賈秀芳

摘要：高職院校檔案管理工作是高職院校管理的重要內(nèi)容，很大程度上影響著高職院校的發(fā)展，因此必須建立完善的檔案管理制度，保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但在實(shí)際工作中，高職院校檔案管理存在較多的問題，只有采取科學(xué)、合理的對策才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作又快又好地進(jìn)行。文章主要對高職院校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析總結(jié)，并提出了解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問題；對策

高職院校檔案管理工作指的是對高職院校教育教學(xué)、科研工作以及后勤服務(wù)等的管理，能夠?yàn)楦呗氃盒ｉ_展各項(xiàng)工作提供依據(jù)。為了加強(qiáng)高職院校檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，充分發(fā)揮檔案管理工作在高職院校發(fā)展中的作用，就必須對高職院校檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，從問題的根源入手，找出解決問題的對策，推動檔案管理工作健康發(fā)展。

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）傳統(tǒng)檔案管理思想與觀念制約

目前，大多數(shù)高職院校檔案管理工作中傳統(tǒng)檔案管理思想與觀念較重，如檔案管理工作中資料不全、信息丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏創(chuàng)新精神，再加上相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不足，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員

大多數(shù)高職院校檔案管理工作都是由學(xué)校辦公室兼職管理，缺乏專門的檔案管理專業(yè)工作人員，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)技能缺乏，工作效率低，檔案資料整理、歸類難度大，再加上工作人員綜合素質(zhì)不高，很難實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

（三）檔案管理方式與制度落后

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高職院校檔案管理仍然采用紙質(zhì)檔案，這已經(jīng)跟不上信息化技術(shù)發(fā)展的步伐，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。而且，缺乏創(chuàng)新的檔案管理制度，也降低了工作人員的積極性。

二、高職院校檔案管理工作存在問題的解決對策

要解決高職院校檔案管理工作中存在的問題，就必須從問題的根源出發(fā)，采取相應(yīng)的對策，有效提高高職院校檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作又快又好地完成，推動高職院校健康發(fā)展。

（一）改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

高職院校檔案管理工作人員要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想與觀念，重視檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和效率的提升。一方面要采用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這樣可以將檔案資料的整理、歸檔工作通過數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行，不僅可以提高工作效率，減少檔案信息缺失和損壞，而且能夠提高檔案資料的利用率，減少檔案管理成本。另一方面要加強(qiáng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新，在進(jìn)行數(shù)字信息技術(shù)管理檔案時(shí)，要引進(jìn)和研發(fā)新技術(shù)，為檔案管理工作提供技術(shù)支持，保障檔案管理工作能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。創(chuàng)新檔案管理模式和技術(shù)是解決高職院校檔案管理工作中存在問題的重要對策。

（二）加強(qiáng)檔案管理部門與工作人員隊(duì)伍建設(shè)

高職院校要建立專門的檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)檔案資料一體化管理，將檔案管理工作交由專門的部門，可以提高檔案管理工作效率和檔案資料利用率。加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，首先要增加專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，改變傳統(tǒng)檔案管理中人員缺失的狀況；其次要提高工作人員的綜合素質(zhì)，這樣才能保證檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化；最后要對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，提高技能水平，促進(jìn)檔案管理工作有效進(jìn)行。

（三）創(chuàng)新檔案管理方式與完善檔案管理制度

現(xiàn)代高職院校檔案管理工作已經(jīng)走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化和數(shù)據(jù)化，因此要對傳統(tǒng)的檔案管理方式和檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，使其滿足當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展需求。一方面高職院校要建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類管理，提高檔案檢索的準(zhǔn)確度和效率，在需要使用檔案資料時(shí)，可以及時(shí)準(zhǔn)確地查找到所需的檔案信息。另一方面要建立檔案管理責(zé)任制度，明確檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中工作人員的責(zé)任，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的問題。創(chuàng)新檔案管理方式和檔案管理制度對實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化有很大的促進(jìn)作用。

三、結(jié)束語

要解決高職院校檔案管理工作中存在的問題，就必須改變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式和管理制度的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。