林方

【摘 要】 HERP系統(tǒng)作為醫(yī)院的新型管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了資源的集成，對(duì)規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部管理的起到了一定作用，但仍存在一定的局限性：由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)沒(méi)有完全覆蓋業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，醫(yī)院的內(nèi)部控制制度沒(méi)有得到有效貫徹。本文結(jié)合HERP系統(tǒng)（物資、設(shè)備管理模塊）在實(shí)際應(yīng)用中的具體情況，指出了該模塊運(yùn)行中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，探討如何結(jié)合醫(yī)院物資設(shè)備管理的業(yè)務(wù)流程，在HERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行有效的內(nèi)控設(shè)計(jì)，將資源集成管理與內(nèi)部控制相融合，防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；HERP系統(tǒng)；物資管理；內(nèi)控設(shè)計(jì)

新醫(yī)改形勢(shì)下，政府對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的要求越來(lái)越高、越來(lái)越精細(xì)，人、財(cái)、物一體化的管理模式也成為醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理發(fā)展的必要趨勢(shì)。作為企業(yè)ERP系統(tǒng)衍生出來(lái)的HERP系統(tǒng)（醫(yī)院綜合運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)）集成了醫(yī)院會(huì)計(jì)核算、物資設(shè)備管理、預(yù)算管理、成本核算、人力資源等各個(gè)管理模塊，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院資源的共享與整合，已越來(lái)越多的被各個(gè)醫(yī)院運(yùn)用，其中物資設(shè)備管理模塊包含了物資設(shè)備（不含藥品）的采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)領(lǐng)用等各項(xiàng)功能，是該系統(tǒng)的重要組成部分。本文主要探討如何在HERP系統(tǒng)下做好物資設(shè)備管理模塊的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。

一、HERP系統(tǒng)物資設(shè)備管理存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

HERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化模塊設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)流程是基于較理想化和單純的環(huán)境，在實(shí)際使用過(guò)程中，如果不對(duì)其進(jìn)行全面、系統(tǒng)的考量和完善，會(huì)給內(nèi)部管理留下不可控的風(fēng)險(xiǎn)。

1.賬實(shí)不符

通常醫(yī)院在運(yùn)用HERP系統(tǒng)辦理物資入庫(kù)時(shí)，仍沿用以前記賬的方法，即貨物與發(fā)票同時(shí)入賬，若月底發(fā)票未到，則暫估入賬。但實(shí)際上醫(yī)院的物資采購(gòu)量非常大，更有部分供應(yīng)商存在延期開(kāi)發(fā)票的情況，同時(shí)也因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)控制度的不健全或不落實(shí)，工作人員為了避免操作中的麻煩，沒(méi)有按要求進(jìn)行預(yù)估入賬，到貨的貨物無(wú)賬監(jiān)督，庫(kù)存物資通常多于財(cái)務(wù)賬，賬實(shí)嚴(yán)重不符。而由于供應(yīng)商已發(fā)出貨物，并且有相應(yīng)的送貨單和送貨記錄，所以供應(yīng)商財(cái)務(wù)賬方面已確認(rèn)了“應(yīng)收賬款”，醫(yī)院在與供應(yīng)商對(duì)賬之時(shí)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)確認(rèn)的“應(yīng)付賬款”小于對(duì)方的“應(yīng)收賬款”，造成了醫(yī)院的庫(kù)存物資和流動(dòng)性負(fù)債不能如實(shí)反映的情況。

2.重復(fù)提請(qǐng)付款

醫(yī)院在采購(gòu)物資設(shè)備時(shí)，經(jīng)常會(huì)被要求預(yù)付款項(xiàng)，由于采購(gòu)部門對(duì)預(yù)付款項(xiàng)缺乏有效的管理，且醫(yī)院經(jīng)常分批采購(gòu)?fù)愋l(wèi)生材料或設(shè)備，已預(yù)付款項(xiàng)的物資設(shè)備和未付款的物資設(shè)備容易混淆，當(dāng)供應(yīng)商將已預(yù)付過(guò)款項(xiàng)的貨物和發(fā)票送到時(shí)，倉(cāng)庫(kù)會(huì)計(jì)很可能因?yàn)槭韬霭凑占榷鞒剔k理入庫(kù)和再次提請(qǐng)付款，造成醫(yī)院損失。

