胡仁貴

摘要：信息技術(shù)在地市級(jí)電大事務(wù)管理中的作用日益凸顯，并逐漸成為推進(jìn)地市級(jí)電大事務(wù)科學(xué)管理、創(chuàng)新管理的主要措施和重要手段。文章結(jié)合地市級(jí)電大事務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，對(duì)地市級(jí)電大信息化建設(shè)在辦公室管理中的重要意義、存在的不足及建設(shè)管理對(duì)策進(jìn)行了分析研究，旨在提高地市級(jí)電大事務(wù)管理水平，推動(dòng)地市級(jí)電大轉(zhuǎn)型發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；地市級(jí)電大；事務(wù)管理

地市級(jí)電大是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐、辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)覆蓋本地區(qū)城鄉(xiāng)的新型開(kāi)放大學(xué)，是國(guó)家開(kāi)放大學(xué)（中央電大）的重要組成部分，是地市構(gòu)建終身教育體系、推進(jìn)學(xué)習(xí)型社會(huì)建設(shè)的主力軍，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)應(yīng)用型、技能型、實(shí)用型人才的重任。地市級(jí)電大作為學(xué)校組織機(jī)構(gòu)的中樞部門(mén)，有著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、溝通內(nèi)外、督查督辦、辦文辦會(huì)等重要職能。數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代教育技術(shù)的日新月異，給地市級(jí)電大事務(wù)管理工作帶來(lái)了極大的沖擊，對(duì)地市級(jí)電大事務(wù)管理理念、運(yùn)行模式、工作方式提出了更高的要求。信息時(shí)代，如何進(jìn)行科學(xué)化管理、規(guī)范工作流程、提高工作效率、降低運(yùn)行成本、促進(jìn)地市級(jí)電大有序發(fā)展，已經(jīng)成為地市級(jí)電大迫切需要解決的問(wèn)題。

一、地市級(jí)電大事務(wù)管理信息化建設(shè)的意義

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

地市級(jí)電大日常涉及的數(shù)據(jù)信息來(lái)源廣、數(shù)量多，尤其是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)地市級(jí)電大事務(wù)管理工作提出了新要求。從縱向來(lái)看，地市級(jí)電大事務(wù)向上要聯(lián)系國(guó)家開(kāi)放大學(xué)、省級(jí)電大，向下要聯(lián)系縣級(jí)電大；從橫向來(lái)看，它要聯(lián)系當(dāng)?shù)攸h政機(jī)關(guān)、教育行政主管部門(mén)及兄弟地市級(jí)電大。在學(xué)校內(nèi)部，還要聯(lián)系各處室，服務(wù)廣大教職工。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，地市級(jí)電大各種事務(wù)基本上在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成。例如：公文傳輸不再是紙質(zhì)文件的收發(fā)，而是通過(guò)電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)傳輸電子文檔；公文的起草、審核、簽發(fā)、成文及歸檔主要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成；傳遞信息、匯報(bào)工作、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表采用QQ、電子郵件、傳真等方式進(jìn)行。信息化辦公已取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公，成為地市級(jí)電大事務(wù)管理的主要方式。加強(qiáng)地市級(jí)電大事務(wù)管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)辦公的數(shù)字化、電子化和信息化是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

（二）提升服務(wù)能力的內(nèi)在需求

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展及辦學(xué)業(yè)務(wù)的拓展，地市級(jí)電大發(fā)展面臨著許多新問(wèn)題。地市級(jí)電大辦公室是學(xué)校機(jī)構(gòu)的重要組成部分，是學(xué)校內(nèi)部的中樞部門(mén)，是決策者的參謀與助手。為幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和管理，辦公室需要搜集、加工大量信息，并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地將這些信息提供給領(lǐng)導(dǎo)以作參考，這就要求地市級(jí)電大加快數(shù)字化建設(shè)的步伐。地市級(jí)電大事務(wù)繁雜，相關(guān)工作千頭萬(wàn)緒，并直接關(guān)系學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)。加強(qiáng)地市級(jí)電大事務(wù)信息化建設(shè)，可極大節(jié)約人力、物力，高效、便捷地實(shí)現(xiàn)人機(jī)互換，提升辦公室人員的服務(wù)管理能力，提高辦公和管理效率。數(shù)字化可為文檔的管理和檢索節(jié)約大量的時(shí)間，還能防止文件丟失。實(shí)施數(shù)字化辦公后，文件資料可直接以電子文檔的形式傳閱和修改，這樣既節(jié)約了紙張、油墨，無(wú)需人工傳遞，達(dá)到了節(jié)約人力的目的，又節(jié)約了時(shí)間，優(yōu)化了管理，使信息快速流轉(zhuǎn)，避免積壓，為地市級(jí)電大的科學(xué)管理創(chuàng)造了條件。地市級(jí)電大辦公室是學(xué)校對(duì)外的一扇窗口，其信息化建設(shè)與管理水平的高低直接關(guān)乎學(xué)校形象，進(jìn)而影響學(xué)校發(fā)展。

