劉波

摘要：檔案管理部門要創(chuàng)新發(fā)展理念加強規(guī)劃指導，開發(fā)檔案信息化軟件，強化資源體系，重視大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應用，提高檔案管理人員的素質(zhì)，滿足大數(shù)據(jù)檔案信息化建設的需求。檔案管理部門和管理人員要正確認識檔案信息化開發(fā)保護和利用的重要性，建立健全并不斷完善法律法規(guī)體系，創(chuàng)新檔案信息資源的開發(fā)保護和利用，加強檔管信息化的服務意識，不斷提升了檔案信息化管理的服務能力和水平，最大限度滿足社會對檔案信息的需求。

關鍵詞：檔案信息化；檔案開發(fā)；檔案保護；檔案利用

信息技術的迅猛發(fā)展加速了大數(shù)據(jù)進程，為檔案信息化提供了生存和發(fā)展的巨大空間。檔案存儲由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)為電子載體，實現(xiàn)了檔案管理的信息化，滿足了社會群眾查詢檔案信息的基本需求。隨著基于大數(shù)據(jù)檔案信息化建設和管理模式的逐步推進，檔案部門要履行自身職責，積極開展檔案信息化資源合理開發(fā)保護和利用，不斷提升了檔案信息化管理的服務能力，最大限度滿足社會對檔案信息的需求。

1大數(shù)據(jù)檔案信息化建設

1.1創(chuàng)新發(fā)展理念加強規(guī)劃指導

樹立大檔案理念。既要根據(jù)單位業(yè)務構建具有自身特色的檔案體系，又要以網(wǎng)絡+智能提升檔案的智慧化，充分體系時代性。要將檔案信息化建設列入信息化戰(zhàn)略高度，將檔案信息化建設有機整合到業(yè)務專業(yè)流程和OA辦公系統(tǒng)之中，充分考慮其與其它系統(tǒng)的協(xié)調(diào)性和銜接性，考慮系統(tǒng)的升級和維護。

增強全員參與意識。檔案信息化建設不是檔案部門或檔案管理人員的部門或個人職責，需要單位全體員工參與到其中。特別是OA辦公自動化，可前置檔案及其信息化工作。

1.2開發(fā)檔案信息化軟件

要根據(jù)實際需要，積極開發(fā)適用于本單位本系統(tǒng)的檔案信息化建設軟件技術。在信息化處理過程中，樹立安全、穩(wěn)定和保密的管理理念，確保不破壞不損毀歸檔的數(shù)據(jù)和信息。要保護好涉密檔案，不得與外網(wǎng)絡連接；要在設定身份確認、防火墻和數(shù)據(jù)備份等措施下，實現(xiàn)網(wǎng)絡查詢非涉密檔案，，這既可防止他人盜用信息，又可防范計算機病毒破壞檔案數(shù)據(jù)，確保軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。為便于檔案信息共享，要積極研發(fā)專門檔案管理軟件系統(tǒng)，便于整理、分類和著錄。

1.3強化資源體系

要健全檔案信息系統(tǒng)的中心數(shù)據(jù)庫，強化搜索引擎，不斷提高檔案信息的使用效率。工作重點應放在擴大服務范圍和服務質(zhì)量上，為所有合理利用擋著提供高質(zhì)量的服。要積極挖掘收藏內(nèi)容，科學整合利用資源，由檔案信息編輯加工成豐富的檔案信息，逐漸擴大收藏范圍。

1.4重視大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應用

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，新檔案數(shù)據(jù)和信息逐漸得到豐富，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應海量數(shù)據(jù)存儲、查閱和分析的需要，因此應研究并開發(fā)大數(shù)據(jù)檔案信息化管理新模式。首先，應盡快完成檔案數(shù)字化工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法滿足大數(shù)據(jù)處理的要求，在原有檔案的錄入過程中，應按照統(tǒng)計學原理進行分類，便于后期使用；其次，應引入先進檔案管理系統(tǒng)軟件，借助先進科學技術完成之前數(shù)據(jù)分析不能勝任的大工作量處理工作；最后，在檔案利用過程中，應同時結合橫縱分析（數(shù)據(jù)管理中不僅僅需要比對單位隨著時間推進所發(fā)生的變化，更應該比對所在行業(yè)的其他單位的發(fā)展、各部門之間的效益對比）和動態(tài)管理（及時整理檔案數(shù)據(jù)，剔除無用數(shù)據(jù)）的手段，保證數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。

