時(shí)聶濤

中國中原對外工程有限公司 北京 100044

在一個工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中，管理部門事務(wù)種類眾多，而在處理這些事務(wù)時(shí)，又會產(chǎn)生大量的文件，如信函、報(bào)告等。如對這些文件只用Microsoft Excel進(jìn)行登記，同一事務(wù)的相關(guān)文件無法集中登記、存檔，同時(shí)不能有效跟蹤事務(wù)處理情況，工作人員常需要花費(fèi)大量時(shí)間查找文件以弄清事務(wù)的處理過程與進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，這種問題在人員更替時(shí)更為突出[1]。另外，對于部門內(nèi)日常性工作，如一直重復(fù)性的進(jìn)行，將極大的降低工作效率。

因此，通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行事務(wù)信息化管理尤為重要，借助軟件有效地跟蹤每一項(xiàng)事務(wù)，實(shí)現(xiàn)合理地存儲文件并使其快捷地被檢索，同時(shí)自動進(jìn)行重復(fù)的工作內(nèi)容。

1 總體思路

為實(shí)現(xiàn)事務(wù)信息化管理，首先要建立數(shù)據(jù)庫集中存儲數(shù)據(jù)；其次要設(shè)計(jì)訪問數(shù)據(jù)庫的界面程序，方便數(shù)據(jù)的查看、錄入與檢索，并實(shí)現(xiàn)一些自動化操作的功能。

Microsoft Access作為桌面型辦公數(shù)據(jù)庫，秉承了界面友好的特點(diǎn)，使用戶可以輕松掌握和使用，并且易于維護(hù)。用純Access 開發(fā)的客戶管理系統(tǒng)，其開發(fā)周期遠(yuǎn)小于Visual Basic等常用編程軟件，同時(shí)可根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容的改變隨時(shí)擴(kuò)展。因此，選用Access進(jìn)行上述數(shù)據(jù)庫與界面的編制。

針對各項(xiàng)事務(wù)，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行事務(wù)信息錄入，給每一項(xiàng)事務(wù)設(shè)定唯一的ID，并強(qiáng)制規(guī)定此數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)下的所有文件必須與某一事務(wù)相對應(yīng)，其對應(yīng)關(guān)系以事務(wù)ID來標(biāo)識。當(dāng)需要了解某一項(xiàng)事務(wù)時(shí)，只需在事務(wù)列表中查出此事務(wù)的ID號，就可據(jù)此找出所有與其相關(guān)的文件及進(jìn)展信息。同時(shí)，利用軟件中的程序調(diào)用，自動生成各項(xiàng)事務(wù)所需的各類文件，并自動歸檔。

2 實(shí)施方案

以巴基斯坦恰?，敽穗姀S三、四號機(jī)組項(xiàng)目質(zhì)量保證部為例，作為質(zhì)保方面協(xié)調(diào)接口承包商與巴方業(yè)主的部門，日常工作主要有ITP（檢查與試驗(yàn)計(jì)劃）控制點(diǎn)見證、巴方業(yè)主函件處理、質(zhì)量保證培訓(xùn)等。其中，編制控制點(diǎn)通知單與質(zhì)保培訓(xùn)為重復(fù)性工作，雖不復(fù)雜但較繁瑣；巴方函件處理周期較長，需要實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，并且產(chǎn)生大量過程文件。同時(shí)，因?yàn)榫惩忭?xiàng)目的特殊性，部門人員輪換頻率高，做好輪換時(shí)的工作交接至關(guān)重要。對此，分別建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)部門事務(wù)信息化管理，詳細(xì)方案如下：

2.1 事務(wù)文檔管理數(shù)據(jù)庫

在數(shù)據(jù)庫中建立事務(wù)總表，列出事務(wù)ID、類型、題目、簡介、負(fù)責(zé)人、處理狀態(tài)、開啟時(shí)間、關(guān)閉時(shí)間。圖1即為事務(wù)文檔管理數(shù)據(jù)庫界面。對于需自行編制的文件，可在數(shù)據(jù)庫中按類別自動完成取號、模板調(diào)用，并自動歸檔于各事務(wù)附屬列表中。對于外部收到的文件，則可按照時(shí)間順序手動錄入各事務(wù)附屬列表。這樣即實(shí)現(xiàn)每一事務(wù)相關(guān)的各類文件集中存儲，全方位地記錄每項(xiàng)事務(wù)的信息，并可利用Access自帶的搜索和篩選功能迅速準(zhǔn)確地完成事務(wù)信息統(tǒng)計(jì)。

圖1 事務(wù)文檔管理數(shù)據(jù)庫界面

2.2 ITP控制點(diǎn)管理數(shù)據(jù)庫

在數(shù)據(jù)庫中建立ITP控制點(diǎn)總列表，列出控制點(diǎn)ID、類型、ITP編號、控制點(diǎn)序號與名稱、見證時(shí)間、地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人、完成日期等信息，通過控制點(diǎn)信息快捷復(fù)制、常用內(nèi)容下拉框選擇、控制點(diǎn)通知單的自動取號與調(diào)用模板等功能，可快速完成控制點(diǎn)的登記以及通知單的編制，同時(shí)通知單文件將自動歸檔于各控制點(diǎn)附屬列表中。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為部門每位人員分配一個專屬賬戶，未見證完成的控制點(diǎn)在登錄系統(tǒng)后直觀展示，避免遺忘。另外，數(shù)據(jù)庫中工作交接的功能，可以方便地使被交接人及時(shí)得到相關(guān)任務(wù)信息，保證控制點(diǎn)見證率。

2.3 質(zhì)保培訓(xùn)管理數(shù)據(jù)庫

質(zhì)保培訓(xùn)是質(zhì)量管理工作中的重要一環(huán)，針對員工分布于不同部門、從事不同工作的特點(diǎn)，將各部門員工需要了解的質(zhì)保知識、相應(yīng)的考試題目和答案進(jìn)行匯總、分類，并錄入質(zhì)保培訓(xùn)管理數(shù)據(jù)庫中。在數(shù)據(jù)庫中建立培訓(xùn)總表，列出培訓(xùn)ID、培訓(xùn)名稱、主講人、日期等信息。培訓(xùn)時(shí)，結(jié)合員工從事的工作內(nèi)容，從數(shù)據(jù)庫中選擇講解知識點(diǎn)及相應(yīng)的考試題目后，即可自動生成培訓(xùn)PPT、簽到表、考試題目、試題答案，同時(shí)各類文件與事務(wù)ID相對應(yīng)存儲于數(shù)據(jù)庫中。

3 結(jié)語

利用Access建立的數(shù)據(jù)庫，可以方便地查看數(shù)據(jù)、進(jìn)行檢索，找到某一事務(wù)所有的相關(guān)文件，理清事務(wù)的脈絡(luò)，便捷地跟蹤事務(wù)的進(jìn)展，尤其對人員變動時(shí)的工作交接有很大幫助。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫中自動取號、快捷復(fù)制、下拉框選擇、模板調(diào)用、文件自動生成與歸檔的功能更能大幅度地提高工作效率。這種基于Microsoft Access的事務(wù)信息化管理模式，有效的提高了部門信息化管理水平。