李 歡， 趙睿英， 張曉丹， 蘭 山

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081)

0 引 言

近年來，隨著高校軟件采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量的日益增大，軟件采購(gòu)中存在的問題逐漸凸顯。軟件采購(gòu)相比于儀器設(shè)備類采購(gòu)，具有其特殊性與復(fù)雜性。在高校軟件采購(gòu)實(shí)際執(zhí)行過程中，采用與儀器設(shè)備類采購(gòu)相同的管理方式，在采購(gòu)各個(gè)環(huán)節(jié)中均容易出現(xiàn)不適用問題。針對(duì)軟件采購(gòu)需求調(diào)研不充分、采購(gòu)方式選擇不合理、采購(gòu)評(píng)審辦法制定缺乏依據(jù)等問題，將工作分解結(jié)構(gòu)(Work breakdown structure,WBS)分析方法引入軟件采購(gòu)管理中，結(jié)合分析結(jié)果規(guī)范軟件采購(gòu)調(diào)研，依據(jù)軟件特性進(jìn)行產(chǎn)品形式與品目分類，制定符合不同類別軟件特性的采購(gòu)方式與評(píng)審辦法。WBS分析在軟件采購(gòu)中的應(yīng)用，對(duì)于提高軟件采購(gòu)管理水平、提升軟件采購(gòu)質(zhì)量具有一定的實(shí)際意義。

1 高校軟件采購(gòu)問題分析

(1) 軟件采購(gòu)前存在問題。區(qū)別于儀器設(shè)備采購(gòu)，通常情況下，軟件采購(gòu)需求并不能簡(jiǎn)單采用定量的指標(biāo)描述，需要做好充分的調(diào)研[1]。此外，高校采購(gòu)需求部門與采購(gòu)業(yè)務(wù)部門銜接不緊密，采購(gòu)需求部門調(diào)研情況通過文件提交等形式交付采購(gòu)業(yè)務(wù)部門執(zhí)行采購(gòu)，在立項(xiàng)時(shí)間倉(cāng)促，經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行時(shí)間緊張的情況下，采購(gòu)需求部門針對(duì)需求產(chǎn)品通常只做少量的供應(yīng)商調(diào)研與需求分析，就倉(cāng)促交付采購(gòu)執(zhí)行部門執(zhí)行采購(gòu)，為采購(gòu)質(zhì)量埋下隱患。

(2) 軟件采購(gòu)執(zhí)行期間問題。軟件采購(gòu)方式選擇不能適應(yīng)軟件采購(gòu)的特殊性與復(fù)雜性，軟件依據(jù)研發(fā)屬性分類，可分為軟件開發(fā)類、軟件升級(jí)改造、成熟商品化軟件三大類，不同類型軟件采購(gòu)具有不同特性。在實(shí)際采購(gòu)執(zhí)行中，未能按照軟件類型選擇對(duì)應(yīng)采購(gòu)方式，大量項(xiàng)目執(zhí)行中采用了招標(biāo)方式。對(duì)于特定應(yīng)用領(lǐng)域的軟件升級(jí)改造、成熟的專用商品化軟件等采購(gòu)項(xiàng)目，并不能保證至少3家滿足用戶需求的公司參與投標(biāo)，無法形成有效競(jìng)爭(zhēng)[2]。

軟件采購(gòu)的評(píng)審方法設(shè)置不合理，軟件項(xiàng)目采購(gòu)評(píng)審方法和標(biāo)準(zhǔn)難以量化，軟件采購(gòu)不同于普通儀器設(shè)備采購(gòu)，特別是定制開發(fā)類軟件產(chǎn)品，通過具體定量的指標(biāo)參數(shù)不易清晰描述對(duì)軟件產(chǎn)品的技術(shù)需求，這直接影響到采購(gòu)文件編制。在采購(gòu)執(zhí)行中，由于采購(gòu)需求的不清晰描述，只能以軟件模塊的有無作為評(píng)分依據(jù)，這既造成了供應(yīng)商對(duì)于模糊的需求無法做出對(duì)應(yīng)的響應(yīng)，同時(shí)也增加了采購(gòu)評(píng)審難度[3-5]。

