何青

【摘要】學(xué)校檔案工作是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，它包括學(xué)校文書、教師業(yè)務(wù)、學(xué)生學(xué)籍、會計、基建、專業(yè)設(shè)施設(shè)備、聲像檔案等各個方面。因此，學(xué)校檔案管理工作具有極其重要性。本文就當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作存在的問題提出了幾點(diǎn)對策。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；存在的問題；對策

【中圖分類號】G473.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

檔案管理是檔案館或相關(guān)機(jī)構(gòu)對資料檔案進(jìn)行管理的一種手段或策略。檔案管理本著為內(nèi)部人員提供服務(wù)的原則，以收集、整理、保管、鑒定以及統(tǒng)計等一系列舉措服務(wù)于檔案利用者。學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中凝聚而成的具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。

一、學(xué)校檔案管理工作的重要意義

（一）學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記載

學(xué)校檔案是廣大教師經(jīng)過長期的教育教學(xué)工作、學(xué)校管理及其他各項(xiàng)工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料，不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、勤、技、績。在學(xué)校檔案中，大量檔案都記錄和保存了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)與成果，這部分檔案中滲透了學(xué)校管理者和教師們長期付出的心血，集中體現(xiàn)了學(xué)校的整體教學(xué)水平，成為學(xué)校教職工的勞動結(jié)晶。

（二）為學(xué)校更好發(fā)展服務(wù)

學(xué)校檔案是在學(xué)校中逐漸形成和發(fā)展的，并且還可能產(chǎn)生改變，在學(xué)校教育教學(xué)工作、組織、管理中始終存在檔案，它能實(shí)現(xiàn)對學(xué)校教學(xué)、管理、運(yùn)行軌跡的記錄，成為學(xué)校最為關(guān)鍵的信息資源。通過學(xué)校檔案能對本學(xué)校的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展特點(diǎn)、規(guī)律有全面的把握，對學(xué)校現(xiàn)存檔案分析的基礎(chǔ)上，能更深入地了解學(xué)校教育教學(xué)工作各個方面的歷史進(jìn)程，對學(xué)校自身形象與價值觀建設(shè)的成果和不足進(jìn)行歸納。在教育改革進(jìn)入二十一世紀(jì)的今天，搞好學(xué)校檔案管理，不僅是社會需要，也是學(xué)校自身發(fā)展的需要。檔案工作是學(xué)校建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，是評估學(xué)校工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)學(xué)校真實(shí)面貌的永恒事業(yè)。做好檔案管理工作，能更好地為師生、為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

二、學(xué)校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作認(rèn)識不足

學(xué)校人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足。這種認(rèn)識不足上到領(lǐng)導(dǎo)下至普通工作人員，在學(xué)校里，檔案管理工作可以說是最不起眼的工作，大多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視了學(xué)校檔案管理工作，總是感覺檔案管理工作是項(xiàng)技術(shù)含量低、工作清閑、人人可兼之的工作。各部門人員對待檔案一貫保持“使用在前，管理在后”的心態(tài)，對工作中產(chǎn)生的檔案材料不注意保存，在檔案管理過程中缺乏主動移交的意識，未能做好檔案移交工作，造成學(xué)校檔案管理部門很難搜集材料，難以保證有效開展搜集和管理工作。

（二）檔案管理工作制度不到位

一些學(xué)校的檔案管理工作無章可循，并且沒有進(jìn)行科學(xué)管理，雖然大部分地方的教育機(jī)構(gòu)都出臺了關(guān)于學(xué)校檔案管理的相關(guān)政策，但很多學(xué)校仍然沒有認(rèn)真地將政策落實(shí)，容易造成檔案收集不齊全、檔案材料甄別隨意、案件不規(guī)范的現(xiàn)象。學(xué)校檔案工作面廣、工作量大、門類繁多，文書檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、聲像檔案等樣樣俱全，在學(xué)校檔案管理中容易出現(xiàn)重文書檔案，輕其他門類檔案的現(xiàn)象，有的學(xué)校一旦出現(xiàn)人員變動，一些門類的檔案業(yè)務(wù)就沒有人做了，造成部分門類檔案缺失。

