馬琳

機(jī)要文件是指國(guó)家政府機(jī)關(guān)或者企業(yè)單位中的一些有著高保密級(jí)別的文件及會(huì)議紀(jì)要。而在現(xiàn)代國(guó)企中，在這個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的社會(huì)中機(jī)要文件對(duì)企業(yè)的發(fā)展也有著重要的作用，如何做好機(jī)要文件的管理，如何提升管理人員的保密意識(shí)與責(zé)任感，對(duì)做好機(jī)要文件保密保管工作具有重要意義。

機(jī)要文件是我國(guó)各政府機(jī)關(guān)單位或各企業(yè)開(kāi)展工作的重要基礎(chǔ)，能夠?qū)ζ髽I(yè)的正常運(yùn)行進(jìn)行有效管理，在國(guó)有企業(yè)中，機(jī)要文件存在于各個(gè)部門(mén)中，信息具有多、廣、深的特點(diǎn)，在現(xiàn)代化通訊設(shè)備高度發(fā)展的今天，如果發(fā)生失密的話(huà)，其嚴(yán)重性和后果都是無(wú)法估量。所以，加強(qiáng)機(jī)要文件的管理工作和在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下監(jiān)管機(jī)要文件網(wǎng)絡(luò)傳輸工作是企業(yè)現(xiàn)在急需解決的問(wèn)題。

一、當(dāng)前機(jī)要文件管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）機(jī)要文件管理不夠規(guī)范

當(dāng)前國(guó)企對(duì)機(jī)要文件管理方面缺乏嚴(yán)格有效的管理制度，這樣機(jī)要文件在流轉(zhuǎn)和傳閱過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的工作行為。文件管理制度的不健全，對(duì)工作人員的約束力不夠，導(dǎo)致文件管理的工作質(zhì)量也會(huì)打折扣。建立機(jī)要從業(yè)人員選拔制度，機(jī)要文件流轉(zhuǎn)，傳閱等相關(guān)制度是解決機(jī)要工作中各種不穩(wěn)定的因素的重要工作。

（二）從業(yè)人員保密意識(shí)薄弱

國(guó)企中有著很多的重要文件及會(huì)議紀(jì)要，而作為管理和接觸這些機(jī)要文件的工作者，既要具備高度的職業(yè)素養(yǎng)，也要擁有謹(jǐn)慎的工作態(tài)度和保密的工作意識(shí)。當(dāng)前就國(guó)有企業(yè)而言，很多的從業(yè)人員不僅缺乏對(duì)文件的保密意識(shí)，也在工作過(guò)程中缺少對(duì)信息的保護(hù)意識(shí)。特別是在發(fā)文與文件流轉(zhuǎn)時(shí)，不注重文件隱秘性。如何加強(qiáng)文件管理工作者的保密意識(shí)培養(yǎng)，讓其認(rèn)識(shí)到機(jī)要文件對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性以及泄密所帶來(lái)的嚴(yán)重后果，是企業(yè)管理工作中所面臨的重要問(wèn)題。

（三）網(wǎng)絡(luò)和電子信息管控問(wèn)題

現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公為事業(yè)單位或者企業(yè)的發(fā)展提高了效率同時(shí)也帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。E時(shí)代的國(guó)企、無(wú)紙化辦公、網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)傳輸文件等各種信息技術(shù)的應(yīng)用在簡(jiǎn)單快捷的同時(shí)也讓網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為信息失密的一個(gè)重要途徑。因此對(duì)于企業(yè)網(wǎng)絡(luò)一定要加強(qiáng)管理和維護(hù)，確保企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)安全。全體員工要清楚的認(rèn)識(shí)到機(jī)要文件網(wǎng)絡(luò)保密工作的重要性和迫切性。

