史忠麗

摘 要：現(xiàn)代社會背景下信息的展現(xiàn)形式日趨多樣化，簡單的文字已經(jīng)不能承載越加繁重的信息，而數(shù)據(jù)就成為了代替信息文字的便捷方式。結(jié)合目前社會發(fā)展的現(xiàn)狀可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)已經(jīng)成為了信息表達(dá)的重要方式，在檔案管理行業(yè)中也是如此。通過對目前檔案管理工作的梳理，發(fā)現(xiàn)運(yùn)用數(shù)據(jù)表達(dá)信息已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢?；诖?，論文在大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步探究目前檔案管理中存在的問題，希望通過大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)的研究進(jìn)一步促進(jìn)檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；單位檔案；信息化：

1 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)發(fā)展，檔案信息化管理水平得到了進(jìn)一步提升，以計算機(jī)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)深深地改變了社會生活生產(chǎn)方式，人們在日常工作中越來越追求工作的效率和準(zhǔn)確性，所以在檔案管理工作中也希望通過信息化建設(shè)進(jìn)一步改革目前的傳統(tǒng)管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方法嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，通過對目前檔案管理中的問題分析進(jìn)一步結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，希望通過大數(shù)據(jù)的技術(shù)運(yùn)用進(jìn)一步加快檔案管理的信息化建設(shè)。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員的信息化技術(shù)水平亟待提高

盡管檔案管理應(yīng)用了大量的科學(xué)技術(shù)，電子化檔案管理也在大規(guī)模推廣，但實(shí)質(zhì)上檔案管理的最終決定權(quán)仍然集中在工作人員身上，所以檔案管理的工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素。一方面網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)需要較高水平的計算機(jī)技術(shù)，另外一方面檔案信息化建設(shè)中的工作人員由傳統(tǒng)檔案管理人員轉(zhuǎn)型而來，工作人員的檔案管理技能和技術(shù)水平仍然有待提高，這兩個因素嚴(yán)重的影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。通過上文論述可以發(fā)現(xiàn)，技術(shù)支撐是檔案信息化建設(shè)的根本，而由傳統(tǒng)檔案管理人員轉(zhuǎn)型而來的工作人員尚不能夠有效滿足技術(shù)支撐的要求，所以對于計算機(jī)的利用仍然停留在簡單的層次上，并不能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行深度的挖掘，所以目前檔案管理人員信息化技術(shù)水平的程度仍然有待提高。

2.2 檔案管理的安全性亟待加強(qiáng)

隨著信息時代的到來，科技的發(fā)展給檔案信息化管理帶來了便利的同時也面臨諸多挑戰(zhàn)，而安全性是檔案信息化建設(shè)當(dāng)中的主要問題。檔案信息化管理是對大量的信息進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃從而提取內(nèi)部的社會價值和資源價值，一旦發(fā)生信息泄露將會造成嚴(yán)重后果。但是工作人員對于信息泄露等風(fēng)險認(rèn)識仍然不足，工作人員的安全意識和檔案管理的安全風(fēng)險是影響檔案信息化管理的核心。

2.3 檔案信息化管理不夠規(guī)范

黨和政府已經(jīng)充分重視到了檔案信息化建設(shè)的重要作用，相繼發(fā)布了《檔案法》、《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等制度，但是具體的落實(shí)細(xì)則仍然需要進(jìn)一步完善。例如各個單位所建立起的體系制度并不統(tǒng)一，無法進(jìn)行單位之間的信息有效溝通與信息共享，且信息化建設(shè)在許多單位中仍然只是口號，沒有落到實(shí)處。

2.4 檔案管理信息化技術(shù)水平較低

在檔案管理中引入新技術(shù)一方面需要花費(fèi)巨額的成本，另一方面技術(shù)的運(yùn)用也需要得到部門領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，而目前檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對其重視程度仍不夠。無論是對工作人員來說還是對普通民眾來說，檔案管理工作都是一份十分枯燥乏味的工作，所以很多領(lǐng)導(dǎo)難以認(rèn)識到檔案管理部門的重要性，資金、人員等都無法進(jìn)行有效投入。所以缺乏重視的檔案管理工作人員停留在簡單的整理和保存上，在現(xiàn)代背景下更應(yīng)該重視檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，對人員、技術(shù)和資金進(jìn)行必要的投入。

