李昌睿

摘 要：本文以大連開發(fā)區(qū)一中學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)“必由學(xué)”為例，將理論與實(shí)例相結(jié)合，對(duì)學(xué)生電子信息檔案保存生命周期及其科學(xué)應(yīng)用進(jìn)行了深入探析，并分析了電子檔案生命周期的六個(gè)階段和實(shí)際情況下的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子信息 電子檔案 生命周期 科學(xué)應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）02-00-01

引言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，檔案電子化業(yè)已成為一種必然。近年來(lái)，電子信息技術(shù)快速發(fā)展，信息量也急劇攀升，信息泛濫儼然成為困擾人類生活的嚴(yán)重問題。檔案作為重要信息的一種，需要時(shí)刻保持其有效性、共享性、可讀性等特點(diǎn)，那么電子檔案的生命周期及其科學(xué)應(yīng)用是使用者不得不考慮的問題之一。

一、學(xué)生信息電子檔案有效保存的科學(xué)應(yīng)用理論依據(jù)

因?yàn)樾@學(xué)生電子檔案信息管理化是當(dāng)前發(fā)展的重要趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)校園管理科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、個(gè)性化勢(shì)在必行。為了達(dá)到科學(xué)管理和完善學(xué)生信息電子檔案的網(wǎng)絡(luò)電子信息應(yīng)用，利用教與學(xué)的過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)來(lái)診斷教與學(xué)完成的情況百分比以及目標(biāo)達(dá)成的程度。并對(duì)學(xué)生的各科成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和測(cè)評(píng)，使教與學(xué)得到更大的改進(jìn)，更加有序的向科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展。最終讓每位學(xué)生的每次學(xué)習(xí)都得到及時(shí)反饋，讓每次反饋都促進(jìn)更有效率的教與學(xué)，達(dá)到學(xué)生信息電子化的科學(xué)效應(yīng)。

二、學(xué)生信息電子檔案的生命周期管理階段

學(xué)生信息電子檔案的生命周期可以分為創(chuàng)建、保護(hù)、訪問、遷移、歸檔、刪除這六個(gè)階段，這六個(gè)階段承載了學(xué)生信息電子檔案的整個(gè)生命周期管理過程。學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)“必由學(xué)”是筆者所在高中日常使用的電子信息系統(tǒng)之一，系統(tǒng)中的信息管理遵循電子檔案生命管理周期的六個(gè)階段，下文將結(jié)合“必有學(xué)”系統(tǒng)對(duì)此六個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)說明。

1.學(xué)生信息電子檔案的創(chuàng)建

學(xué)生信息電子檔案的數(shù)據(jù)創(chuàng)建階段，應(yīng)采用掃描紙質(zhì)文件、介質(zhì)導(dǎo)入或系統(tǒng)手工錄入，進(jìn)行方便快捷的學(xué)生信息電子檔案的系統(tǒng)創(chuàng)建工作。同時(shí)配合學(xué)生檔案庫(kù)房的使用以及檔案存放的位置?！氨赜蓪W(xué)”微測(cè)評(píng)的數(shù)據(jù)來(lái)源是通過人工批量新建檔案條目，進(jìn)行學(xué)生成績(jī)信息錄入，系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并形成分析數(shù)據(jù)，這樣數(shù)據(jù)源和分析得到的二次信息都會(huì)保存到學(xué)生或班級(jí)的獨(dú)立檔案中。通過多次數(shù)據(jù)的錄入，最終形成三年高中學(xué)習(xí)生活的完整成績(jī)檔案。

2.學(xué)生信息電子檔案的保護(hù)

信息被收集和創(chuàng)建以后，要考慮到檔案信息的隱私、儲(chǔ)存以及安全保護(hù)的需求，此階段尤為重要，需要保證儲(chǔ)存空間、可訪問性、和可用性，為區(qū)域性和學(xué)校教育提供安全的專業(yè)化服務(wù)?！氨赜蓪W(xué)”微測(cè)評(píng)管理系統(tǒng)在此階段稍顯薄弱。雖然儲(chǔ)存空間不存在問題，但是在可用性方面做得還不夠好，因?yàn)閷W(xué)生的電子檔案目前只具有可讀性，信息的導(dǎo)出以及共享存在一定的障礙，使用起來(lái)也不是很方便。在可訪問性方面，“必由學(xué)”系統(tǒng)把學(xué)生的信息儲(chǔ)存到相應(yīng)的區(qū)域班級(jí)空間，學(xué)生、老師和家長(zhǎng)可以隨時(shí)訪問不受任何影響。