此外，軟件采購(gòu)品目分類混亂問題嚴(yán)重，軟件即可歸屬于貨物類采購(gòu)，同時(shí)也屬于服務(wù)類采購(gòu)范疇，對(duì)于貨物類或服務(wù)類采購(gòu)，采購(gòu)評(píng)審中對(duì)于價(jià)格分比重設(shè)置不同。不同類型的軟件采購(gòu)項(xiàng)目在執(zhí)行中存在分類混亂現(xiàn)象，且缺乏規(guī)范科學(xué)的品目分類方法，造成評(píng)審方案制定時(shí)隨意設(shè)置價(jià)格分比重問題。

2 軟件采購(gòu)項(xiàng)目的WBS分析

WBS是一種以項(xiàng)目需求為導(dǎo)向，將項(xiàng)目進(jìn)度、工作量和資源等因素充分結(jié)合的一種項(xiàng)目系統(tǒng)分析方法。WBS分析結(jié)合項(xiàng)目總體開發(fā)周期與項(xiàng)目交付最終成果，以項(xiàng)目系統(tǒng)結(jié)構(gòu)為導(dǎo)向分解細(xì)化系統(tǒng)，評(píng)估項(xiàng)目總工作量、工作進(jìn)度、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理等，特別適用于軟件類項(xiàng)目的科學(xué)預(yù)估分析，為軟件采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)需求量化、評(píng)審辦法制定、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范提供參考指引[6-10]。

(1) 項(xiàng)目需求分解。基于WBS可對(duì)整體軟件項(xiàng)目按全生命周期進(jìn)行分解，分解后的軟件模塊可細(xì)化出具體技術(shù)需求。

(2) 項(xiàng)目工作量估算。項(xiàng)目模塊分解后，參考類似項(xiàng)目的數(shù)據(jù)，采用類比法估計(jì)WBS中各個(gè)模塊的工作量，匯總得到項(xiàng)目的總工作量。項(xiàng)目工作量估算包含開發(fā)與支撐環(huán)境、開發(fā)人員規(guī)模概算、安裝培訓(xùn)等服務(wù)等全生命周期各階段估算。

(3) 項(xiàng)目進(jìn)度估算。結(jié)合WBS需求分解、工作量估算，對(duì)開發(fā)與支撐環(huán)境、開發(fā)人員規(guī)模概算、安裝培訓(xùn)等服務(wù)等全生命周期各階段時(shí)間匯總，對(duì)于并行進(jìn)行的環(huán)節(jié)取最長(zhǎng)時(shí)間計(jì)算，對(duì)于串行階段進(jìn)行求和估算。

(4) 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)。軟件項(xiàng)目執(zhí)行過程中，存在產(chǎn)品規(guī)模風(fēng)險(xiǎn)、開發(fā)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)不穩(wěn)定風(fēng)險(xiǎn)、后期維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)。WBS分析系統(tǒng)中，對(duì)軟件項(xiàng)目各階段風(fēng)險(xiǎn)制定風(fēng)險(xiǎn)參數(shù)概率估算，采用科學(xué)概率計(jì)算得出軟件項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果。

3 軟件采購(gòu)管理的思考

高校軟件采購(gòu)管理中在采購(gòu)前調(diào)研、采購(gòu)執(zhí)行階段均存在問題亟需解決，在軟件采購(gòu)管理中引入WBS項(xiàng)目管理分析方法(見圖1)，可以為軟件采購(gòu)提供一種科學(xué)的分析視角和解決思路。對(duì)應(yīng)軟件采購(gòu)管理中存在的問題，采用WBS對(duì)于軟件項(xiàng)目的分析，得出的項(xiàng)目需求分解、工作量估算、進(jìn)度估算及風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)4個(gè)要素，制定WBS分析解決策略解決對(duì)應(yīng)問題。

