羅俊梅

摘要：隨著信息化技術(shù)的進(jìn)一步深入，目前信息化管理已經(jīng)運(yùn)用到各行各業(yè)的數(shù)據(jù)化管理中去。本文根據(jù)房地產(chǎn)檔案管理的真實(shí)性，便捷性，系統(tǒng)性，共有性，安全性的特點(diǎn)，進(jìn)一步剖析將數(shù)字化管理運(yùn)用到檔案管理中的的具體價(jià)值和作用。同時(shí)也給出了具體的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)； 房地產(chǎn)檔案管理； 應(yīng)用；價(jià)值

[HJ0.75mm]1 房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 真實(shí)性

房地產(chǎn)檔案是其在各種房地產(chǎn)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的真實(shí)的歷史記錄，是房地產(chǎn)特有的專業(yè)活動(dòng)產(chǎn)生的，需要保證其數(shù)據(jù)的真實(shí)，否則會(huì)導(dǎo)致后期各項(xiàng)問題的產(chǎn)生。

1.2 便捷性

房地產(chǎn)信息檔案雜而亂，為了保證工作人員能夠及時(shí)查詢到對(duì)應(yīng)房產(chǎn)信息，同時(shí)便于客戶能夠清晰了解房產(chǎn)信息，于此便要求信息管理必須要具有便捷性。

1.3 系統(tǒng)性

[JP2]由房地產(chǎn)檔案的生成規(guī)律決定了房地產(chǎn)檔案具有系統(tǒng)性，同時(shí)房地產(chǎn)的開發(fā)也是模塊化進(jìn)行的，同時(shí)房地產(chǎn)信息檔案的形成也是以房地產(chǎn)項(xiàng)目活動(dòng)為標(biāo)準(zhǔn)而形成的。因而要求具有參考價(jià)值的檔案的形成，需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行收集整理，如此才能保證各個(gè)房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)過程的情況能夠系統(tǒng)性反應(yīng)出來。[JP]

1.4 共有性

房地產(chǎn)檔案的共同性是指當(dāng)房地產(chǎn)出售給買家后，為了便于使用者進(jìn)行質(zhì)量起訴的權(quán)利，房地產(chǎn)的相關(guān)的數(shù)據(jù)檔案應(yīng)當(dāng)是使用者和房地產(chǎn)管理者之間的共同財(cái)產(chǎn)。

1.5 安全性

當(dāng)將數(shù)字化管理應(yīng)用于房地產(chǎn)的檔案管理中時(shí)應(yīng)當(dāng)保證其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，隱私保護(hù)。避免數(shù)據(jù)的遺漏，錯(cuò)誤。設(shè)置好各級(jí)用戶的使用權(quán)限，保證其檔案的安全性。

2 房地產(chǎn)檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值：

2.1 使信息查詢更簡(jiǎn)便

傳統(tǒng)的檢索方法是通過目錄標(biāo)記的文件的位置，找出所需的文件的存儲(chǔ)位置。再根據(jù)目錄按照“問題”或“主體”的特點(diǎn)，然后在對(duì)應(yīng)存儲(chǔ)空間中搜索和檢索，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。據(jù)房地產(chǎn)檔案檢索的以上特點(diǎn)，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)必須具有一定的規(guī)模才能用來滿足房地產(chǎn)檔案信息利用的需求，然而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，使用傳統(tǒng)檔案管理模式想要滿足以上特性非常困難的。當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化后，我們可以通過直接咨詢計(jì)算機(jī)的在線文件，并將原始檔案提供給客戶，通過數(shù)字化檔案對(duì)于那些沒有信息的用戶直接對(duì)接信息。

2.2 可以通過多種渠道來進(jìn)行檢索

數(shù)字文件管理可以提供比傳統(tǒng)檢索更多的查詢方法，如計(jì)算機(jī)模糊查詢，名稱查詢、主題查詢、文件編號(hào)查詢，查詢時(shí)間，年齡查詢、組合查詢、分類查詢，關(guān)鍵字查詢等。根據(jù)給定的分類指導(dǎo)。并且計(jì)算機(jī)會(huì)根據(jù)查詢者提供的要求自動(dòng)選擇最佳的查詢模式，這樣便能使查詢數(shù)據(jù)的方法更加方便耗時(shí)更短和智能化，并真正方便檔案查詢管理工作。

