張嘉
摘要:互聯(lián)網(wǎng)時代下,現(xiàn)代化的檔案管理與利用工作,對于檔案管理者提出了更高的要求,我國檔案利用具有高效性和共享性的特點,管理者需要根據(jù)當(dāng)前時代發(fā)展的具體形式,作出最有效的判斷。本文簡單介紹了傳統(tǒng)方式下檔案管理中存在的問題,重點闡述了檔案利用創(chuàng)新策略,從理念、方式乖人才三個方面出發(fā)進行分析,希望提高檔案利用和管理的整體水平。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)時代;檔案;創(chuàng)新管理
大數(shù)據(jù)背景下,檔案信息平臺的建設(shè)以及檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理逐漸被運用到實際的工作中,傳統(tǒng)的檔案管理工作中對于檔案的利用率較低,無法實現(xiàn)統(tǒng)一化的查詢。為了更好的適應(yīng)時代的發(fā)展,管理人員應(yīng)該意識到檔案利用創(chuàng)新的必要性,檔案管理人員也要充分發(fā)揮自身的管理職能,在管理工作上進行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新,促進傳統(tǒng)檔案管理向大數(shù)據(jù)檔案管理的轉(zhuǎn)變。
一、傳統(tǒng)方式下檔案管理存在的問題
(1)利用的效率較低
如果檔案的使用人要想在短時間內(nèi)了解到相關(guān)的檔案信息,往往需要提前幾天就進行預(yù)約,甚至是親自去檔案館進行登記說明,然后通過長時間的等待,才能享受到人工服務(wù)。這種傳統(tǒng)化的管理方式,雖然也是按照相應(yīng)的規(guī)定程序,但是在花費的時間較多,且利用的效率也比較低。
(2)無法實現(xiàn)統(tǒng)一化的查詢
隨著時代的發(fā)展,信息化技術(shù)的進步,人們的需求在一定程度上也產(chǎn)生了一定的變化,對于檔案的需求等級不同,其需求內(nèi)容也是不同的。由于需求的不同,檔案館也無法在短時間對大部分人需要的檔案信息實行統(tǒng)一化的查詢與管理。總的來看,傳統(tǒng)的管理方式,效率與質(zhì)量都比較低,已經(jīng)無法與時代的發(fā)展相互統(tǒng)一,所以必須作出一定的創(chuàng)新和改變。
二、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的創(chuàng)新策略
(1)管理理念方面的創(chuàng)新
首先是在管理理念方面的創(chuàng)新,傳統(tǒng)的檔案管理方式在于儲存,而現(xiàn)代化管理的中心思想在于服務(wù),所以在管理的過程中強化服務(wù)意識,深化改革服務(wù)的發(fā)展方向。結(jié)合實際的工作情況,運用好檔案資源,管理者也應(yīng)該及時向有關(guān)部門提供一些實用性較強的檔案,要發(fā)揮檔案對社會經(jīng)濟的積極影響。構(gòu)建檔案的信息化管理,掌握先進的信息技術(shù),制定完善的檔案信息安全管理制度,維護好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的安全。例如某圖書檔案館,在管理理念上,致力于建立一個全社會的工藝文化服務(wù)平臺,以此來推進綜合化的檔案館建設(shè),讓廣大讀者可以免費的查閱檔案。應(yīng)用先進的檔案管理理念,真正的實現(xiàn)將檔案工作服務(wù)與人們聯(lián)系在一起。通過開展各種個陛化的服務(wù)活動,積極向全社會開展檔案宣傳,秉承著“以人為本”的思想與開放型的理念,利用信息技術(shù)手段,促進檔案管理工作的順利進行。
(2)管理方式上的創(chuàng)新
傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質(zhì)性的文件作為保存手段,并且是通過人為操作的方式,來完成對檔案的整理與歸納,這種方式太過于繁瑣,且工作量較大?;ヂ?lián)網(wǎng)時代下,這種傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的檔案利用與管理,所以,應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),在管理方式上進行創(chuàng)新。構(gòu)建一個檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理模式,在檔案收集與儲存方面,利用多種載體進行收集與處理,這樣也能節(jié)省大量的人力和物力,實現(xiàn)檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新。例如,某檔案館運用RFID技術(shù)對檔案實行智慧化庫存管理,這是一種自動化的識別技術(shù),可以通過設(shè)屏信號,直接識別目標對象,并獲取到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。目前這項技術(shù)已經(jīng)實現(xiàn)了對婚姻資料、文書和公證等檔案的智能化管理。通過該技術(shù)的有效運用,不僅實現(xiàn)了檔案實體的有序擺放,工作人員可以隨時對檔案實體的存放進行定位,方便清理與存放,而且讓管理人員對檔案可以無屏障閱讀,在檔案實體被覆蓋的情況下,也能有效的讀取相關(guān)檔案信息。
(3)管理人員培養(yǎng)上的創(chuàng)新
檔案管理人員所要掌握的不僅僅是理論上的知識,還應(yīng)該加強對工作上的綜合訓(xùn)練與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)工作。為了更好的融入到互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理中,要做一名優(yōu)秀的檔案管理員,就要善于對檔案信息進行有效的分析與研究,主動利用各項信息技術(shù),及時的發(fā)現(xiàn)問題,處理問題,探索出新的方式方法。通過培訓(xùn)的方式,改變檔案業(yè)務(wù)人員傳統(tǒng)的檔案管理模式,掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),管理者需要以多種方式實現(xiàn)檔案的綜合利用率提升。讓實體檔案利用向社會化方面轉(zhuǎn)變,管理人員可以借助微博、微信以及其他社交軟件,進行大范圍的推廣。通過二維碼的方式,就可以向群眾推動各種信息,還可以在微信或者是微博上注冊公眾號,形成定期信息的更新與傳達,讓群眾可以及時的掌握檔案信息,進行查詢和匹配。
結(jié)束語
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展與完善,檔案管理工作也愈加重要,大數(shù)據(jù)背景下,對檔案利用進行創(chuàng)新是時代發(fā)展的客觀需求。通過對管理理念、管理人員和管理方式上的創(chuàng)新,實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的安全性提升,保證檔案在被利用過程中能夠創(chuàng)造更大社會價值,發(fā)揮其應(yīng)有的社會效益。
(作者單位:廣州圖書館)