圖1 基于WBS分析的軟件采購(gòu)管理

3.1 規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)材料，實(shí)現(xiàn)部門間緊密銜接

結(jié)合WBS對(duì)于軟件項(xiàng)目的評(píng)估分析，規(guī)范統(tǒng)一采購(gòu)申請(qǐng)材料模板，按照項(xiàng)目需求分解、工作量估算、進(jìn)度估算及風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)4個(gè)要素，對(duì)采購(gòu)需求部門提出參照WBS分析結(jié)果編制的采購(gòu)申請(qǐng)材料。①可從材料提交環(huán)節(jié)監(jiān)管和督促采購(gòu)需求部門，有利于軟件采購(gòu)項(xiàng)目的快速充分調(diào)研；②規(guī)范統(tǒng)一化的采購(gòu)申請(qǐng)材料模板的制定，緊密銜接了采購(gòu)管理部門與采購(gòu)需求部門，采購(gòu)需求部門全面呈現(xiàn)了對(duì)軟件采購(gòu)的需求，采購(gòu)管理部門也傳達(dá)了采購(gòu)相關(guān)規(guī)章制度需求。特別是，《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(財(cái)政部第87號(hào)令)第十一條規(guī)定，采購(gòu)需求應(yīng)當(dāng)完整明確，并包含共7項(xiàng)內(nèi)容。參照WBS軟件項(xiàng)目分析結(jié)果，采購(gòu)執(zhí)行部門針對(duì)采購(gòu)需求部門規(guī)定采購(gòu)申請(qǐng)材料的規(guī)范化模板，響應(yīng)了財(cái)政部第87號(hào)令的最新規(guī)定，可全面覆蓋對(duì)采購(gòu)需求材料的最新要求。

3.2 依據(jù)軟件采購(gòu)項(xiàng)目特性，合理選擇采購(gòu)方式

3.2.1軟件采購(gòu)項(xiàng)目WBS分析與分類

高校軟件采購(gòu)項(xiàng)目種類眾多，例如：財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、Office辦公軟件、Matlab等科研專用軟件。對(duì)于不同類別的軟件，其產(chǎn)品形式差異很大，采購(gòu)方式的選擇與軟件產(chǎn)品形式息息相關(guān)。高校軟件按照產(chǎn)品形式分類可分為：軟件定制開發(fā)類、軟件升級(jí)改造類、成熟商品化軟件[11-13]。對(duì)應(yīng)不同類型軟件項(xiàng)目WBS分析示意圖見圖2。

圖2 軟件項(xiàng)目WBS分析結(jié)果對(duì)比

軟件定制開發(fā)類項(xiàng)目指依據(jù)各高校的采購(gòu)需求完全新開發(fā)的軟件，該類軟件通過定制研發(fā)滿足高校個(gè)性化需求，以合同章管理系統(tǒng)為例。軟件開發(fā)類項(xiàng)目的WBS分析特征為：總體項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度評(píng)估值大，采購(gòu)前開發(fā)工作量大，采購(gòu)后開發(fā)工作量大，項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估較低，采購(gòu)后執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估較高。

軟件升級(jí)改造項(xiàng)目即二次開發(fā)軟件項(xiàng)目，是在原有已開發(fā)的軟件產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，高校根據(jù)自身的管理、教學(xué)或科研等特點(diǎn)增加特定的功能模塊，而形成的軟件產(chǎn)品，以一卡通系統(tǒng)升級(jí)為例。對(duì)應(yīng)WBS分析特征為：總體項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度評(píng)估值大，采購(gòu)前開發(fā)工作量較小，采購(gòu)后開發(fā)工作量大，項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估較低，采購(gòu)后執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估較高。