1.5提高檔案管理人員的素質(zhì)

要提高檔案管理人員的計算機操作水平，使之管理意識和管理能力跟上時代發(fā)展的步伐。要加強檔案管理人員的培訓力度，尤其要重點培訓在職人員的專業(yè)知識，使之不僅要具備現(xiàn)代信息技術知識，還要具備過硬的專業(yè)知識，將其塑造成為復合型應用人才。要改善人才和知識結構，引進計算機技術、信息網(wǎng)絡技術、軟件開發(fā)與維護等計算機專業(yè)人才，改善目前檔案管理人員的專業(yè)知識結構，同時要建立一支由檔案分析、市場調(diào)研、檔案采編等不同人才組合起來的檔案信息人才隊伍，適應新時代檔案管理工作的需要。

2檔案信息化的開發(fā)保護和利用

2.1正確認識檔案信息化開發(fā)保護和利用的重要性

檔案作為基礎性信息資源，是重要歷史資源的積累。在信息時代，要不斷完善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，逐漸實現(xiàn)信息資源管理的數(shù)字化發(fā)展。為進一步合理配置與共享檔案信息化資源，檔案管理人員要正確認識檔案信息化的重要性，提高自身的專業(yè)技能素質(zhì)。要分清輕重緩急，做好檔案信息化開發(fā)保護和利用工作，且有重點、有選擇性的穩(wěn)步推進。

2.2建立健全并不斷完善法律法規(guī)體系

要重視檔案信息化的宣傳工作，不斷建立健全并完善法律法規(guī)體系，有利于共享和合理配置檔案信息化管理資源與社會資源。因此，檔案管理部門要增加對檔案信息化的宣傳力度，統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷完善法律法規(guī)，統(tǒng)一管理檔案信息資源，確保檔案信息資源的有序性。這要求各單位要建立信息資源間的合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢，實現(xiàn)信息資源共享新模式。

2.3創(chuàng)新檔案信息資源的開發(fā)保護和利用

通過信息化互聯(lián)網(wǎng)技術可用于管理檔案信息化資源，實現(xiàn)資源管理的數(shù)字化進程，因此，要適時抓住電子政務建設契機，促進檔案信息化管理資源的開發(fā)，并不斷創(chuàng)新思維，拓展數(shù)字化信息資源的傳播途徑。檔案部門在政府信息資源的公開工作中扮演著非常重要的角色，只有加強檔案信息化的開發(fā)保護利用有機結合政府相關信息公開工作，加大改革力度，依托互聯(lián)網(wǎng)技術手段與信息資源的市場化需求，更好地實現(xiàn)檔案信息化管理資源的由獲知性資源轉(zhuǎn)向獲得性資源。檔管管理部門要完善檔案信息化管理體制，構建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，通過創(chuàng)新思維來開發(fā)保護利用信息化資源管理服務的新模式，實現(xiàn)檔案信息深層次、全方位服務于社會公眾的目的。

2.4加強檔管信息化的服務意識

檔案管理工作具有一定的特殊性，管理人員要提高自身的專業(yè)技能和素質(zhì)，牢記服務理念，樹立檔案管理意識，積極宣傳檔案管理工作，熱情主動的提供服務，充分顯現(xiàn)檔案信息化的潛在價值。檔案信息化中出現(xiàn)的特殊情況，要及時轉(zhuǎn)變思維，創(chuàng)新工作方式及服務手段，使檔案信息化滿足公眾以及經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展的需求。

隨著信息化社會的不斷發(fā)展，檔案管理模式也不斷地變革、與時俱進。要充分利用大數(shù)據(jù)，強化檔案信息化建設，創(chuàng)新管理模式和服務方式，提高檔案信息化的開發(fā)保護和利用價值，更好地發(fā)揮了檔案信息化在經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要作用。

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