3.衛(wèi)生材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)以領(lǐng)代耗

HERP系統(tǒng)僅對(duì)部分高值耗材使用較多的科室建立二級(jí)庫(kù)，進(jìn)行耗材使用追蹤，其他普遍采取的還是以醫(yī)院日用品、設(shè)備倉(cāng)庫(kù)為一級(jí)庫(kù)，科室直接領(lǐng)用的傳統(tǒng)方式，這種方式?jīng)]有脫離原有的“以領(lǐng)代耗”模式，部分科室為了調(diào)節(jié)當(dāng)月的“耗占比”（即百元醫(yī)療收入中衛(wèi)生材料消耗量），規(guī)避醫(yī)院的績(jī)效考核，經(jīng)常有意識(shí)的調(diào)節(jié)衛(wèi)生材料的領(lǐng)用量，如在耗占比較低的月份多領(lǐng)用衛(wèi)生材料以平均耗占比較高月份的衛(wèi)生材料消耗量，這樣一方面造成醫(yī)院成本核算數(shù)據(jù)不精確、與收入不匹配；另一方面也造成了衛(wèi)生材料在臨床科室的積壓，這部分領(lǐng)用的衛(wèi)生材料由于缺乏對(duì)使用期限、保存質(zhì)量的監(jiān)管，更會(huì)給醫(yī)療行為帶來(lái)安全隱患。

4.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不健全

（1）醫(yī)院大部分的物資采購(gòu)?fù)ǔＱ赜靡郧澳甓裙?yīng)商，部分企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照已經(jīng)過(guò)期，但由于工作人員的疏忽，經(jīng)常繼續(xù)在這些企業(yè)正常采購(gòu)，給醫(yī)院帶來(lái)了不小的風(fēng)險(xiǎn)隱患。（2）設(shè)備維保期限缺乏統(tǒng)一管理，維保到期了沒(méi)有提示，存在設(shè)備“過(guò)?！钡娘L(fēng)險(xiǎn)。

5.關(guān)鍵控制點(diǎn)職責(zé)分工不分離，可能存在控制失效

在維護(hù)供應(yīng)商信息的業(yè)務(wù)中，職責(zé)不分離，同一人能同時(shí)維護(hù)供應(yīng)商的主記錄和賬戶信息，存在舞弊的機(jī)會(huì)，若工作人員人為修改了某一個(gè)供應(yīng)商的賬戶信息，款項(xiàng)就會(huì)輕易的被支付到其他賬戶。

二、對(duì)醫(yī)院HERP系統(tǒng)下物資設(shè)備管理內(nèi)控設(shè)計(jì)的幾點(diǎn)思考

1.庫(kù)存實(shí)時(shí)記錄，保證賬實(shí)相符

對(duì)于貨物到貨和收發(fā)票時(shí)間不一致的情況，采用對(duì)貨物和發(fā)票兩項(xiàng)內(nèi)容都校驗(yàn)確認(rèn)的辦法。當(dāng)貨物和發(fā)票同時(shí)確認(rèn)入庫(kù)，可記“借：庫(kù)存物資”的同時(shí)生成“貸：應(yīng)付賬款——貨到票到”。若貨到發(fā)票未到，則按照采購(gòu)訂單價(jià)格計(jì)入庫(kù)存金額，同時(shí)生成“貸：應(yīng)付賬款——暫估入庫(kù)”。當(dāng)收到發(fā)票時(shí)，可在應(yīng)付賬款的二級(jí)科目做調(diào)整，若存在價(jià)差時(shí)，按照差額更新庫(kù)存價(jià)值，生成或沖減“應(yīng)付賬款”。另外，在管理上也要加強(qiáng)監(jiān)督，采取定期或不定期盤點(diǎn)對(duì)賬的方式，保證所有采購(gòu)回來(lái)的物資及時(shí)入賬。