3.學(xué)生信息電子檔案的訪問

電子檔案信息的首要目標(biāo)是保證信息的可用性，實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，為其他工作提供數(shù)據(jù)處理和分析的數(shù)據(jù)來(lái)源，并支持大數(shù)據(jù)的挖掘工作。因此，信息必須能夠被訪問到，而且可以被使用信息的各個(gè)部門提供訪問信息資源的渠道?！氨赜蓪W(xué)”微測(cè)評(píng)系統(tǒng)根據(jù)所屬教育部門規(guī)劃，開展教育評(píng)估監(jiān)測(cè)，規(guī)范學(xué)生的綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)，獲取每位學(xué)生的信息并對(duì)成績(jī)信息的動(dòng)態(tài)變化做出詳細(xì)分析，最后的數(shù)據(jù)為學(xué)生與教育組織部門所共享。

4.學(xué)生信息電子檔案的遷移

由于電子信息技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，只有滿足100%的兼容舊型電子檔案軟件的新型信息存儲(chǔ)設(shè)備才能夠代替舊信息時(shí)代，并在儲(chǔ)備比較短的時(shí)間內(nèi)就實(shí)現(xiàn)一定程度的更新遷移，考慮到此問題，新型電子檔案系統(tǒng)的建立就必須考慮舊型電子檔案軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)問題，從而避免信息遷移過程出現(xiàn)格式不對(duì)等，無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移的問題。由于“必由學(xué)”微測(cè)評(píng)管理系統(tǒng)之前為紙質(zhì)化檔案管理，所以此遷移階段與電子檔案的遷移存在一定的區(qū)別，而需要考慮的是未來(lái)系統(tǒng)換新時(shí)數(shù)據(jù)類型的一致性以及包容性。

5.學(xué)生信息電子檔案的歸檔

電子檔案信息的歸檔階段，是保證信息齊全完整的一項(xiàng)重要措施，把好這一關(guān)是至關(guān)重要的。將一些歷史信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在與它們相對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)存空間。并保證以后這些信息仍有目可查，安全完整，運(yùn)作有序。更好的達(dá)到對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)分析，使用者利用此分析對(duì)現(xiàn)有的工作進(jìn)行借鑒。當(dāng)學(xué)生由高一進(jìn)入高二后，學(xué)生和班級(jí)高一學(xué)年的的電子信息就成為檔案，需要進(jìn)行歸檔，“必由學(xué)”系統(tǒng)會(huì)將這部分信息存入后臺(tái)的指定區(qū)域內(nèi)，在對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存的同時(shí)也保證信息不被泄露，而且通過賦予特定用戶權(quán)限，可以對(duì)這部分已成為檔案的信息進(jìn)行查詢。

6.學(xué)生信息電子檔案的刪除

電子檔案達(dá)到一定儲(chǔ)存年限，確已失去其原有價(jià)值時(shí)，為了避免信息的冗余和儲(chǔ)存空間的浪費(fèi)，就必須進(jìn)行刪除處理。被刪除信息數(shù)據(jù)要從數(shù)據(jù)庫(kù)或相對(duì)應(yīng)的儲(chǔ)存空間中清除。這并不是一件輕松的工作，要想徹底清除所有無(wú)用的電子檔案信息，需要同時(shí)不影響其他有用的信息，并且還要有足夠的工作效率?！氨赜蓪W(xué)”微測(cè)評(píng)系統(tǒng)也遵循電子檔案信息生命周期的刪除階段，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)數(shù)年后，作為檔案存在的普通成績(jī)數(shù)據(jù)將進(jìn)入刪除程序，以此保證電子檔案信息的有效性和儲(chǔ)存空間的高效利用。

三、電子檔案在“必由學(xué)”信息系統(tǒng)的科學(xué)應(yīng)用

1.“必由學(xué)”軟件實(shí)現(xiàn)的功能程序

“必由學(xué)”微測(cè)評(píng)系統(tǒng)的輸入數(shù)據(jù)由以下部分組成.

