常笑

摘 要：隨著時代的發(fā)展，計算機應用水平大幅度提高，信息化時代影響到社會各個行業(yè)，公立?？漆t(yī)院承擔著重要的社會公共衛(wèi)生服務功能，而人事檔案作為個人經(jīng)歷面貌的重要載體，對于核定工資、職稱晉升、干部提拔等方面都是極其重要的參考依據(jù)，將信息化引入公立?？漆t(yī)院人事檔案管理中有著十分明顯的優(yōu)勢，因此如何在新時期完善人事檔案信息化管理，提高檔案管理的準確性和高效性，是醫(yī)院領(lǐng)導和人事檔案管理者必須重視的問題。

關(guān)鍵詞：專科醫(yī)院；人事檔案；信息化管理

隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化的應用也越來越廣泛，越來越多的醫(yī)院信息化管理日益規(guī)范，計算機應用技術(shù)的引入使得醫(yī)院人事檔案管理的整個流程進一步實現(xiàn)智能化、自動化。但作為專科醫(yī)院信息化建設(shè)及相關(guān)檔案管理意識、人員配備等方面的不足，導致專科醫(yī)院人事檔案信息化進程相對緩慢，無法適應現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展需求。因此如何在新時期完善?？漆t(yī)院人事檔案信息化管理，對?？漆t(yī)院整體發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。

一、?？漆t(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）思想認識不到位

?？漆t(yī)院人事檔案信息化進程緩慢最根本的原因在于認識不到位，思想上不重視。尤其多數(shù)?？漆t(yī)院不具備管檔權(quán)，醫(yī)院管理者思想陳舊，認為只要將人事檔案整理后送到上級檔案保管部門就可以了，思想認識依然停留在有需要就去人工查閱的層面上，沒有充分認識到信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢，即使上級部門有相關(guān)的人事檔案信息系統(tǒng)，也不會主動要求配備及研究本院的相關(guān)系統(tǒng)。

（二）檔案管理方式落后

檔案管理制度不完善，在人事檔案管理上仍然存在輕服務而重保管現(xiàn)象，檔案管理工作始終處于被動狀態(tài)，缺乏管理體制、管理方法的創(chuàng)新。許多個人相關(guān)的表彰、資格證書、新取得學歷等檔案材料暫存于自己單位無法及時更新到個人檔案中，這種分散的檔案存放特點也造成人事檔案信息的完整性真實性得不到保障。

（三）信息化建設(shè)嚴重滯后

雖然按照人事檔案管理制度，檔案存放處都配備了電腦，但實際操作中，電腦的使用率極低，幾乎成為擺設(shè)，根本不具備人事檔案系統(tǒng)管理軟件的基本操作使用環(huán)境。另一方面多數(shù)?？漆t(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)嚴重滯后，并沒有人事檔案電子目錄，在需要查詢個人人事檔案時仍以手工檢索為主，要到上級主管部門檔案存放處翻閱紙質(zhì)版檔案，手續(xù)繁瑣，效率低下。

（四）人事檔案信息化管理隊伍素質(zhì)低

現(xiàn)代化人事檔案管理不僅需要檔案管理人員具備熟練的對紙質(zhì)檔案的歸檔能力，還需要跟得上時代腳步的思維及基本應用計算機的能力，而在?？漆t(yī)院以醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)為主的環(huán)境下，檔案管理工作相對較為容易和輕松，多數(shù)檔案管理人員為文化水平低、職稱級別低、業(yè)務素質(zhì)不高、年齡結(jié)構(gòu)高等人員組成，在電腦操作方面根本無法適應現(xiàn)代人事檔案信息化建設(shè)的要求。

二、人事檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）人事檔案管理工作的需要

人事檔案是個人經(jīng)歷面貌的主要載體，能夠真實反映個人學習工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力等方面的內(nèi)容，為醫(yī)院推行科學有效的人力資源管理提供必不可少的信息資源，人事檔案信息化管理可以對職工個人的相關(guān)人事信息實行電子化動態(tài)管理，既方便了人事檔案信息的查閱使用，又方便了信息資料的共享，使得醫(yī)院可以掌握最新的職工信息，為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、提拔人才提供有效的信息保障，能夠有效提高醫(yī)院人事檔案管理的效率與質(zhì)量。

（二）順應時代發(fā)展的要求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進步，信息化在日常生活中的應用越來越廣泛，信息化已經(jīng)成為了醫(yī)院整體發(fā)展的總趨勢，作為醫(yī)院管理的一部分，人事檔案工作不能成為一個完全封閉的系統(tǒng)，人事檔案管理信息化必然是檔案管理改革的總方向，這樣能夠更為有效的進行人事檔案管理，還能夠推動整個醫(yī)院管理的開放化、社會化進程。

（三）保證檔案安全性的要求

隨著現(xiàn)代保管技術(shù)的發(fā)展，檔案原始材料的保存雖然越來越完善，但是手工操作為主的查閱方式仍是檔案保管安全性的重要隱患。電子化人事檔案信息查閱可以大大減少人工操作造成的不必要的原始材料磨損、丟失，甚至涂改等現(xiàn)象，既滿足利用者的需求又保護了實體檔案的安全性。

三、關(guān)于?？漆t(yī)院人事檔案信息化的幾點建議

（一）加強檔案知識宣傳培訓

通過宣傳欄、院報、網(wǎng)絡、集中培訓等多種途徑，增強檔案管理宣傳力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，真正使醫(yī)院領(lǐng)導、檔案管理人員認識到人事檔案對醫(yī)院發(fā)展的作用，認識到人事檔案信息化是促進醫(yī)院科學管理的需要，另一方面通過專業(yè)檔案知識的培訓宣傳，也能進一步提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平，為人事檔案信息化建設(shè)提供有利條件。

（二）建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

?？漆t(yī)院相比較綜合醫(yī)院人員較少，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫有較大優(yōu)勢，通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將不涉及個人隱私和國家機密的人事檔案中的文字、圖片等紙質(zhì)化資料變成無紙化數(shù)據(jù)，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用專業(yè)的管理軟件實現(xiàn)檢索、借閱、查詢、統(tǒng)計等工作的一體化電子化，既保護了實體檔案，又保證了人事檔案利用過程中信息的準確性，提高了檔案管理工作的效率。

（三）加強人事檔案網(wǎng)絡建設(shè)

完善人事檔案信息服務網(wǎng)絡建設(shè)與動態(tài)化管理，實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對人事檔案信息資源的共享，這一點對于不具備管檔權(quán)的?？漆t(yī)院而言尤其重要，通過網(wǎng)絡建設(shè)與動態(tài)化管理，可以明顯提高人事檔案信息查閱的效率，也利于人事檔案信息的實時更新。相對于綜合性醫(yī)院，專科醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員流動性大，更需要動態(tài)化實時更新人員信息，從而有效提高人事檔案的實用價值。

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