顏莉莉 閉顯達(dá) 雷燕

摘 要：高校人事檔案是現(xiàn)代高校管理工作的重要組成部分，是高校人事管理工作中一項必不可少的基礎(chǔ)性工作。近幾年，隨著高校教育改革不斷推進(jìn)，對高等院校人事檔案管理工作提出了更高要求。但現(xiàn)階段院校人事檔案管理工作依然面臨不少突出問題，需要我們及時采取措施，認(rèn)真做好相應(yīng)改正工作。本文主要結(jié)合實際情況，就院校人事檔案管理工作存在的問題和對策進(jìn)行分析，希望通過本次研究，對同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：院校人事檔案管理 存在問題 對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）02-00-01

高校人事檔案是教職員工和干部個人自然情況、概要、經(jīng)歷、德、智、能、勤、業(yè)、主要獎懲的原始記錄，是歷史的、全面的考察教職工隊伍、學(xué)校干部、提高教職工綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。這些年，隨著高等教育事業(yè)不斷深化改革，高校人事制度進(jìn)一步深化，高校人事檔案管理工作中存在的一些問題逐漸暴露出來，已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)階段高等教育發(fā)展，需要高等院校人事管理部門及時作出轉(zhuǎn)變。

一、高等院校人事檔案管理存在問題分析

1.人事檔案管理制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格

盡管最近幾年高校檔案管理部門一再強調(diào)檔案管理制度建設(shè)，但真正建設(shè)完善檔案管理制度的院校相對較少，很多院校都沒有建立檔案材料收集、傳遞、借閱、保管、保密、開發(fā)利用等規(guī)章制度。由于制度不健全，導(dǎo)致人事檔案材料收集困難，教職工隊伍人事檔案材料不全，檔案不能真實反映個人的現(xiàn)實情況，給相關(guān)部門利用帶來了困難。有些學(xué)校雖然制定了相應(yīng)的人事檔案管理制度，但在實際工作開展過程中不能做到按章辦理。由于人事檔案調(diào)動混亂，人員人事調(diào)動時，其檔案不能及時按照規(guī)定傳遞到相應(yīng)部門，甚至有些單位存在違反規(guī)定，擅自將檔案交由他人保管的現(xiàn)象，對檔案的真實性產(chǎn)生不利影響。

2.人事檔案材料不健全檔案材料不健全。

人事檔案材料是教職工個人不同時期學(xué)習(xí)和工作的原始記錄，內(nèi)容的真實性和客觀性，是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。而有些教職工在填寫履歷表時，不認(rèn)真填寫，或者不真實填寫，敷衍了事，導(dǎo)致人事檔案嚴(yán)重失真。此外，由于一些職能部門缺乏檔案意識，對歸檔內(nèi)容不了解，導(dǎo)致本應(yīng)該歸檔的原始材料不能及時歸檔，嚴(yán)重影響到人事檔案材料的健全性。在人事檔案管理過程中，也常常出現(xiàn)檔案材料失真現(xiàn)象。內(nèi)容真實性是人事檔案的生命，是體現(xiàn)人事檔案有效作用的前提保證。人事檔案內(nèi)容不真實，將會造成很多問題。例如人事檔案中，參加工作時間隨意填寫，就為高校人事部門計算教職工工齡、退休時間、職稱晉升、工資標(biāo)準(zhǔn)制定、部門組織選拔干部等諸多環(huán)節(jié)帶來很多問題，也使得檔案管理失去了真正意義。

3.人事檔案管理手段落后

人事檔案管理工作開展過程中，由于相關(guān)部門缺乏重視，人力物力財力投入不足，導(dǎo)致先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段和管理方法不能夠充分應(yīng)用到高校人事檔案管理系統(tǒng)。在有些高校的檔案部門還沒有實現(xiàn)電子化辦公，大部分工作依然采用傳統(tǒng)手工操作，工作效率低下，在工作中常常出現(xiàn)差錯。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展和高校發(fā)展需求。高校檔案管理工作是一項長期性、復(fù)雜性、專業(yè)性、政策性、服務(wù)性和連續(xù)性的工作，并不是一蹴而就就能達(dá)到的。由于人事檔案管理手段落后，進(jìn)一步削弱了檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，嚴(yán)肅性。