學(xué)年、班級(jí)、學(xué)號(hào)、成績(jī)、成績(jī)報(bào)告、成績(jī)?cè)\斷。

“必由學(xué)”微測(cè)評(píng)系統(tǒng)的輸出數(shù)據(jù)由以下部分組成。

學(xué)年、班級(jí)、學(xué)號(hào)、成績(jī)、成績(jī)報(bào)告、成績(jī)?cè)\斷、成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)。

2.“必由學(xué)”學(xué)習(xí)成績(jī)查詢

學(xué)生登入自己的個(gè)人賬號(hào)后，可以對(duì)自己以往的成績(jī)和排名進(jìn)行查詢，并且可以修改密碼以及其他一些基本信息。

老師有權(quán)限上傳自己所教授班級(jí)課程成績(jī)，老師需要首先登錄進(jìn)入上傳成績(jī)單的界面，然后直接上傳成績(jī)到系統(tǒng)中。

3.“必由學(xué)”的科學(xué)測(cè)評(píng)與診斷

學(xué)生登陸“必由學(xué)”微測(cè)評(píng)系統(tǒng)頁(yè)面可以一目了然的看見自己的各科成績(jī)單，以及歷史數(shù)據(jù)按照自己的學(xué)習(xí)成績(jī)報(bào)告測(cè)評(píng)出在學(xué)年的占位百分比，以及各科的知識(shí)點(diǎn)得分率的比較。對(duì)歷史成績(jī)的比較，診斷系統(tǒng)為你分析出失分點(diǎn)來(lái)查找原因，更好的抓緊時(shí)間回顧之前的學(xué)習(xí)內(nèi)容，鞏固基礎(chǔ)知識(shí)，強(qiáng)化薄弱環(huán)節(jié)?！氨赜蓪W(xué)”微測(cè)評(píng)系統(tǒng)為老師和學(xué)生提供學(xué)習(xí)參考數(shù)據(jù)，不但提高了教師的教育質(zhì)量更大大提高了學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，使老師教學(xué)發(fā)揮更大的余力，使學(xué)生學(xué)習(xí)勁頭發(fā)揮到最大的潛力。教師通過診斷數(shù)據(jù)和成績(jī)測(cè)評(píng)來(lái)發(fā)現(xiàn)自身教學(xué)中的問題，對(duì)今后教學(xué)重點(diǎn)及難點(diǎn)更好的解決。使學(xué)生發(fā)現(xiàn)自己的學(xué)習(xí)薄弱環(huán)節(jié)更好的查遺補(bǔ)漏提高成績(jī)。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文從科學(xué)應(yīng)用視角出發(fā)，結(jié)合具體案例，概述了學(xué)生信息電子檔案保存生命周期中的科學(xué)管理理論，學(xué)生信息電子檔案系統(tǒng)的生命周期機(jī)及其科學(xué)應(yīng)用。為校園學(xué)生檔案電子信息管理提供了一套實(shí)用性的科學(xué)管理及其應(yīng)用方案，但是隨著電子軟件的不斷更新?lián)Q代與發(fā)展，筆者相信相關(guān)應(yīng)用還會(huì)不斷的深入，不斷的科學(xué)化、合理化，使得校園學(xué)生信息電子檔案得到更完善的系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]李文生，楊吉江.基于信息生命周期管理的政務(wù)電子郵件管理策略[J].情報(bào)科學(xué)，2011，（8）：1154-1157.

[2]張文浩.電子檔案信息保存生命周期研究[J].檔案學(xué)通訊，2006，（1）：59-61.

作者介紹：大連開發(fā)區(qū)一中學(xué)生

導(dǎo)師：徐占魁

導(dǎo)師介紹：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 信息管理與信息系統(tǒng)專業(yè)