成熟商品化軟件：市場(chǎng)上已商品化的軟件產(chǎn)品，可直接從生產(chǎn)商和供貨商處采購(gòu)?？杉?xì)分為成熟通用軟件(如殺毒軟件、影音播放軟件等)、成熟專用軟件(PS、Matlab，LabVIEW等)。

成熟通用軟件對(duì)應(yīng)WBS分析特征為：總體項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度評(píng)估值小，采購(gòu)后開發(fā)工作量與采購(gòu)前相比可忽略不計(jì)，項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估低，采購(gòu)后執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估低。

成熟專用軟件對(duì)應(yīng)WBS分析特征為：總體項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度評(píng)估值小，采購(gòu)后開發(fā)工作量與采購(gòu)前相比可忽略不計(jì)，項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估高，采購(gòu)后執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估低。

3.2.2采購(gòu)方式選擇

對(duì)于不同軟件項(xiàng)目應(yīng)針對(duì)特性選擇采購(gòu)方式，特別是公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)方式并不通用于各類軟件采購(gòu)。軟件定制開發(fā)類、軟件升級(jí)改造、成熟商品化通用軟件、成熟商品化專用軟件4類軟件項(xiàng)目具有顯著的WBS分析特性，采購(gòu)方式選擇如表1所示，對(duì)于部分軟件升級(jí)改造、成熟商品化專用軟件，可能存在潛在供應(yīng)商唯一或不足3家的情況，采用邀請(qǐng)招標(biāo)、公開招標(biāo)方式采購(gòu)并不合理，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、單一來源談判等采購(gòu)方式。

表1 采購(gòu)方式選擇

3.2.3數(shù)據(jù)分析與驗(yàn)證

選取本校2016年預(yù)算金額20萬元以上的軟件采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)作為分析對(duì)象，共42項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目，其中行政管理類采購(gòu)11項(xiàng)，科研教學(xué)類采購(gòu)31項(xiàng)。對(duì)42項(xiàng)軟件采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行WBS分析，得到軟件項(xiàng)目分類情況(見圖3)，成熟專業(yè)軟件共18項(xiàng)，軟件定制開發(fā)類共15項(xiàng)，軟件升級(jí)改造共5項(xiàng)，成熟通用軟件4項(xiàng)。對(duì)應(yīng)42項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目，查閱采購(gòu)記錄文件，采購(gòu)方式統(tǒng)計(jì)(見圖4)，其中，軟件定制開發(fā)類與成熟通用軟件均采用招標(biāo)方式采購(gòu)，有1/3數(shù)量的成熟專業(yè)軟件采用單一來源談判方式采購(gòu)。5項(xiàng)軟件升級(jí)改造項(xiàng)目全部采用非招標(biāo)采購(gòu)方式。上述數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)驗(yàn)證了基于WBS分析的軟件項(xiàng)目分類與采購(gòu)方式選擇辦法的合理性。

圖3 2016年軟件采購(gòu)項(xiàng)目分類

3.3 基于WBS分析明確軟件項(xiàng)目的貨物或服務(wù)品目分類

在《政府采購(gòu)品目分類目錄》中，部分軟件歸類于貨物類采購(gòu)，部分屬于服務(wù)類采購(gòu)?！墩少?gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》中規(guī)定“貨物項(xiàng)目的價(jià)格分值占總分值的比重不得低于30%；服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)格分值占總分值的比重不得低于10%。”在高校軟件采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)際執(zhí)行中，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的軟件采購(gòu)項(xiàng)目品目分類標(biāo)準(zhǔn)，造成軟件采購(gòu)項(xiàng)目在價(jià)格分值比重確定的隨意性[14-16]。軟件項(xiàng)目?jī)r(jià)格分值比重的制定，應(yīng)依據(jù)軟件項(xiàng)目本身特性。軟件項(xiàng)目的WBS分析，能夠估算軟件項(xiàng)目的整體工作量及各分功能模塊的工作量。依據(jù)軟件開發(fā)工作量比例特性，開展軟件采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行貨物或服務(wù)品目分類方法研究。以合同簽訂為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，估算時(shí)間節(jié)點(diǎn)前后的軟件項(xiàng)目工作量。