4.人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

人事檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項技術(shù)性和專業(yè)性要求很強的工作。但在高校人事檔案管理工作開展過程中，由于管理人員工作素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。目前大多數(shù)人事檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，文化水平有待進(jìn)一步提升。在有些高校的檔案管理部門，人事檔案管理人員多為兼職，他們疲于應(yīng)付日常工作，很難將更多的時間投入到答案管理工作中參加，更談不上參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以提高自身專業(yè)素質(zhì)。有些檔案管理人員不具備計算機操作能力。

二、規(guī)范高校人事檔案管理工作的對策分析

1.積極構(gòu)建完善的人事檔案管理制度

要以黨和國家人事檔案管理方針、政策法規(guī)和相關(guān)條例為依據(jù)，結(jié)合高校具體情況制定完善的人事檔案管理制度，在檔案材料收集、進(jìn)出、傳遞、借閱、保管、保密、利用等各個方面都要建設(shè)完善的規(guī)章制度，要確保人事檔案管理工作開展有章可循、有據(jù)可依。制度制定完善后，還要確保各項制度的落實。確保用制度真正指導(dǎo)檔案管理人員開展相應(yīng)的檔案管理工作。

2.切實做好檔案材料收集工作

強化檔案收集整理，不斷完善高校人事檔案內(nèi)容，對提高檔案價值，增加人事檔案利用性有著很大幫助。在檔案材料收集過程中，要將那些真正反映教職工隊伍和學(xué)校干部德、能、勤、績等方面的材料及時歸入人事檔案。同時還要注重將教師業(yè)務(wù)教學(xué)工作中取得的突出成就和重大科研成果歸入到教師的人事檔案中，通過這些方面的材料，真實反映教職工的各方面教學(xué)能力。

3.進(jìn)一步提高教職工和領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識

高校人事檔案工作開展直接受到高校各級領(lǐng)導(dǎo)干部和教職工的重視和支持影響。這就需要及時轉(zhuǎn)變教職工和領(lǐng)導(dǎo)干部意識，高度重視高校人事檔案管理。要利用多種途徑，在教職工和領(lǐng)導(dǎo)干部群體中，積極宣傳人事檔案管理工作的重要性和必要性，努力提高教職工和干部檔案意識。通過積極宣傳檔案法、干部人事檔案管理條例等重要法律法規(guī)和方針政策，讓更多的教職工和干部了解黨和國家人事檔案管理的方針政策和制度條理。同時還要實行干部檔案內(nèi)容向部分向本人公開制度，除了涉及國家機密，不適宜公開的內(nèi)容，其他部分都應(yīng)該向本人公開，這種管理方式一方面能夠提高人事檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性，要有利于當(dāng)事人準(zhǔn)確掌握自己的檔案信息。

4.高度重視人事檔案管理隊伍建設(shè)

當(dāng)前，很多高校人事檔案管理隊伍，專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提升，為此必須從以下幾個方面出發(fā)：首先，檔案管理人員要加強思想政治理論學(xué)習(xí)，在檔案管理工作開展過程中，要始終貫徹黨和政府的方針路線、政策法規(guī)，要全面落實科學(xué)發(fā)展觀，樹立全心全意為人民服務(wù)的意識；其次，積極適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案管理工作提出的全新要求。檔案管理人員在日常工作中要加強信息技術(shù)學(xué)習(xí)，緊跟檔案科技發(fā)展步伐，提高檔案管理工作人員計算機操作能力、網(wǎng)絡(luò)操作能力，從而保證應(yīng)用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)高校檔案管理工作；最后，檔案管理人員要以自覺維護(hù)黨和國家歷史真實性為己任，在檔案管理工作開展過程中，要做到事實求是，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。

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