2.系統(tǒng)相互集成，自動(dòng)控制

HERP的集成程度越高，就越能快速的獲得充分的信息，科室之間互相監(jiān)督的能力就越強(qiáng)。在物資設(shè)備管理中，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)核算、預(yù)算管理和物資設(shè)備管理模塊的集成以及各模塊內(nèi)部集成，自動(dòng)監(jiān)控。

（1）收貨控制?！笆肇洝辈皇且粋€(gè)簡(jiǎn)單的動(dòng)作，它是采購(gòu)訂單發(fā)出的一個(gè)后續(xù)步驟。完成收貨時(shí)，庫(kù)存物資增加，應(yīng)付賬款也會(huì)增加。只要在系統(tǒng)進(jìn)行“收貨”操作，就會(huì)在財(cái)務(wù)賬套自動(dòng)記賬，發(fā)起相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄，同時(shí)庫(kù)存物資板塊也會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)，相應(yīng)貨物的庫(kù)存數(shù)量和金額就會(huì)增加。若假設(shè)這是一起貨到票未到的“收貨”操作，在收貨完成、我們收到供應(yīng)商的發(fā)票并錄入系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)把“發(fā)票錄入”這一操作作為“收貨”的后續(xù)動(dòng)作來(lái)進(jìn)行校驗(yàn)，在發(fā)票自動(dòng)校驗(yàn)后，財(cái)務(wù)賬套也會(huì)發(fā)起相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄。（2）預(yù)算控制。在物資設(shè)備管理模塊建立預(yù)算資金對(duì)比審核功能，在采購(gòu)員創(chuàng)建采購(gòu)訂單的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)對(duì)該筆訂單進(jìn)行預(yù)算對(duì)比審核，在預(yù)算額度充足的情況下，采購(gòu)員可以申請(qǐng)相應(yīng)的預(yù)算資金。另外，在“收貨入庫(kù)”形成“應(yīng)付賬款”時(shí)，系統(tǒng)會(huì)再次對(duì)這筆采購(gòu)支出進(jìn)行預(yù)算審核，確認(rèn)這次采購(gòu)是否有足夠的預(yù)算額度。（3）預(yù)付賬款控制。物資設(shè)備預(yù)付款項(xiàng)同樣作為采購(gòu)訂單的后續(xù)操作，在物資設(shè)備管理模塊提請(qǐng)預(yù)付款時(shí)，需按系統(tǒng)要求把預(yù)付款的信息以及訂貨的類別（型號(hào)）、數(shù)量以及預(yù)計(jì)的到貨時(shí)間錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)控，①在收貨時(shí)間自動(dòng)提醒，②在辦理物資設(shè)備收貨時(shí)若出現(xiàn)和預(yù)付款登記的訂貨信息一致的貨物時(shí)，自動(dòng)關(guān)聯(lián)預(yù)付賬款，經(jīng)確認(rèn)后，總賬自動(dòng)記賬，進(jìn)行預(yù)付賬款的沖銷處理，不支持再次提請(qǐng)付款。（4）應(yīng)付賬款控制。在“收貨——生成應(yīng)付賬款——提請(qǐng)付款”流程中，每一筆生成的應(yīng)付賬款必須和對(duì)應(yīng)的入庫(kù)記錄進(jìn)行匹配，每筆入庫(kù)記錄只能匹配一次，系統(tǒng)鎖定不能重復(fù)匹配。

3.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制

（1）對(duì)于部分供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照或其他供貨資格到期的情況，系統(tǒng)提前一個(gè)月提示風(fēng)險(xiǎn)，工作人員需根據(jù)提示內(nèi)容對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行相應(yīng)維護(hù)，若到過(guò)期當(dāng)天供應(yīng)商的信息仍未更新，則系統(tǒng)自動(dòng)鎖定與該供應(yīng)商相關(guān)的業(yè)務(wù)，不能再發(fā)起轉(zhuǎn)賬申請(qǐng)。（2）對(duì)設(shè)備維保期限進(jìn)行監(jiān)控，每月根據(jù)各科室設(shè)備維保情況生成維保計(jì)劃，防止過(guò)期未保的風(fēng)險(xiǎn)。

