)行增量備份，每周末定時(shí)對服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行完全備份；電子文件每天完全備份。另外，還實(shí)行行離線備份、異地備份，以保障備份的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全可靠。

3）使用權(quán)限。在訪問權(quán)限方面，制定了嚴(yán)格的用戶權(quán)限控制策略。用戶登錄數(shù)字檔案館系統(tǒng)必須輸入用戶賬號和口令。檔案部門人員檔案整編端，錄入、預(yù)覽、下載、卷冊信息修改、增刪等操作，根據(jù)崗位職責(zé)，做了權(quán)限配置。系統(tǒng)管理員可根據(jù)用戶角色、所在部門授予權(quán)限，同時(shí)按用戶請求和需要靈活更改權(quán)限，保證了訪問權(quán)限彈性控制。

4）庫房管理。制定《福建省電力勘測設(shè)計(jì)院檔案庫房管理制度》，確保檔案庫房規(guī)范管理，確實(shí)做好庫房“八防”工作。庫房內(nèi)配備空調(diào)、抽濕機(jī)、溫濕度計(jì)等設(shè)備，每天對溫、濕度記錄測量。

5 項(xiàng)目實(shí)施保障

1）制定管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。福建院根據(jù)國家和行業(yè)有關(guān)法規(guī)，結(jié)合實(shí)際，制定了院檔案管理系列制度、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)信息安全保密管理制度、網(wǎng)絡(luò)與信息安全專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案、中心機(jī)房停電專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案、一級、二級、三級信息系統(tǒng)事故現(xiàn)場處置方案等，這些標(biāo)準(zhǔn)與管理制度為數(shù)字檔案館正常運(yùn)行，提供了強(qiáng)有力的制度保障。

2）文檔編制。數(shù)字檔案館建設(shè)過程分為方案策劃、需求分析、軟件設(shè)計(jì)、程序編寫、軟件測試和運(yùn)行維護(hù)等階段，每個(gè)階段明確主要活動和任務(wù)，按照軟件開發(fā)流程，在各個(gè)階段形成文檔，并進(jìn)行評審，通過方可進(jìn)入下一個(gè)階段。整個(gè)過程文檔記錄合理完整。

3）經(jīng)費(fèi)保障。數(shù)字檔案館建設(shè)通過編制項(xiàng)目預(yù)算來滿足建設(shè)過程的經(jīng)費(fèi)需要，在購買服務(wù)器、磁盤存儲陣列柜、UPS電源，引進(jìn)和二次開發(fā)數(shù)字檔案館軟件等都得到了院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。后續(xù)還將投入歷史工程圖紙、文檔的委托掃描費(fèi)用。

4）人才配備。福建院數(shù)字檔案館建設(shè)人員組成，以院總工直接掛帥指導(dǎo)、檔案中心主任和信息中心主任為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，配備具有信息化和檔案知識技術(shù)人員負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目實(shí)施，對項(xiàng)目全面管理。形成院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目工作組、軟件開發(fā)公司組成的建設(shè)團(tuán)隊(duì)，從人員素質(zhì)、人員數(shù)量、職責(zé)三方面保障數(shù)字檔案館平穩(wěn)建設(shè)。

5）使用操作培訓(xùn)。數(shù)字檔案館系統(tǒng)建成后，由開發(fā)人員對員工、檔案人員、系統(tǒng)管理員進(jìn)行了系統(tǒng)操作、用戶使用的現(xiàn)場培訓(xùn)。操作說明掛接在院內(nèi)部網(wǎng)站供查閱使用。

6 結(jié)語

在全體參建人員的共同努力下，福建院數(shù)字檔案館建設(shè)取得了良好的運(yùn)行與使用效果，得到了院領(lǐng)導(dǎo)與廣大員工的一致認(rèn)可。但是，由于客觀基礎(chǔ)、技術(shù)條件等因素的限制，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在一些不足，需要我們認(rèn)真思考。也正是在這些不足的激勵下，我們將繼續(xù)前進(jìn)，檔案管理工作不能再單純的為解決庫存壓力而苦惱，也不能再單純?yōu)榧堎|(zhì)文件的借閱而忙碌，應(yīng)該站在更加宏觀的角度，重新審視檔案管理的方式與方法，樹立起檔案管理的新觀念，未來需充分的發(fā)揮數(shù)字檔案資源的優(yōu)勢，為廣大員工提供更加便捷、知識推送的知識學(xué)習(xí)平臺，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)以及知識管理系統(tǒng)建設(shè)的道路上越走越遠(yuǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造越來越多的經(jīng)濟(jì)效益。

作者簡介

陳世雄，福建省電力勘測設(shè)計(jì)院檔案中心，高級工程師。