二、加強(qiáng)機(jī)要文件管理的有效措施

（一）優(yōu)化機(jī)要文件管理制度

機(jī)要文件是公文中具有一定保密級(jí)別及期限的公文，在現(xiàn)行的企業(yè)公文處理辦法和電子公文處理辦法管理制度下，優(yōu)化機(jī)要文件的管理制度，第一要更加嚴(yán)格做好登記工作，對(duì)接收的時(shí)間、內(nèi)容、屬性度需要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，而且還要對(duì)接收到的信息內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確定其內(nèi)容真實(shí)性。建立電子臺(tái)賬，方便存檔備查。第二機(jī)要文件在傳閱時(shí)要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)傳閱，文件不能在部門(mén)和個(gè)人之間直接橫傳，確保不泄露文件內(nèi)容。第三要建立獎(jiǎng)懲制度，在制度的約束下更有利于機(jī)要文件的管理。企業(yè)機(jī)要文件的管理人員，對(duì)重要涉密會(huì)議活動(dòng)要掌握參會(huì)人員范圍，認(rèn)真做好會(huì)議簽到工作。

（二）提高機(jī)要文件管理人員的綜合素質(zhì)

文件管理的關(guān)鍵還是在于人，人才是保證文件管理工作正常高效運(yùn)行的基礎(chǔ)。選拔機(jī)要秘書(shū)一定要具有很高的職業(yè)素養(yǎng)，并有良好的政治素質(zhì)和責(zé)任意識(shí)。對(duì)于政治素養(yǎng)， 要有過(guò)硬的政治覺(jué)悟，最好是中共黨員； 對(duì)于文化素養(yǎng)，要具備良好的文化水平及社會(huì)常識(shí)，能夠獨(dú)立處理問(wèn)題、思維縝密、洞察力強(qiáng)，具備較高的分析問(wèn)題能力；對(duì)于業(yè)務(wù)，必須有良好過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能，熟知涉密文件及其類(lèi)型。

人員的培訓(xùn)是也企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的保障除了定期對(duì)機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行上級(jí)機(jī)關(guān)最新業(yè)務(wù)工作的培訓(xùn)，有幾類(lèi)人群必須加強(qiáng)管理和保密教育， 如企業(yè)工作人員、領(lǐng)導(dǎo)身邊人員以及核心部門(mén)要害部門(mén)的工作人員 。

（三）加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的管控

現(xiàn)代化辦公設(shè)備在企業(yè)的使用中便捷與風(fēng)險(xiǎn)并存。對(duì)于機(jī)要文件而言，在文件形成之后，不能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)媒體傳閱，而是要紙質(zhì)傳閱，專(zhuān)人送取，送外地的文件要采更為安全的郵寄形式。

日常工作中要加強(qiáng)辦公設(shè)備的管理，對(duì)于便攜式的辦公電腦必須以部門(mén)為單位進(jìn)行統(tǒng)一集中保管，加強(qiáng)設(shè)備的帶出帶入監(jiān)督管控，對(duì)于因工作需要而必須要帶出的情況， 必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)部門(mén)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意和審批。電腦中是否有涉密文件，對(duì)于涉密文件要認(rèn)真如實(shí)的匯報(bào)和記錄，不得對(duì)涉密電腦進(jìn)行托運(yùn)，更不能將該電腦接入互聯(lián)網(wǎng)公網(wǎng)或者其他不安全的局域網(wǎng)， 杜絕別人使用電腦，警惕信息被拷貝。在差旅結(jié)束后返回單位時(shí)，攜帶人必須在第一時(shí)間將便攜電腦送至單位也確保電腦安全加載入單位辦公系統(tǒng)。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)分析我國(guó)事業(yè)單位的管理機(jī)要文件的現(xiàn)狀，了解到文件管理工作中還存在著許許多多的問(wèn)題，國(guó)有企業(yè)須對(duì)癥下藥，文件保密工作需要嚴(yán)格把控，努力完善相關(guān)的管理機(jī)制，增強(qiáng)對(duì)文件管理工作者的保密意識(shí)培養(yǎng)，更是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息管理工作，加大監(jiān)督力度，可以對(duì)文件的管理工作提供有效幫助。（作者單位為中鐵北京工程局集團(tuán)有限公司）