4.全面設(shè)立衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)，材料消耗控制

在所有臨床科室建立衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)（可以為虛擬庫(kù)），對(duì)可收費(fèi)材料建立醫(yī)囑核銷模式，即收費(fèi)項(xiàng)目與耗材規(guī)格、數(shù)量一一對(duì)應(yīng)，原科室從一級(jí)庫(kù)領(lǐng)用的物資在該模式下呈現(xiàn)為“一級(jí)庫(kù)調(diào)撥至二級(jí)庫(kù)”，當(dāng)醫(yī)生開(kāi)出醫(yī)囑并執(zhí)行時(shí)，科室二級(jí)庫(kù)的衛(wèi)生材料自動(dòng)核銷減庫(kù)存。通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)接控制，達(dá)到“領(lǐng)用材料=使用材料=收費(fèi)材料”的結(jié)果。

對(duì)于不可收費(fèi)材料，采用科室定期自主盤點(diǎn)和職能部門監(jiān)督相結(jié)合的方式，對(duì)二級(jí)庫(kù)消耗數(shù)量進(jìn)行掌控。

5.職責(zé)分工與權(quán)限控制相結(jié)合，保證各個(gè)崗位權(quán)限的安全性和獨(dú)立性

（1）對(duì)崗位權(quán)限的控制。以采購(gòu)至付款業(yè)務(wù)為例，第一個(gè)控制點(diǎn)是采購(gòu)貨物與辦理入庫(kù)相分離，采購(gòu)員在與供應(yīng)商核對(duì)好貨物信息并取得貨物后，倉(cāng)庫(kù)保管員需同采購(gòu)一起參與對(duì)貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)，驗(yàn)收合格的同時(shí)辦理入庫(kù)。第二個(gè)控制點(diǎn)是會(huì)計(jì)必須對(duì)入庫(kù)數(shù)量、金額以及填制的轉(zhuǎn)賬單及其附件進(jìn)行審核，審核完成后方能進(jìn)入審批流程。在這個(gè)兩個(gè)控制點(diǎn)中，采購(gòu)的權(quán)限是：辦理采購(gòu)——申請(qǐng)入庫(kù)，倉(cāng)管員的權(quán)限是：辦理入庫(kù)、出庫(kù)，會(huì)計(jì)的權(quán)限是：審核入庫(kù)、出庫(kù)單及轉(zhuǎn)賬單，所有人的崗位職責(zé)必須明確，且與系統(tǒng)操作權(quán)限高度匹配，因崗設(shè)權(quán)，避免因操作權(quán)限管理不善而導(dǎo)致系統(tǒng)混亂的現(xiàn)象發(fā)生。（2）對(duì)關(guān)鍵字段的授權(quán)控制。對(duì)于供應(yīng)商信息維護(hù)，把供應(yīng)商的“開(kāi)戶銀行、賬戶、戶名”設(shè)置為關(guān)鍵字段，有針對(duì)性的賦予部門負(fù)責(zé)人或其他管理人員控制，使供應(yīng)商的記錄維護(hù)權(quán)限與關(guān)鍵字段維護(hù)權(quán)限相分離，以防止舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。（3）建立安全訪問(wèn)制度。被授權(quán)的工作人員應(yīng)保管好個(gè)人的操作賬戶及密碼，在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作，不能使用他人的賬戶和密碼進(jìn)入操作系統(tǒng)，如遇密碼泄露或換崗的情況，應(yīng)及時(shí)更改密碼。如工作人員離開(kāi)工作場(chǎng)所，須退出已運(yùn)行的程序，以避免他人亂入系統(tǒng)進(jìn)行不當(dāng)操作。

三、結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院在應(yīng)用HERP系統(tǒng)這一現(xiàn)代化管理工具時(shí)，應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的流程特點(diǎn)，設(shè)計(jì)各個(gè)環(huán)節(jié)的控制程序，以HERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，制定科學(xué)的內(nèi)部控制體系，不斷優(yōu)化，將風(fēng)險(xiǎn)防控貫徹在日常業(yè)務(wù)運(yùn)行過(guò)程中，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的全面防控。

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