付志巖

一、餐飲企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制相關(guān)要求

（一）確保采購過程中會計信息的真實有效性。開展采購業(yè)務(wù)時，要清晰的了解每一個采購物品的蹤跡，在會計核算中都應(yīng)該能有所反映和體現(xiàn)，同時也要保證核算中每個信息都是正確真實存在的，從而能夠確切的記錄及展示采購工作的過程，確保相關(guān)金額、支出等信息的有效性。餐飲企業(yè)能否順利開展內(nèi)部控制的基礎(chǔ)就是采購業(yè)務(wù)資料是否存在漏洞或者虛假。

（二） 要求采購內(nèi)容與生產(chǎn)銷售計劃相匹配。在開展采購活動時，要使每一個步驟，如訂貨計劃的制定、需求的提出及審批、所需物品的報價、采購數(shù)量等，都要根據(jù)生產(chǎn)及銷售的計劃需求來開展，這樣才能保證所采購回來的原材料的價格、品質(zhì)、數(shù)量等因素不會對企業(yè)后期的生產(chǎn)和銷售活動造成較大的影響，同時也能在一定程度上避免了某些采購人員為了一己私利而進行不合理的采購現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）明確餐飲企業(yè)采購中擁有的折扣權(quán)利。物品的采購中往往會存在商家為了促銷或者是為了保證自身不壞賬而給企業(yè)在價格上的優(yōu)惠讓步等現(xiàn)象，如此一來企業(yè)就會在經(jīng)濟上獲得利潤，另一方面，當(dāng)企業(yè)發(fā)現(xiàn)所采購的物品中質(zhì)量與價格不相對等時，可以向商家要求退貨或者是經(jīng)濟補償。

二、餐飲企業(yè)采購環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)容

只有完成了物資的采購，餐飲企業(yè)才能開展后期的產(chǎn)品生產(chǎn)以及銷售。采購環(huán)節(jié)通常由計劃制定、組織訂購、簽署訂購合同、貨品驗收入庫、資金結(jié)算以及資金支付入賬等幾個部分構(gòu)成。

采購計劃的制定。一般情況下原材料的購買申請與貨品的存貨情況相匹配。倉庫的負(fù)責(zé)人要根據(jù)申請程序填寫請購單，將其交予采購員工。其內(nèi)容大概包括貨品名稱、規(guī)格、存貨數(shù)量、需采購數(shù)量。對于正常營業(yè)重需要的材料，通常都具有一般授權(quán)，當(dāng)倉庫的存貨量到了需要訂購的數(shù)量時能夠直接做出采購申請的決定。

訂購環(huán)節(jié)的開展。采購人員在采購時要貨比三家，挑選比較合理的供應(yīng)商進行合作，如果已經(jīng)有了長期和合作的伙伴，則可以將訂購單直接發(fā)出。采購工作者要與商家開展談判或競價等工作，從而使企業(yè)物資的質(zhì)量、價格以及效率等方面都存在優(yōu)勢。

訂購合同的簽署。當(dāng)餐飲企業(yè)已經(jīng)確定了供應(yīng)商之后，需要與其簽署采購合同，以此確保雙方都有法律方面的保障，防止日后變化所帶來的風(fēng)險。

驗收入庫。這一過程中驗收人員要根據(jù)訂購單對商品進行驗收，確保質(zhì)量、數(shù)量等無誤。驗收后，驗收員需要將訂購單進行一式多聯(lián)，將驗收單作為驗收證據(jù)，其中的一聯(lián)交予會計處入賬，然后把貨物送往倉庫，將物資進行入庫。

貨款結(jié)賬。當(dāng)貨品驗收入庫完畢后，會計人員對驗收單與供貨單進行核對，沒有出入后，根據(jù)記賬記錄信息和登記內(nèi)容，再根據(jù)所簽訂的合同進行恰當(dāng)?shù)呢浛罱Y(jié)賬。

三、餐飲企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控控制規(guī)章

（一）崗位分離規(guī)章。開展采購活動中，餐飲企業(yè)要制定采購業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，以保證崗位與崗位之間相互獨立、約束以及監(jiān)督，禁止一人全權(quán)負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)。

（二）授權(quán)審批制度。企業(yè)內(nèi)各部門的工作在符合授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)的范疇內(nèi)明確各自工作內(nèi)容，例如采購部門進行相關(guān)采購工作時要以明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)來進行，對采購工作的審批流程也要公開透明化，采購的過程也要有明確控制措施來監(jiān)督執(zhí)行。

（三）訂單明細(xì)規(guī)章。訂單要明確出訂購數(shù)量、訂購對象和訂購的具體時間地點等，要根據(jù)這些內(nèi)容來評定訂單的合理與否，采購時考慮的商家信息要加以記錄以進行后期對比，對于訂單的各項目以量化明示，以專人和特定部門來對訂單進行專項管理。

（四）驗收控制規(guī)章。收獲程序作為酒店餐飲重要的程序之一，為了保證其制度的落實，必須將其獨立，獨立于采購及財務(wù)部門等人員擔(dān)任。重新設(shè)立貨物單，建立一式多聯(lián)、預(yù)先編號收獲報告單等控制手段，能有效的提高存貨管理工作。

（五）付款控制規(guī)章。一般來說，付款控制制度必須有三個重要步驟。一是保證付款及記錄的正確，檢查戳記是否規(guī)范；二是保證及時清償負(fù)債；三是保證退換貨資金的走向，多余貨物的退貨使資金的回流一定要做好登記管理，良好的控制制度下，這三個步驟是必不可少的。同時，也應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)具體情況實行更為精細(xì)的管理制度，才更為有效提高酒店軟實力。（作者單位為海南京誠汽車銷售服務(wù)有限公司）