郭曉

因教育水平逐步提升，學校也逐步重視信息化檔案管理建設。但在這一過程中，還存在著較多問題，對學校發(fā)展起到了一定阻礙作用?；诖耍疚恼撌隽诵畔⒒ㄔO下的學校檔案管理策略。

一、電子檔案管理建設的重要意義

（一）提升服務質量

在新的時代背景下，通過將信息化技術應用到檔案管理中，可確保教育工作的高效開展，并且在提升學校工作效率的同時，還可保障教育的服務質量。

（二）提升內部管理水平

通過信息化的檔案當里，可清晰且及時地對患者相關病情以及信息進行記錄，不僅利于人員查找，還便于醫(yī)生今后的工作。此外，借助信息化建設，可對相關人員的工作情況進行監(jiān)督，確保一切管理工作有秩序的開展，從而不斷地提升學校內部的管理水平，繼而推動學?？沙掷m(xù)發(fā)展的進程。

二、信息化建設下學校檔案管理現狀

（一）管理制度不明確

在實際中，由于學校未制定科學的管理制度，因此無法明確部門和人員的職責和分工。與此同時，在發(fā)展中，學校需對患者病例和資料進行補充，但從實際來看，學校并未制定統(tǒng)一的學生管理標準和說明。

（二）專業(yè)人才缺乏

在開展檔案管理工作時，學校普遍存在著專業(yè)人才缺乏、現有人才水平素質偏低的問題，甚至一些檔案管理人員并不具備檔案管理知識，因此無法保障檔案管理工作的系統(tǒng)和規(guī)范，從而影響到信息化的檔案管理建設。

三、促進學校檔案管理建設的有效對策

（一）加大力度學?；A設施

在新的時代背景背景下，學校應主動購買檔案管理工作所需的硬件設施和軟件設施。與此同時，應積極利用一些現代化的信息技術，這樣不僅可保存大量檔案信息和資料，還可節(jié)約紙質檔案所需占用空間。此外，學校應加大力度建設查詢系統(tǒng)和數據庫軟件以及多媒體。

（二）制定管理制度

在信息化建設的過程中，應轉變以往管理觀念，結合學校實際管理情況，制定針對性的管理制度，并在實踐中不斷完善。與此同時，應制定獎懲制度，從而激起員工的工作熱情，確保檔案管理工作開展的質量，只有這樣才能夠推動學校的信息化建設進程。

（三）加大人員的培訓力度

在新的時代背景下，為了更好地實現信息化檔案管理建設目標，應加大檔案管理人員的培訓力度，不斷地提升其專業(yè)素質以及專業(yè)能力。在培訓的過程中，首先，應讓其對檔案管理工作形成充分認識。其次，應讓其掌握信息化管理內容和意義以及細致的操作流程，了解硬件設施和軟件設施的運作原理。

（四）整合多個部門資源

目前，很多信息科和檔案室主要實行機制即分別管理檔案以及其它信息。信息科的主要工作內容即信息化管理和統(tǒng)計管理學校病歷；而檔案室主要工作內容即開展檔案管理的檢查監(jiān)督工作，統(tǒng)計管理門類檔案以及載體檔案。因檔案室工作展開同信息科的管理是獨立進行的，極易出現重復勞動情況，從而浪費學校財力資源和人力資源，影響到信息化管理水平。而為了防止重復建設問題出現，提升部門間的協調性，應加大力度整合多個部門、各種種類的檔案資源，實行統(tǒng)一的整理和管理。通過這樣的方式，可有效提升學校信息化檔案管理的水平和質量。

（五）將規(guī)范系統(tǒng)的檔案管理模式建立起來

學校運行以及管理過程實質上即信息處理和獲取以及利用的過程，可以說檔案管理即信息管理子系統(tǒng)，所以應將這一系統(tǒng)納入到信息化建設管理中，這樣除了能節(jié)約物力資源和財力資源以及人力資源，還可對綜合利用價值高的資源庫進行建立。所以，信息化管理建設規(guī)劃中應涵蓋標準化和現代化以及信息化檔案管理的內容。此外，為了確保信息化檔案管理的規(guī)范性，應加大力度研究檔案數據庫以及檔案信息，從而實現共享信息資源的創(chuàng)建。在一過程中，應明確好每一人員的職責和分工，落實好每一環(huán)節(jié)的檔案管理工作，同時應拓展管理檔案人員的知識結構以及知識面，確保檔案管理工作更為高效的開展。

（六）注重挖掘檔案價值

從某一角度來講，體現學校檔案價值的一大形式即學校檔案開發(fā)和利用，而要想充分實現學校檔案資源得以利用的目標，就應同臨床建立更密切的合作關系。作為檔案管理人員，應形成正確的工作理論，圍繞臨床工作開展檔案管理工作，與此同時，要同臨床工作實際所需來開發(fā)以及設計檔案的管理系統(tǒng)，主要在以下方面體現：第一，在對學校信息系統(tǒng)進行設計時，應開展調查，了解醫(yī)護人員所提要求，同時開發(fā)的檔案系統(tǒng)應適用于臨床工作特點。第二，應深化衛(wèi)生行政機構改革，做好頂層設計工作，從而更快建立起電子病例管理方面的系統(tǒng)，繼而建立統(tǒng)一和標準的衛(wèi)生信息系統(tǒng)。第三，在開發(fā)以及利用學校檔案的過程當中，學校應加大力度投入財力資源和物力資源以及人力資源，設立電子閱覽室，并配置相應硬件設施和軟件設施，確保信息化檔案管理建設工作高效開展。最后，管理人員應充分發(fā)揮監(jiān)督職能，及時找到檔案管理工作存在問題，并督促相應人員進行改進，確保高效的開發(fā)利用學校檔案。

四、結束語

時代不斷在進步，科技不斷在發(fā)展，學校對檔案管理工作也引起足夠重視。從某一角度來講，實現信息化的檔案管理不僅能夠體現檔案的價值，還能夠促進學校各項工作的秩序化的開展。所以在新的時代背景下開展工作時，學校應制定相應的檔案管理制度，建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理模式，才可確保檔案管理工作更為高效的進行，從而促進學校的長效發(fā)展。

（作者單位：浠水縣衛(wèi)生學校）