以合同章管理系統(tǒng)、校園全景展示軟件、財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)、云平臺(tái)軟件升級(jí)、殺毒軟件采購(gòu)等5個(gè)典型的軟件采購(gòu)項(xiàng)目為分析對(duì)象，依據(jù)WBS工作量估算，得出合同簽訂前、合同簽訂后的工作量對(duì)比圖。

合同章管理系統(tǒng)、校園全景展示軟件均屬于軟件定制開發(fā)類項(xiàng)目，但合同章管理系統(tǒng)需要供應(yīng)商針對(duì)高校歸口管理部門、管理規(guī)章制度以及實(shí)際流程完成各模塊的架構(gòu)與實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目開發(fā)工作量集中在合同簽訂后；校園全景展示軟件針對(duì)具體高校定制開發(fā)時(shí)，在簽訂合同之前，軟件的前端接口、后臺(tái)數(shù)據(jù)分析等各關(guān)鍵模塊的大量開發(fā)工作已完成，在合同簽訂后，只需采集具體高校的原始圖像數(shù)據(jù)并導(dǎo)入軟件系統(tǒng)。同理，對(duì)于財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)、云平臺(tái)軟件升級(jí)，均屬于軟件升級(jí)改造類項(xiàng)目，但財(cái)務(wù)系統(tǒng)升級(jí)涉及到各類項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的具體管理規(guī)章制度調(diào)整，開發(fā)工作量集中于合同簽訂后針對(duì)具體高校的定制開發(fā)；而大多數(shù)云平臺(tái)軟件升級(jí)，開發(fā)工作量集中于合同簽訂之前，基于已有硬件系統(tǒng)重新配置云服務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)升級(jí)，可在短期內(nèi)完成。

依據(jù)WBS工作量分析對(duì)比結(jié)果，貨物與服務(wù)品目分類可以合同簽訂為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，合同簽訂后，軟件開發(fā)工作量顯著大于合同簽訂前軟件現(xiàn)有部分工作量，則該軟件項(xiàng)目歸類于服務(wù)類；反之，歸類于貨物類。特別是成熟商品化軟件，供貨后可在短時(shí)間內(nèi)完成安裝調(diào)試工作，幾乎在合同簽訂后不涉及軟件開發(fā)，因此，歸類于貨物類采購(gòu)(見圖5)?；赪BS工作量分析的貨物或服務(wù)品目分類辦法，可較為規(guī)范科學(xué)地制定價(jià)格分值比重，為評(píng)審辦法分值比例確定提供了標(biāo)準(zhǔn)化依據(jù)。

圖5 基于WBS工作量對(duì)比分析的軟件采購(gòu)品目分類

4 結(jié) 語

針對(duì)軟件采購(gòu)在各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問題，將WBS分析方法引入軟件采購(gòu)管理。針對(duì)高校采購(gòu)中幾類典型軟件項(xiàng)目，開展了WBS分析及特征提取，實(shí)現(xiàn)了較為合理的軟件項(xiàng)目產(chǎn)品形式分類以及品目分類，為軟件項(xiàng)目的采購(gòu)方式確定、評(píng)審辦法細(xì)化提供了標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施依據(jù)。在高校軟件采購(gòu)的實(shí)際執(zhí)行中仍存在難以定量分析與規(guī)范化管理的問題，本文提出了WBS分析在軟件采購(gòu)中的應(yīng)用研究與探索，為解決軟件采購(gòu)管理的難點(diǎn)問題提出了新思路，對(duì)于提高軟件采購(gòu)管理水平、提升軟件采購(gòu)質(zhì)量具有一定的實(shí)際意義。

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