2.5 檔案信息化管理進(jìn)程緩慢

檔案管理的目的是挖掘內(nèi)部的資源價值和社會價值，但是價值的挖掘是一個漫長的過程，并不能夠使得單位獲得直接的利益。所以資源投資時，大部分的資源都會投入到能夠帶來經(jīng)濟(jì)效益且變現(xiàn)較快的部門當(dāng)中，與此同時，目前檔案信息管理的重點(diǎn)是整理和保存而并不是分析和挖掘，資源的利用程度較低。所以無論是從檔案管理工作人員的角度來看還是從管理者資源投入的角度來看，檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程仍然有待加快。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理措施

3.1 切實(shí)提高檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)性

大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢是能夠通過大量信息的儲存來挖掘有用信息，所以檔案信息化建設(shè)中信息的挖掘是重點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案管理在于信息整理和保存，所以信息分析和整合利用程度較低。新技術(shù)的運(yùn)用能夠轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，通過檔案的分類管理和數(shù)據(jù)挖掘能夠進(jìn)一步挖掘檔案管理工作當(dāng)中的經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案管理部門能夠成為經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造部門，要做到這點(diǎn)首先需要轉(zhuǎn)變工作人員的觀念，切實(shí)提高從業(yè)人員的專業(yè)性。

3.2有效應(yīng)用檔案管理的大數(shù)據(jù)技術(shù)

檔案管理數(shù)據(jù)量不斷累積的同時檔案的利用率卻是仍然較低，與此同時，傳統(tǒng)的檔案管理方式也無法儲存海量的數(shù)據(jù)，更遑論數(shù)據(jù)分析與查閱。為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，本文希望通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)一步革新目前的檔案管理方法。第一，通過統(tǒng)計學(xué)原理對檔案資料進(jìn)行分類完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，提高資源利用效率；第二，借助科學(xué)技術(shù)完成海量工作的處理工作；第三，結(jié)合縱橫分析和動靜態(tài)管理手段，在保證數(shù)據(jù)真實(shí)可靠的同時挖掘檔案信息的價值。

3.3 提高大數(shù)據(jù)時代檔案管理的安全性

大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然增加了檔案信息化管理的便利性，但是安全問題也日漸突出。為了實(shí)現(xiàn)檔案的安全管理，首先需要通過嚴(yán)格的訪問權(quán)限對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，其次信息儲存計算機(jī)不能與其他無關(guān)儲存器相連，再次定期升級殺毒軟件，最后通過物理隔離保存內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的獨(dú)立性。

3.4 做好檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)工作

檔案信息化管理是動態(tài)的，所以在流程過程中需要結(jié)合具體狀況進(jìn)行更新與維護(hù)：第一要保障信息輸入的完整性和詳細(xì)性，為后期的管理與分析提供真實(shí)性的基礎(chǔ)；第二，要成立專門組織對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新維護(hù)，提升管理人員的數(shù)據(jù)更新意識；第三，用大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息進(jìn)行刪除與更新，快速的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的對比與分析，保證信息輸入的完整性與真實(shí)性。

3.5. 提升檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)水平

大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用并不僅僅在于對信息進(jìn)行數(shù)字化呈現(xiàn)，而是能夠提高檔案信息利用效率。在檔案信息化建設(shè)流程中必須對信息收集與統(tǒng)計、數(shù)據(jù)日常維護(hù)、信息檢索和統(tǒng)計分析等部分進(jìn)行嚴(yán)格處理，同時也需要在檔案信息管理的過程中引入其他領(lǐng)域的指導(dǎo)方法，例如統(tǒng)計學(xué)的分類指導(dǎo)原理，該原理能夠通過檔案性質(zhì)的辨別對其進(jìn)行有效分類，方便后期檔案的綜合性管理與分析。

4. 結(jié)束語

現(xiàn)代背景下的生活節(jié)奏不斷加快，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足數(shù)量不斷增加的檔案信息整理與分析的需求，若是不能對檔案管理的方法和方式進(jìn)行創(chuàng)新，必然會阻擋擋案管理的前進(jìn)步伐?；诖耍撐倪M(jìn)一步指出了單位在檔案信息管理過程中的大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的重要性，對檔案管理信息化的建設(shè)具有實(shí)踐指導(dǎo)作用。

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