2.3 使得檔案的使用與保存不受時(shí)間與地域的限制

[JP2]在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，數(shù)字文件查詢最大的優(yōu)點(diǎn)是可以通過實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程通信的使用使它能突破時(shí)空的限制，同時(shí)也可以同時(shí)多人查詢且相互之間不受影響，解決了以往使用檔案的不便。[JP]

2.4 便于隱私的保存

在數(shù)字文件系統(tǒng)中，檢索和搜索文件數(shù)據(jù)的唯一方法就是在用戶端口輸入信息進(jìn)行查詢。并且數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以會(huì)根據(jù)服務(wù)對(duì)象的權(quán)限的不同類型，判斷用戶是否被允許進(jìn)入，通過此種系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)一步提高了檔案管理的安全性。

2.5 便于后期做大數(shù)據(jù)管理

為了報(bào)告各種檔案的細(xì)節(jié)，通常使用的手段是檔案統(tǒng)計(jì)，即是檔案數(shù)據(jù)分析手段和基礎(chǔ)，是檔案管理的一個(gè)重要組成部分。但是當(dāng)檔案的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)后，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)很方便，其中具體的包括統(tǒng)計(jì)特征的分析，進(jìn)而有助于檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)的對(duì)文件管理采取正確的行為。

3 數(shù)字化管理的應(yīng)用

3.1 確定完善的管理制度

在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，可以從管理者的培訓(xùn)，硬件和軟件的要求方面，等主要內(nèi)容的檔案管理制度，建立一個(gè)完善的管理體系。具體措施如下：第一，將存儲(chǔ)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行秘密級(jí)的分級(jí)：對(duì)敏感和機(jī)密信息進(jìn)行加密，它也可以離線存儲(chǔ)在一個(gè)安全的地方，從而防止房地產(chǎn)檔案信息遭遇改變，被竊取或破壞的危險(xiǎn)；第二，保證系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的安全，例如：包括房地產(chǎn)檔案訪問控制、系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境保護(hù)和管理，防止自然災(zāi)害、管理保護(hù)設(shè)施等。第三，對(duì)系統(tǒng)的安全運(yùn)行管理系統(tǒng)的管理：主要是包括業(yè)務(wù)管理、操作恢復(fù)管理內(nèi)容、操作安全管理、操作權(quán)限管理、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理，經(jīng)營(yíng)責(zé)任管理的應(yīng)用軟件等，通過相關(guān)技術(shù)防止數(shù)字檔案信息被偷竊和修改，最終提高數(shù)字檔案信息的安全。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，保證記錄信息的收集的真實(shí)性，同時(shí)控制檔案信息管理和使用過程中記錄信息的真實(shí)性。

3.2 將房地產(chǎn)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理

在傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案信息管理中，通常是使用手工收集、整理的紙質(zhì)材料，主要的害處在于容易造成材料損失，當(dāng)存放不當(dāng)時(shí)，容易造成信息的損害以至于檔案管理信息不到位。因此，為了實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和信息化管理的目的，同時(shí)保證更加完善檔案管理，避免或減少檔案丟失、損壞，利用數(shù)字技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理是一種非常好的方式。同時(shí)，也可以通過視頻、音頻等技術(shù)手段，豐富房地產(chǎn)檔案管理的數(shù)據(jù)，使其更具形象化。

3.3 將數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完全

為了更好的將數(shù)字化管理應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案的管理過程中，我們可以主要從以下兩點(diǎn)出發(fā)：一是要建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過掃描儀掃描文件直接將數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)，通過掃描的數(shù)據(jù)可以建立成一個(gè)房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，應(yīng)當(dāng)在房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化管理的過程中建立傳輸平臺(tái)，當(dāng)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)，應(yīng)當(dāng)頻繁有效地利用房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)其價(jià)值為中心。如此才能保證，用戶在使用信息時(shí)能夠有效的防止文件信息在傳輸過程中丟失，修改或被盜。

4 結(jié)語

綜上所述，將數(shù)字化管理運(yùn)用到房地產(chǎn)檔案管理中，建立房產(chǎn)影像化檔案庫(kù)，可以使得數(shù)據(jù)查詢和保存更為的方便，更便于向各級(jí)政府、社會(huì)公眾提供真實(shí)準(zhǔn)確的房產(chǎn)登記信息，同時(shí)也為今后全國(guó)統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)系統(tǒng)能順利開展打好基礎(chǔ)，更好地服務(wù)于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作。

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