【摘要】隨著我國改革開放以及信息技術(shù)的快速發(fā)展,企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)全面進(jìn)入信息時(shí)代。信息是社會(huì)發(fā)展的主體,互聯(lián)網(wǎng)、電子技術(shù)等已經(jīng)迅速的占領(lǐng)人們生產(chǎn)生活的多個(gè)領(lǐng)域。檔案信息作為企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行系統(tǒng)中不可缺少的組成部分,也在逐漸向信息化、自動(dòng)化、數(shù)字化的方向發(fā)展。本文分析了企業(yè)檔案信息化管理的必然趨勢(shì),闡述了當(dāng)前我國企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀,針對(duì)如何加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理給出合理化建議。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;信息化管理;策略分析
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
引言
如何對(duì)企業(yè)檔案信息管理進(jìn)行強(qiáng)化,最大限度地發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用,始終是相關(guān)人員研究的重點(diǎn)話題。企業(yè)必須通過先進(jìn)的管理理念與技術(shù),對(duì)檔案進(jìn)行分類管理,通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳遞,在提高企業(yè)工作效率的基礎(chǔ)上,提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,更加充分地實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值。
一、企業(yè)檔案信息化管理的必然性
(一)企業(yè)檔案信息化管理是國家與政府信息化建設(shè)的需要
目前,我國面臨著世界經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)大發(fā)展的趨勢(shì),國家號(hào)召將國民信息化建設(shè)放在首要位置,以信息化帶動(dòng)工業(yè)化,最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的升級(jí),全面實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)力跨越式發(fā)展。各地方政府也在響應(yīng)國家號(hào)召,構(gòu)建信息化政府系統(tǒng)框架。檔案信息資源是國家與政府信息資源中的重要部分,所以一定要緊跟國家、政府、社會(huì)的發(fā)展步伐,對(duì)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改革,向信息化管理的方向發(fā)展,盡量滿足國家信息化建設(shè)的需要。
(二)企業(yè)檔案信息化管理是適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,企業(yè)必須向著信息化的方向發(fā)展。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層是信息的處理者,通過所收集到的信息做出具體決策。檔案信息是企業(yè)基本的信息庫,檔案信息化管理可以使檔案信息資源更好地開發(fā)與利用。通過信息化的檔案,企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與用戶之間都能夠更好地了解,便于溝通與合作。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能夠促進(jìn)企業(yè)的信息化發(fā)展,是企業(yè)管理中非常重要的環(huán)節(jié)。通過該環(huán)節(jié)能夠更好地反應(yīng)出企業(yè)的信息資源,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理中,以數(shù)據(jù)庫的形式完成對(duì)檔案信息的收集、鑒定、查詢等工作,真正實(shí)現(xiàn)電子查找與網(wǎng)絡(luò)傳輸,徹底打破傳統(tǒng)的檔案管理理念。通過信息化管理能夠降低工作人員的工作量,而且可以有效提高工作效率,使企業(yè)可以進(jìn)行更優(yōu)質(zhì)的資源配置,提高經(jīng)濟(jì)效益。
二、企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析
近幾年來,我國企業(yè)檔案的信息化建設(shè)有了快速發(fā)展,但是發(fā)展的不均衡現(xiàn)象眾所周知。當(dāng)前,檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀主要體現(xiàn)一下幾個(gè)方面。
(一)企業(yè)發(fā)展規(guī)模落后
關(guān)于企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè),企業(yè)的發(fā)展規(guī)模起到關(guān)鍵性作用,決定檔案信息化建設(shè)的水平。目前,許多傳統(tǒng)的企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,不能夠發(fā)揮現(xiàn)代化儀器的作用,導(dǎo)致企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展以及信息化建設(shè)落后,而且在人才引進(jìn)方面的投入也呈現(xiàn)不足,這樣會(huì)直接阻礙檔案信息化管理建設(shè)的步伐。
(二)檔案管理隊(duì)伍知識(shí)老化
檔案管理人員不能夠與時(shí)俱進(jìn),對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用較差,對(duì)檔案信息的開發(fā)傳統(tǒng)化,有些企業(yè)甚至仍停留在對(duì)檔案信息的簡(jiǎn)單介紹、匯編、保管等,很少對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā),檔案部門的服務(wù)方式與當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的需求落差太大。為了解決以上問題,檔案管理人員需要適應(yīng)信息時(shí)代賦予的使命,與時(shí)俱進(jìn),廣學(xué)博采,擴(kuò)大知識(shí)層面,提高網(wǎng)絡(luò)操作技能。對(duì)檔案信息化管理的構(gòu)建進(jìn)行不斷創(chuàng)新與鉆研。
三、企業(yè)檔案信息化管理的有效途徑
企業(yè)檔案的信息化管理對(duì)檔案管理部門來講是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn),屬于比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案的信息化管理涉及到計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、信息處理等相關(guān)技術(shù),并且需要資金與人才的投入,在運(yùn)行的過程中,要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行不斷摸索,在實(shí)踐中逐漸完善。
