薛文敏

摘 要：檔案具有利用、參考、借鑒的價值，它是歷史的記錄，是文化的傳承，更是社會文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。在信息時代的背景下，如何進(jìn)行有序、精準(zhǔn)、高效、保密的檔案管理是我們亟須思考的一個問題。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；信息化

中圖分類號：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A收稿日期：2017-12-24

一、檔案管理存在的問題

1.檔案管理缺乏創(chuàng)新意識、創(chuàng)新模式

在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的今天，還是運用老一套的檔案管理，僅僅對文件進(jìn)行登記、收集、整理、分類、立卷、歸檔、入庫、轉(zhuǎn)遞、借閱等工作內(nèi)容，缺乏創(chuàng)新意識，對日后檔案調(diào)檔、利用、查詢、檢索工作會帶來極大的麻煩。

2.檔案管理者文化水平、工作態(tài)度等存在偏差

許多單位檔案管理者處于中老年時期，文化水平較低，缺乏使用高科技數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理、分析、維護的能力，同時也存在部分工作人員工作態(tài)度差、工作效率慢等問題。

3.檔案信息化管理存在很大風(fēng)險

當(dāng)今時代，計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，檔案資料分類保管簡單易行、計算與存儲功能強大、查詢與閱覽信息快捷直觀、在降低成本的同時提高工作效率與工作質(zhì)量，與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案有明顯的優(yōu)勢。但網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險、外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，不容小覷。檔案信息資源的開發(fā)和利用會涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問題。

二、做好信息化檔案管理工作的對策

1.提高檔案管理人員的創(chuàng)新服務(wù)觀念

一是工作人員應(yīng)該通過各種途徑獲得檔案工作豐富的知識，并通過各種媒體獲得檔案管理的信息，提高檔案管理的法律意識。二是通過檔案的整理提高檔案的利用率，研究利用者信息利用的預(yù)測能力和利用率。三是要充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息手段提高服務(wù)質(zhì)量，給檔案使用者提供主動、多元化、開放型的服務(wù)，實行多形式、多渠道拓展服務(wù)方式可以有效提高服務(wù)質(zhì)量。建立信息資源數(shù)據(jù)庫，方便信息檢索，數(shù)據(jù)庫能有效實現(xiàn)眾多電子信息的儲存、分類、檢索和查詢。只有與時俱進(jìn)的思維和不斷求變的發(fā)展意識，才能將檔案管理工作做得更好，給使用者提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

2.提高檔案管理者的信息化管理水平

一是檔案管理者必須具有較強的計算機應(yīng)用能力。另外，管理者至少具有全日制大專畢業(yè)背景，并且具有耐心、熱情、積極的工作態(tài)度。二是通過與單位各部門領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)議，制訂各階段需要存檔的數(shù)據(jù)和資料，并及時進(jìn)行登記、歸檔入庫，避免檔案重復(fù)、散雜、零亂，制訂并完善檔案管理制度，嚴(yán)格按照各項規(guī)定執(zhí)行，保證歸檔工作有序進(jìn)行。三是培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的專業(yè)技術(shù)人才，能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂?dāng)?shù)據(jù)分析的情況出現(xiàn)。四是開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)平臺，每個單位都具有自身的特殊性，這就要求我們必須結(jié)合本單位實際及檔案建設(shè)特點，開發(fā)出一套符合我們自己數(shù)據(jù)的分析管理工具。

3.提高信息利用率

利用信息化進(jìn)行檔案管理，不僅僅可以實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。雖然這種服務(wù)方式可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率，但是我們也不能忽略網(wǎng)絡(luò)存在的風(fēng)險和隱患。一是加強網(wǎng)絡(luò)安全不斷更新加密技術(shù)，通過加密原有信息可以轉(zhuǎn)化成亂碼，并以亂碼的形式保存下來，這樣有效地防止檔案信息被破譯而造成的損失。二是不斷加強防寫技術(shù)，利用該技術(shù)后，可以將檔案信息設(shè)置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界想對檔案信息進(jìn)行修改則無法實現(xiàn)。三是主機不能使用U盤、軟盤、移動硬盤等存儲工具，避免計算機病毒入侵、泄密等問題。四是加強機密檔案資料的安全管理，建立健全機密單杠安全管理制度，防止違規(guī)操作情況的出現(xiàn)。針對機密檔案采取單獨管理、重點管理的措施，設(shè)置專門管理人員，并定期對機密檔案進(jìn)行核查。五是增強檔案管理人員的保密意識，做好內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)查詢權(quán)限及檔案傳遞期間的管理，嚴(yán)格按審批登記制度執(zhí)行。

在信息化時代背景下，進(jìn)一步做好檔案理工作，檔案管理人才是關(guān)鍵，信息開發(fā)使用技術(shù)是手段。因此各單位檔案管理部門要結(jié)合實際，加強行業(yè)及相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，共同努力推進(jìn)信息化檔案的有效管理。

參考文獻(xiàn)：

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