齊虹慧

摘 要：在當(dāng)前信息時代，信息技術(shù)在檔案工作中得以廣泛應(yīng)用，這有效的提高了檔案管理工作的效率，檔案人員工作量大幅度降低，而且檔案從紙質(zhì)加快了向數(shù)字化方向的轉(zhuǎn)變，這對檔案收集、整理、加工和儲存都帶來了諸多便利，檔案管理更具規(guī)范化和標準化。因此在當(dāng)前檔案管理工作中，需要加快推動檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，全面提升檔案數(shù)字化水平，為檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化建設(shè)；檔案數(shù)據(jù)庫；應(yīng)用平臺；安全管理

檔案資源在我國社會發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，檔案工作與信息技術(shù)有效結(jié)合，有效的推動了檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)和復(fù)雜的工程，同時也是檔案工作未來主要發(fā)展方向。作為檔案管理人員，需要充分的認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義，積極推動檔案的數(shù)字化發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

在當(dāng)前信息時代，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對社會的方方面面都帶來了較大的改變，人們的生產(chǎn)和生活方式也受到了較大的影響。在這種新形勢下，檔案工作面臨著嚴竣的挑戰(zhàn)和重大的機遇。依托于現(xiàn)代化技術(shù)，大量的電子檔案產(chǎn)生，有效的打破了傳統(tǒng)檔案管理模式，利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對檔案進行管理，有效的提高了檔案管理的水平，實現(xiàn)了檔案信息資源的高效利用?？梢哉f檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是檔案工作發(fā)展的必然要求，同時也與時代的發(fā)展需求相符合。

檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費時。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數(shù)據(jù)庫中，用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網(wǎng)絡(luò)化特點從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。相較于傳統(tǒng)檔案，檔案數(shù)字化的實現(xiàn)，無論是檔案在收集、保存還是利用方面都取得了較快的發(fā)展。而且檔案數(shù)字化建設(shè)的不斷深入，人們獲取檔案信息更加便捷，實現(xiàn)了對檔案原件的有效保護，確保了檔案信息獲取的時效性，全面提升了檔案信息資源的利用效率。通過檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案利用者在檔案信息獲取時不受時間和空間的制約，檔案信息資源實現(xiàn)了高效的共享，這就檔案價值的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的檔案事業(yè)朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)也是大勢所趨。

二、做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作的措施

（一）加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入

在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，軟硬件設(shè)備作為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要保障，因此需要加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度。特別是在當(dāng)前電子設(shè)備日新月異的新形勢下，檔案軟硬件設(shè)施更新速度較快，在做好軟件的升級更新的同時，還要檔案信息采集、存儲和利用配置相應(yīng)的設(shè)備，并注意設(shè)備的更新?lián)Q代，使其能夠有效的滿足檔案數(shù)字化建設(shè)過程中對軟硬件設(shè)備的需求。

（二）以檔案系統(tǒng)為平臺完善檔案數(shù)據(jù)庫

充分的借助于檔案信息系統(tǒng)，以其遷移功能來完成數(shù)據(jù)的整理、導(dǎo)出、校驗和導(dǎo)入等工作，依托于檔案系統(tǒng)來實現(xiàn)新舊檔案信息的統(tǒng)一，加快建立檔案數(shù)字化信息資源庫，進一步完善檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用，并建立快捷便利的檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。在當(dāng)前檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中，還要重視電子檔案的收集工作，進一步明確電子文件的歸檔要求，利用檔案系統(tǒng)來統(tǒng)一設(shè)計電子文件的歸檔流程，實現(xiàn)檔案的分類管理，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

檔案數(shù)據(jù)庫建立并不是一個短期內(nèi)即能夠完成的工作，其是一個循序漸進的過程，因此要統(tǒng)一認識，并充分的認識到數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性，技術(shù)人員與檔案管理人員要在工作中協(xié)同配合，針對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中存在的問題進行有效解決。并在實踐工作中能夠打破傳統(tǒng)思想的束縛，突出重點，全面提升數(shù)字化的使用效率和使用頻率。

（三）構(gòu)建檔案數(shù)字化信息資源應(yīng)用平臺

在當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，通過采用標準的B/S模式，并以數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為支撐，依托于智能檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的提高檔案信息的利用，并保證利用過程中的信息的安全性，使檔案信息資源能夠更好的滿足檔案管理者和利用者的需求，實現(xiàn)檔案數(shù)字化成果的有效利用。在檔案管理工作中，可以利用條形碼技術(shù)來實現(xiàn)對檔案資料借閱的高效管理。特別是二維條形碼自動識別接口，能夠為大批量的檔案資料的查閱和利用提供便捷性。開展網(wǎng)上借閱服務(wù)，為數(shù)字檔案信息共享的實現(xiàn)提供更多便利。

（四）加強檔案數(shù)字化安全管理

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種黑客、木馬、病毒等威脅網(wǎng)絡(luò)安全的因素在層出不窮的出現(xiàn)，而對于檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中也應(yīng)該提升對這些因素的重點關(guān)注。在這種情況下，就需要在檔案的數(shù)字化建設(shè)中采用防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、加密技術(shù)等來加強檔案數(shù)字化的安全管理水平。同時，相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)該提升自身的安全防范意識，采取有效的措施來防范風(fēng)險時間的發(fā)生。

（五）完善檔案數(shù)字化加工處理流程

在建設(shè)電子文件中心時，要求各單位文書人員在做發(fā)文或者收文登記時完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作，同時后臺對元數(shù)據(jù)要進行記錄。在建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)時，要考慮各類安全措施的應(yīng)用，如訪問控制、數(shù)字簽名、防擴散的使用。通過構(gòu)建一個安全的系統(tǒng)環(huán)境來保證其產(chǎn)生和管理的電子文件，無論是原生型的，還是間接型的，在未來都能夠保證電子檔案的憑證作用。

（六）提升檔案管理人員素質(zhì)

一方面，強化檔案數(shù)字化管理人員專業(yè)技術(shù)知識培訓(xùn)，尤其是機關(guān)單位檔案管理人員需要積極學(xué)習(xí)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)，并鞏固檔案管理理論知識，在實踐中不斷吸取經(jīng)驗教學(xué)，提高檔案數(shù)字化管理綜合技能；另一方面，要加強檔案數(shù)字化管理人員的職業(yè)道德教育，強化工作人員的服務(wù)意識，樹立高度的責(zé)任心，全面配合檔案數(shù)字化建設(shè)，避免敷衍了事，或者是在檔案信息加工處理過程中偷工減料，威脅到檔案信息的真實完整性，確保檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和效率。

三、結(jié)束語

檔案數(shù)字化建設(shè)工作是一項系統(tǒng)性及持續(xù)性的工作，在實際工作中，不僅依托于先進的科學(xué)技術(shù)，同時還要重視軟硬件建設(shè)，全面提升檔案管理人員的信息化水平，在實際工作中能夠熟悉操作先進的管理軟件，有效的保障檔案信息的安全，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)起到積極的促進作用，為我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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