(一)構(gòu)建企業(yè)檔案信息化管理長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃
首先,需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的信息化管理給予高度重視,認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性。檔案管理部門要為促進(jìn)企業(yè)綜合性發(fā)展提供紐帶與橋梁。在領(lǐng)導(dǎo)高度重視的同時(shí),需要各個(gè)部門之間相互配合,以戰(zhàn)略性的眼光與務(wù)實(shí)的作風(fēng)緊抓檔案信息化建設(shè)。其次,需要明確企業(yè)檔案信息化管理的具體規(guī)劃與實(shí)施方法。由于檔案的信息化管理具有長(zhǎng)遠(yuǎn)性與復(fù)雜性,所以,需要相關(guān)部門的配合、相關(guān)技術(shù)的協(xié)作??茖W(xué)規(guī)劃檔案信息化管理方案,確保資源配置、信息共享、協(xié)作開發(fā)等的可行性,結(jié)合企業(yè)的自身發(fā)展情況制定相應(yīng)的信息化建設(shè)方案,確定目標(biāo)之后,制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃,將檔案的信息化管理融入到其他各項(xiàng)工作中,扎實(shí)推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)與管理。
(二)加強(qiáng)軟硬件設(shè)施優(yōu)化以及人員培訓(xùn)
檔案管理部門一定要與信息技術(shù)相關(guān)部門多溝通,做好檔案信息的規(guī)劃建設(shè),爭(zhēng)取將檔案信息化管理建設(shè)納入到企業(yè)綜合建設(shè)中去,充分解決軟硬件問題以及人員培訓(xùn)問題。首先,硬件方面,一般情況下,企業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)包含工作交換機(jī)、主干網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)等。檔案信息化管理需要充分利用企業(yè)的硬件系統(tǒng),合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與技術(shù)平臺(tái),促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。其次,軟件方面,檔案信息化管理的軟件是自行開發(fā)還是購買需要根據(jù)企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)模以及技能來決定。管理軟件最好選擇檔案局統(tǒng)一開發(fā)的軟件,一定要考慮軟件的兼容性,在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行開發(fā)研制,避免版本不一,造成浪費(fèi)。最后,人員培訓(xùn)方面,檔案管理人才是檔案信息化管理的關(guān)鍵,檔案管理人員一定要具備一定的政治思想素質(zhì),熱愛自己的本職工作,具有較強(qiáng)的事業(yè)與責(zé)任感,樹立起正確的保密觀念,遵守國家相關(guān)法律,認(rèn)真履行作為檔案管理人員的基本職責(zé)。另外,檔案信息化管理要求管理人員具有一定的科學(xué)文化與專業(yè)技能,熟練掌握現(xiàn)代化辦公軟件操作技術(shù),運(yùn)用先進(jìn)的管理技能。企業(yè)檔案信息化管理人員一定要有緊迫感,不斷提升自身知識(shí)水平,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及技能的培訓(xùn),積極主動(dòng)地參與企業(yè)檔案軟件的功能開發(fā),將自身融入到檔案信息技術(shù)系統(tǒng)中,為檔案的信息化管理做出貢獻(xiàn)。
(三)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),構(gòu)建信息安全系統(tǒng)
為了推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)程,需要加大信息化管理力度,運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化,使企業(yè)的檔案管理更加規(guī)范,一旦文件的檢索與信息的管理不能融于一體,就會(huì)導(dǎo)致信息管理過程不能快捷地對(duì)信息成果進(jìn)行編寫,阻礙檔案信息化管理的進(jìn)程。所以,企業(yè)要加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè),對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,實(shí)現(xiàn)信息共享。另外,信息安全系統(tǒng)尤為重要,是檔案管理的基礎(chǔ)工作。檔案的主要價(jià)值在于唯一性與歷史傳承性,可以為后續(xù)的工作提供參考。所以,一定要保障檔案的完整性、有效性、安全性,全面構(gòu)建檔案信息化管理安全保障系統(tǒng)。通過身份認(rèn)證的方式進(jìn)入到系統(tǒng),及時(shí)采取加密措施,實(shí)時(shí)存盤,將所有文件進(jìn)行備份,實(shí)現(xiàn)檔案的安全保障。同時(shí),需要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí),對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn),使其能夠適應(yīng)檔案信息化管理的方式,更好地完成檔案管理的安全保障工作。
(四)以企業(yè)發(fā)展與建設(shè)為中心,加強(qiáng)檔案管理
檔案管理工作人員一定要圍繞企業(yè)的發(fā)展與建設(shè),全面加強(qiáng)檔案的信息化管理,對(duì)檔案信息不斷擴(kuò)展,使檔案信息能夠順利地進(jìn)入到社會(huì)信息交流系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)社會(huì)服務(wù)目標(biāo)。對(duì)管理人員要積極培訓(xùn),增強(qiáng)其責(zé)任感與使命感,構(gòu)建高水平的檔案信息化管理服務(wù)體系,樹立起與時(shí)俱進(jìn)的思想作風(fēng),提高運(yùn)用現(xiàn)代化工具的能力,積極開展信息協(xié)作,與同事之間建立起和諧關(guān)系,充分借鑒國外先進(jìn)檔案管理理論與技術(shù)方法,進(jìn)一步完善我國企業(yè)檔案的信息化建設(shè)與管理。
四、結(jié)束語
檔案的信息化管理主要是用現(xiàn)代化的管理理念與技術(shù)將信息資源進(jìn)行合理規(guī)范并且有效共享。充分對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)與利用,以擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)為目的,加快現(xiàn)代化檔案資源管理建設(shè),促進(jìn)企業(yè)檔案管理健康穩(wěn)定發(fā)展,為企業(yè)及社會(huì)的多項(xiàng)信息化建設(shè)進(jìn)行全面服務(wù)。不斷強(qiáng)化檔案在社會(huì)生活中的地位,建立起更加先進(jìn)的管理系統(tǒng),最終實(shí)現(xiàn)信息化資源共享的目標(biāo)。
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作者簡(jiǎn)介:張楠(1984-),女,漢族,湖北省襄陽市人,本科,館員,機(jī)要秘書,研究方向:檔案管理。