（三）檔案建設(shè)薄弱

目前，由于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，學(xué)?；旧细纳屏宿k學(xué)條件，然而在檔案室建設(shè)方面仍然較為落后，集中體現(xiàn)在：（1）一些檔案室缺乏一定的檔案管理?xiàng)l件，比如，缺乏檔案保存的防潮、防火、通風(fēng)等條件；一些檔案擺放隨意，因而造成檔案保管的安全隱患，也不利于檔案的查找利用。（2）一些學(xué)校尚未開展檔案信息化建設(shè)，檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，一些學(xué)校或因資金投入不夠，或因檔案管理人員對信息化建設(shè)不重視，仍然采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理，局限于采用人工方式進(jìn)行資料收集、編號、整理和歸檔，忽視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，未能建立有效的數(shù)據(jù)庫，不利于檔案數(shù)據(jù)和信息資料查詢，不僅難以推動檔案信息化建設(shè)，還影響檔案管理水平提升。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）缺乏先進(jìn)管理技術(shù)?，F(xiàn)今的檔案管理已進(jìn)入數(shù)字化管理時代，檔案管理是一項(xiàng)煩瑣且需要及時更新知識技能的工作，并且對甄別資料的準(zhǔn)確性、針對性都要求比較高，因此此項(xiàng)工作需要專業(yè)性強(qiáng)、細(xì)心的工作人員來執(zhí)行，他們中很多人缺乏創(chuàng)新意識，沒有勝任檔案管理工作的技能；（2）學(xué)校檔案管理人員兼職情況比較多，并不是專業(yè)出身，缺乏較高的整體素質(zhì)。兼職人員一方面在時間上難以安排，無法確保管理工作處于正常的工作狀態(tài)；另一方面，兼職人員的專業(yè)水平偏低，難以接受系統(tǒng)性培訓(xùn)，對管理工作一知半解。因?yàn)樯砑娑嗦?，?dǎo)致工作量大，工作雜，以致于多數(shù)檔案人員業(yè)務(wù)不精，工作上隨意性較強(qiáng)，還有些學(xué)校的檔案管理崗位人員變動大，工作缺乏連續(xù)性。（3）檔案人員缺乏責(zé)任心。檔案管理不同于其他工作，它要求工作人員保持更大的耐心以及對工作具有飽滿的熱情，全身心投入到工作中。檔案管理人員在工作期間會產(chǎn)生乏味和無聊感，正是由于缺乏職業(yè)認(rèn)同感，以致對待管理工作興趣索然，繼而導(dǎo)致責(zé)任心大大喪失。

三、強(qiáng)化學(xué)校檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識

加強(qiáng)學(xué)校全體員工，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識。深入學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》，讓學(xué)校全體工作人員對檔案管理有更深的認(rèn)識，充分意識到其重要性。學(xué)校管理者要對學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)真檢查，對其中的各項(xiàng)問題進(jìn)行全面了解和正確處理，保證學(xué)校檔案管理工作與時俱進(jìn)，不斷發(fā)展。學(xué)校必須遵行檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，構(gòu)建綜合檔案室等有關(guān)管理機(jī)構(gòu)，集中管理學(xué)校的文書、教學(xué)、基建、學(xué)籍、會計、實(shí)物檔案等各門類檔案，將學(xué)校檔案管理工作落實(shí)到位。

（二）建立健全管理制度

學(xué)校在建立管理制度時，要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際，建立健全管理制度，使檔案管理工作有章可循。首先，學(xué)校要按檔案部門的要求制定出行之有效的《檔案歸檔范圍及保管期限劃分方案》等規(guī)章制度，然后按照制度要求規(guī)范檔案管理全過程，從檔案紙張到檔案的分類、歸檔、編目等，全部做到系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化管理，保證學(xué)校各個門類檔案的收集整集、整理、歸檔、利用工作，必須有一系列的規(guī)章制度做保障。要明確學(xué)校各個部門、各業(yè)務(wù)人員的責(zé)任和義務(wù)，明確各個不同時期檔案工作的側(cè)重點(diǎn)，明確檔案材料收集歸檔的范圍，才能建立檔案工作的良好基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案建設(shè)

（1）加大資金投入，配置齊全檔案管理工作應(yīng)具備的軟、硬件，只有這樣，檔案工作人員的工作才能順利進(jìn)行。（2）加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)的信息化水平，引進(jìn)合適的計算機(jī)管理系統(tǒng)，檔案建設(shè)的信息化在學(xué)校檔案管理工作中應(yīng)居基礎(chǔ)性地位。首先，檔案管理人員必須樹立現(xiàn)代化的檔案建設(shè)觀念，促進(jìn)自身檔案建設(shè)水平的提升；其次，就檔案管理方面而言，學(xué)校檔案管理必須跟隨時代同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新。信息化檔案管理的創(chuàng)建，有利于提升信息檔案管理的水平，使得檔案管理工作效率得到大幅提升，所提供的信息資源也更有價值和參考意義，為相關(guān)人員的借閱提供方便。

（四）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作能否有良好的質(zhì)量直接受到檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平的影響，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)方式如下：（1）組織管理人員參加職業(yè)道德培訓(xùn)，以提升其思想覺悟，增進(jìn)安全意識，優(yōu)化服務(wù)意識。（2）加強(qiáng)職業(yè)技能培訓(xùn)，提高技能水平。任何職業(yè)都是以其職業(yè)技能和專業(yè)知識作為職業(yè)的開始。檔案工作也一樣，只有加強(qiáng)檔案管理人員的自我學(xué)習(xí)能力，不斷給自己“充電”，積極參加各類培訓(xùn)和相關(guān)活動，全面提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能。對于新任檔案管理工作人員而言，要參加各地檔案局開展的崗位培訓(xùn)班，要有從業(yè)資格證書持證上崗；對于部分穩(wěn)定的檔案管理人員，也要注意吸收新的知識技能與方法，需要參加檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，促進(jìn)自身綜合素質(zhì)水平的提升。（3）加強(qiáng)對檔案管理人員的關(guān)心力度，建立獎懲機(jī)制，提高其責(zé)任心。

四、結(jié)語

綜上所述，學(xué)校管理人員要對檔案管理工作有更深入的認(rèn)識，充分意識到其重要性，完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案建設(shè)信息化，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作朝著高效的方向發(fā)展，為學(xué)校其他工作的順利開展提供良好的服務(wù)，進(jìn)一步推動學(xué)校的進(jìn)步與發(fā)展。

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