張慧萍

摘 要：要讓圖書館的作用得到最大的發(fā)揮，就要重視圖書館辦公室工作，堅持與時俱進，注重信息溝通與學習，提供多樣化服務模式，讓圖書館成為大眾獲取知識信息的重要渠道。本文首先分析了圖書館辦公室信息溝通的作用，主要是協(xié)助領導進行決策、妥善處理讀者意見的關鍵環(huán)節(jié)，接著提出了圖書館辦公室信息溝通及學習創(chuàng)新策略。

關鍵詞：圖書館 辦公室 信息溝通

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-01

在圖書館日常運行過程中，辦公室的作用和地位愈發(fā)突出，其作為圖書館的重要組成部分，在圖書館發(fā)展道路上發(fā)揮著重要的價值。而圖書館辦公室信息溝通與學習是提高圖書館服務質(zhì)量的關鍵。因此，在新時期，要注重圖書館辦公室信息溝通與學習創(chuàng)新，并把這項工作當作圖書館建設的一項重要內(nèi)容，為圖書館的健康發(fā)展保駕護航。

一、圖書館辦公室信息溝通的作用

1.協(xié)助領導進行決策

隨著信息時代的到來，信息的作用也逐步凸顯，是圖書館領導進行決策的重要依據(jù)。辦公室是各種信息的集中地，接受到來自各個部門、其他圖書館等的信息，除了口頭信息，還有書面信息等。圖書館領導在進行決策的時候會參考這些信息資源，辦公室的信息溝通顯得至關重要，要求工作人員熟知多項信息資源。工作人員面對復雜的多樣性信息，要具備信息溝通能力，結(jié)合領導的決策需求與圖書館自身的發(fā)展規(guī)劃，把有效信息提煉出來，并運用專業(yè)技能匯總信息，從而協(xié)助領導進行決策。

2.妥善處理讀者意見的關鍵環(huán)節(jié)

圖書館是我國精神文明建設的重要組成部分，也是開展全民閱讀活動的重要推動力，在科學知識文化傳播、豐富公眾精神文化生活方面的作用有目共睹。為讀者提供服務是圖書館管理的最終目的。隨著讀者需求多樣化發(fā)展，為讀者提供個性化服務已經(jīng)成為圖書館管理的發(fā)展方向。辦公室要及時了解讀者的意見和建議，明確他們的需求，并妥善處理讀者的一些投訴等工作。在整個處理環(huán)節(jié)中，辦公室人員要進行相關調(diào)研，獲取讀者真實的意見，并針對這些意見進行總結(jié)、整理，在適當?shù)臅r間向讀者進行反饋，促進讀者與圖書館的溝通與交流。

二、圖書館辦公室信息溝通及學習創(chuàng)新策略

1.圖書館辦公室信息溝通創(chuàng)新策略

1.1圖書館辦公室要做好館內(nèi)人員的信息溝通。對于圖書館辦公室來說，接受的信息量比較大，工作人員接受信息一般處在被動的狀態(tài)，這就導致他們在工作開展的時候會受到信息局限，難以在有效的時間內(nèi)解決主要的問題，對圖書館管理工作產(chǎn)生很大的影響，也影響了其服務水平的提升。針對這種情況可以采用“走動管理法”。這是由著名的管理學家托馬斯提出來的，要求工作人員能夠走出辦公室的局限，深入到同事和讀者中去，進行調(diào)查研究，從而獲取真實有效的信息，為下一步的創(chuàng)新提供依據(jù)。也就是說，辦公室工作人員要抽出時間跟館員進行溝通和交流、談心，對圖書館館員提供的服務質(zhì)量與服務水平進行了解，并把訪談的真實結(jié)果向上級領導進行反饋，為進一步拉近館員跟領導之間的距離做出貢獻。

1.2圖書館辦公室要做好與讀者之間的信息溝通。要進行圖書館辦公室信息溝通創(chuàng)新，一個重要環(huán)節(jié)就是跟讀者之間的溝通，可以通過三種方式來進行：首先，在圖書館中設置“讀者意見箱”。讓讀者針對圖書館問題提出自己的意見，還要公布館長郵箱，圖書館熱線等，鼓勵讀者發(fā)表自己的看法和見解。其次，充分利用當前圖書館的資源，比如，電子圖書館，圖書館月刊等，把圖書館的服務項目告知公眾，并對圖書館的業(yè)績進行宣傳，成立專門的互動平臺，讓館員、讀者等群體參與進來，針對圖書館的長遠建設提出寶貴的意見。再次，開展讀者座談會的形式，讓一些讀者代表參與其中，在座談會上針對討論的問題發(fā)表看法?？傊ㄟ^這幾種有效的方式，讓辦公室跟讀者之間的信息溝通變得更加順暢。

1.3圖書館辦公室要做好與其他圖書館之間的信息溝通。通過學習其他圖書館的新思路，結(jié)合自身實際豐富管理方式，進而實現(xiàn)圖書館工作的創(chuàng)新。在跟其他圖書館交流的時候，辦公室的角色非常重要，可以稱之為“外交官”，對于兄弟圖書館人員的來訪接待、安排參觀等事宜要進行積極處理。還要跟其他圖書館建立信息交流平臺，定期進行信息交換，學習其他圖書館先進的工作經(jīng)驗，還可以聯(lián)手舉辦學術討論會等，通過這些方式實現(xiàn)互惠互利。

2.圖書館辦公室學習方面的創(chuàng)新策略

2.1通過自學提升辦公室人員綜合素質(zhì)。辦公室的綜合性比較強，除了為領導提供服務還要協(xié)調(diào)各個部門的關系。這就要求辦公室人員要具備比較強的行政業(yè)務能力，廣泛涉獵工作計劃制定、組織籌備以及數(shù)據(jù)考核等工作知識。據(jù)此，辦公室工作人員要制定措施通過自學來提升自身的綜合素質(zhì)，能夠用專業(yè)的業(yè)務知識改變傳統(tǒng)的服務模式，實現(xiàn)圖書館管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高圖書館各項工作的成效。

2.2通過培訓提升辦公室人員的辦公自動化水平。工作人員要做到“一專多能”，除了有圖書館學的在專業(yè)知識與計算機技術，還要有一定的社科知識，還有綜合處理問題的能力。隨著辦公自動化在圖書館辦公室中的應用越來越廣泛，有效的解決了傳統(tǒng)辦公中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題，實現(xiàn)了辦公方式的規(guī)范化發(fā)展，讓各個部門能夠最大程度的實現(xiàn)信息交流與共享。作為圖書館方面，要制定相應的措施讓辦公室工作人員進行繼續(xù)教育，學習辦公自動化與信息化服務知識，參與崗位培訓。要從圖書館工作長遠目標和具體需要出發(fā)，針對不同的培訓對象，采用適當?shù)闹黝}，結(jié)合工作崗位的工作狀況設置培訓方案，提高培訓的針對性，進而提高其辦公自動化意識與服務創(chuàng)新意識，通過利用辦公軟件，提高了信息傳遞、發(fā)布的實效性。

結(jié)論

綜上所述，圖書館在發(fā)揮自身職能為社會提供服務的時候，辦公室起到了基礎性作用，在信息溝通中的角色非常關鍵。通過辦公室的信息溝通能夠提高領導決策的科學性，還能實現(xiàn)與讀者的有效交流。因此，要注重圖書館辦公室的信息溝通與學習創(chuàng)新，讓工作人員具備溝通的技巧，為自身職能的有效發(fā)揮打下堅實的基礎。

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