二、地市級(jí)電大事務(wù)管理信息化存在的不足

（一）認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不高

部分地市級(jí)電大領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作人員對(duì)信息化建設(shè)在事務(wù)管理中的作用認(rèn)識(shí)不夠，觀(guān)念滯后，忽視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等新技術(shù)。在具體事務(wù)管理中，沒(méi)有意識(shí)到信息化在科學(xué)管理、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦及公文處理等方面的重要作用，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，甚至對(duì)信息化建設(shè)和管理有一定的抵觸心理。比如，還是用紙對(duì)紙、面對(duì)面的老辦法處理辦公室工作，習(xí)慣于紙質(zhì)化辦公，文件的起草、修改等堅(jiān)持手寫(xiě)。對(duì)信息化建設(shè)在辦公室管理中的應(yīng)用缺乏深入、系統(tǒng)的研究，沒(méi)有從根本上解決“書(shū)面報(bào)告滿(mǎn)天飛、文件收發(fā)跑斷腿”的局面。同時(shí)，部分地市級(jí)電大對(duì)事務(wù)管理信息化建設(shè)投入不夠，設(shè)備老化、陳舊，不能滿(mǎn)足信息化辦公的需要。有的地市級(jí)電大的計(jì)算機(jī)使用多年未及時(shí)更換，有的還沒(méi)有建立辦公系統(tǒng)，有的雖然購(gòu)買(mǎi)了指紋打卡識(shí)別考勤系統(tǒng)，但沒(méi)有投入使用等，這些都給地市級(jí)電大信息化建設(shè)和管理帶來(lái)一定的難度。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，信息化建設(shè)水平不高

由于歷史原因，地市級(jí)電大財(cái)政投入渠道一直不暢，甚至有被邊緣化的趨勢(shì)，導(dǎo)致地市級(jí)電大主服務(wù)器信息系統(tǒng)處于低位運(yùn)行狀態(tài)，寬帶容量小、網(wǎng)速較慢，信息化建設(shè)處于初級(jí)階段。有的辦公室的計(jì)算機(jī)僅具有簡(jiǎn)單的打字排版、上網(wǎng)功能，沒(méi)有建立擬稿、成文、傳輸、立卷一體化的數(shù)字辦公系統(tǒng)。在文件傳閱處理上，沒(méi)有建立數(shù)字簽章認(rèn)證系統(tǒng)，未能實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上辦公。有的地市級(jí)電大辦公室雖建立了自己的網(wǎng)站，但許多子目錄里沒(méi)有實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，網(wǎng)站點(diǎn)擊率不高，利用效果不明顯?？傊?，沒(méi)有真正形成高效、高質(zhì)量的信息化辦公環(huán)境。

（三）工作人員素質(zhì)不高，信息化應(yīng)用效果不佳

在信息化建設(shè)與管理過(guò)程中，為提高辦事效率、提升管理水平，需要大量的高素質(zhì)技術(shù)型人才。但從目前地市級(jí)電大工作的實(shí)際來(lái)看，信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才缺乏，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上信息化建設(shè)對(duì)人才的需求。地市級(jí)電大辦公室工作人員文科專(zhuān)業(yè)人才偏多，而計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才較少，這給事務(wù)管理的信息化帶來(lái)了一定的難度。有的地市級(jí)電大認(rèn)為辦公室工作就是打雜，因此將工作能力欠缺、年齡較大、不易接受新事物的人員安排在辦公室工作，他們中的部分人員不懂公文寫(xiě)作，不懂電腦技術(shù)，不會(huì)利用電子屏發(fā)布信息，不會(huì)發(fā)送郵件等。辦公室人員素質(zhì)不高，將嚴(yán)重影響信息化建設(shè)與管理進(jìn)程。

