朱喬芙

隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，人事檔案管理必須主動適應(yīng)新常態(tài)的環(huán)境變化，加快檔案管理模式的改革與創(chuàng)新，彌補傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，充分發(fā)揮人事檔案資料的使用價值。本文從分析人事檔案管理存在的問題入手，對新常態(tài)下人事檔案管理的轉(zhuǎn)變策略進行探討。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）管理認識不足

長期以來，人事檔案管理未能得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，使得人事檔案管理改革與創(chuàng)新發(fā)展缺乏必要的人、財、物支持。在人事檔案管理中，檔案管理部門沒有制定長期有效的檔案管理規(guī)劃，在經(jīng)費不足的情況下，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，經(jīng)常出現(xiàn)檔案泄密、失檔、改檔等情況。此外，檔案管理部門只是按部就班做好本職工作，缺乏對檔案管理理論的深入研究。

（二）管理制度缺失

人事檔案管理缺乏完善的管理制度作為執(zhí)行依據(jù)，在實際工作中時常出現(xiàn)以下問題：檔案室通風(fēng)不良、空氣潮濕，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料霉?fàn)€、發(fā)黃；檔案材料未按照規(guī)定程序辦理轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出，存在檔案丟失、漏缺的隱患；檔案登記內(nèi)容不規(guī)范，多記錄優(yōu)點、表揚、培訓(xùn)、調(diào)研等優(yōu)異經(jīng)歷，少記錄缺點、批評、檢討、處分等不良經(jīng)歷，導(dǎo)致人事檔案難以如實反映人才全貌。

（三）管理手段落后

人事檔案管理仍然沿用單一的管理手段，在信息化建設(shè)方面嚴(yán)重滯后，不重視硬件設(shè)備更新和軟件系統(tǒng)開發(fā)，使得人事檔案信息無法快速傳遞和共享，導(dǎo)致檔案信息利用效率偏低。同時，檔案管理部門對信息化技術(shù)的應(yīng)用僅局限在檔案信息的記錄和歸檔層面，缺乏對信息化技術(shù)的深層次應(yīng)用，如人事檔案編研、整理、利用等方面尚未實現(xiàn)信息化管理。

二、新常態(tài)下人事檔案管理的轉(zhuǎn)變策略

（一）提高人事檔案管理重視程度

對于新常態(tài)下的人事檔案管理工作而言，其具有非常重要的作用，是人事檔案得以有效利用的前提和保障。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷提高對人事檔案管理的重視程度。首先，檔案管理部門的負責(zé)人，應(yīng)定期到現(xiàn)場進行檢查和指導(dǎo)，并對人事檔案管理的實際工作情況進行調(diào)研，據(jù)此來解決相關(guān)問題。其次，可將新常態(tài)作為契機，積極開展思想政治教育和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)等活動，逐步提高認識，借此來使檔案管理人員盡職盡責(zé)地工作，保證重要人事檔案不泄密、不失密、不改檔。同時，應(yīng)在培訓(xùn)中，加入檔案法律法規(guī)的內(nèi)容，讓檔案管理人員了解并掌握檔案管理的有關(guān)法律，為檔案管理提供依據(jù)。

（二）完善人事檔案管理制度

在新常態(tài)下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對人事檔案管理的相關(guān)制度進行完善，以此來提高檔案的管理水平，具體可從以下幾個方面著手：其一，健全保管制度。為最大限度地減少紙質(zhì)檔案的破損率，應(yīng)制定檔案定期維護保養(yǎng)制度，并認真貫徹執(zhí)行，通過噴藥、殺蟲等措施來預(yù)防檔案被蟲蛀；制定采光通風(fēng)制度，防止檔案受潮、發(fā)霉；制定定期填報制度，防止重要檔案材料遺漏。通過對檔案保管制度的健全，可以使認識檔案保持完好無損。其二，完善登記制度。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)新常態(tài)下的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案材料進行收集，并按照取有據(jù)、用有效、合理的原則，對人事檔案進行登記，對于重要材料，則應(yīng)如實填寫，不夸大其詞，對手續(xù)不全或是與歸檔要求不符的材料，不硬性進檔。

（三）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理手段

在新常態(tài)下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在推進人事檔案管理發(fā)展中的重要作用予以充分認識，據(jù)此對人事檔案的管理手段進行轉(zhuǎn)變，逐步加大檔案管理信息化的建設(shè)力度，拓展人事檔案管理系統(tǒng)的功能（如圖1所示）。檔案管理部門可對現(xiàn)有的管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備進行合理利用，如計算機、掃描儀等等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，使檔案內(nèi)容數(shù)字化，以便進行信息化管理，在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)對相關(guān)的數(shù)據(jù)庫加以完善，借助數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開展人事檔案管理工作，提高管理效率和水平。同時，為保證電子檔案的信息安全性，應(yīng)在信息傳遞、管理及利用等環(huán)節(jié)中，引入有效的安全防范措施。此外，檔案管理部門還應(yīng)加強對相關(guān)系統(tǒng)的運行維護，及時進行漏洞修復(fù)，為人事檔案的安全提供保障。

三、結(jié)語

總而言之，人事檔案是管理人才、挖掘人才、使用人才的重要依據(jù)。為此，檔案管理部門必須加強人事檔案管理，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度，進一步完善檔案管理規(guī)章制度，引入信息化技術(shù)加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，從而不斷提高人事檔案管理水平。（作者單位為四平市人事考試中心）