三、加強(qiáng)地市級(jí)電大事務(wù)管理信息化的對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，高度重視地市級(jí)電大辦公室信息化建設(shè)

首先，通過(guò)信息化建設(shè)的實(shí)際應(yīng)用轉(zhuǎn)變地市級(jí)電大領(lǐng)導(dǎo)觀(guān)念，讓他們充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的便捷性、高效性和重要性，引起他們對(duì)辦公室信息化建設(shè)的高度重視，從而在政策制訂、資金投入、人員配備等方面給予關(guān)注和支持。其次，地市級(jí)電大教職員工要從思想上高度重視信息化建設(shè)及管理工作。地市級(jí)電大的信息化建設(shè)與管理需要各處室及全體教職工積極參與配合，如指紋電子考勤、網(wǎng)上個(gè)人事務(wù)辦理、網(wǎng)上文件傳輸、網(wǎng)上工作交流、網(wǎng)上信息發(fā)布等，都需要全體教職工形成一種自覺(jué)。另外，還要提高辦公室工作人員的信息素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公模式，更新觀(guān)念，樹(shù)立信息化建設(shè)與管理的理念，用信息化的思維做好文件傳輸、檔案管理、信息采集、督查督辦、會(huì)務(wù)接待等各項(xiàng)實(shí)際工作，努力提升信息化工作能力和水平。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高信息化建設(shè)水平

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的的飛速發(fā)展對(duì)地市級(jí)電大事務(wù)管理提出了更高的要求，地市級(jí)電大必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加大投入，擴(kuò)大寬帶容量，提高網(wǎng)速，安裝各類(lèi)辦公操作軟件，實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)、查閱、檢索的數(shù)字化。同時(shí)，要利用成熟的信息技術(shù)將原有的辦公室各項(xiàng)工作進(jìn)行整合，建立數(shù)據(jù)統(tǒng)一、功能齊備的綜合服務(wù)平臺(tái)，將人事系統(tǒng)、財(cái)物系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、學(xué)校新聞等整合在平臺(tái)內(nèi)，這樣通過(guò)平臺(tái)不僅可以進(jìn)行網(wǎng)上公文處理，還可以獲取其他信息。另外，安排信息技術(shù)方面的專(zhuān)業(yè)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行日常維護(hù)和升級(jí)，切實(shí)提高工作效率和辦公室數(shù)字化服務(wù)水平。收到上級(jí)部門(mén)文件后，利用電子掃描儀進(jìn)行掃描，再分發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)和各處室，這樣既方便傳閱，又防止丟失。檔案管理員要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案數(shù)字化，便于檔案管理人員在線(xiàn)把關(guān)，確保文檔質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅檢索查閱更方便、快捷，還可以防止檔案翻閱過(guò)程中的損壞，減少檔案工作人員的工作量，提高工作效率。條件成熟的還可開(kāi)發(fā)移動(dòng)辦公系統(tǒng)，建立數(shù)字化的督查督辦系統(tǒng)。

（三）提升辦公室工作人員綜合素質(zhì)

提高地市級(jí)電大事務(wù)管理信息化水平關(guān)鍵在于辦公室人員素質(zhì)。因此，建立一支責(zé)任心強(qiáng)、信息技術(shù)水平高、業(yè)務(wù)能力突出、具有創(chuàng)新精神的辦公室人才隊(duì)伍是重中之重。學(xué)校在人員配備上要挑選懂信息技術(shù)、會(huì)公文寫(xiě)作、具有創(chuàng)新能力的人員從事辦公室工作。同時(shí)，要以人為本，采取多種培訓(xùn)與交流的方式，提高辦公室工作人員信息化應(yīng)用水平。例如，組織應(yīng)用能力培訓(xùn)，讓辦公室工作人員學(xué)會(huì)使用word、excel等基本辦公軟件，不斷提高辦公室工作人員的信息技術(shù)水平和無(wú)紙化辦公能力。另外，在強(qiáng)調(diào)可操作性、實(shí)用性的基礎(chǔ)上，對(duì)全體教師開(kāi)展網(wǎng)上辦公、文件處理、個(gè)人事務(wù)處理等系統(tǒng)培訓(xùn)，讓廣大教師在短時(shí)間內(nèi)學(xué)會(huì)并熟悉操作和應(yīng)用，提高信息技術(shù)在學(xué)校管理中的應(yīng)用效率。

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