畢春慧

本文作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)并加以反思，對(duì)新形勢(shì)下廣電網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作優(yōu)化進(jìn)行了深入的探討，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

潛在價(jià)值 人員培訓(xùn) 信息化

檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，過(guò)多的將關(guān)注重點(diǎn)放在了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造方面，而忽視了檔案管理工作的發(fā)展。企業(yè)內(nèi)部的檔案信息管理人員普遍存在著業(yè)務(wù)素養(yǎng)較低的情況，再加上企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案管理工作的忽視，沒(méi)有適時(shí)更新對(duì)于檔案管理工作的先進(jìn)理念，依舊只是將檔案管理工作看作是對(duì)于文件資料的搜集、整理、保存等簡(jiǎn)單的操作，尚沒(méi)有深刻的意識(shí)到檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值，從而使得檔案管理人員日常的工作缺乏有效的監(jiān)管，因此存在著檔案管理工作落實(shí)不到位，檔案管理人員沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)決策所具有的重要參考意義的情況。另外，企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的不重視，也使得檔案管理工作的開展沒(méi)有足夠的資金作為基礎(chǔ)性支持，不少企業(yè)內(nèi)部的檔案存放室設(shè)備非常簡(jiǎn)陋，而且沒(méi)有配備現(xiàn)代化的管理設(shè)備，這也使得檔案管理工作的信息化進(jìn)程變得緩慢，一定程度上制約著檔案資料的信息化存檔，難以滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平快速發(fā)展的需要。

淺析檔案管理工作的改善策略

（1）創(chuàng)新檔案管理工作方式

企業(yè)在推進(jìn)內(nèi)部檔案管理改善工作的同時(shí)，首先要適時(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)觀念。首先企業(yè)內(nèi)部管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)邁向信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式方面的重要性，以及能夠?yàn)槠髽I(yè)增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力所提供的幫助，從而將內(nèi)部的檔案管理工作作為升級(jí)成現(xiàn)代化企業(yè)的重要內(nèi)容來(lái)開展。不僅企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)可，而且還要提升企業(yè)內(nèi)部工作人員對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)知，從而引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部人員都能夠間接參與創(chuàng)新檔案管理工作，從而形成全員監(jiān)督檔案管理工作的良好氛圍，促使檔案管理工作人員提升對(duì)于工作的責(zé)任意識(shí)。另外，企業(yè)還要建立新型的檔案管理模式，以適應(yīng)檔案管理工作的創(chuàng)新需要。要注意將檔案室轉(zhuǎn)化成整合了企業(yè)內(nèi)部資源的信息中心，讓檔案室能夠成為企業(yè)調(diào)取檔案資料的重要平臺(tái)，從而在爭(zhēng)取重要項(xiàng)目時(shí)，可以及時(shí)根據(jù)檔案中記載的信息，做出適合企業(yè)實(shí)際發(fā)展水平的決策，將資金成本控制在企業(yè)能夠負(fù)擔(dān)的范圍內(nèi)，為企業(yè)節(jié)約經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的成本，從而發(fā)揮出檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展所能夠起到的重要保障作用。

（2）加強(qiáng)對(duì)于檔案人員監(jiān)管力度

企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)新內(nèi)部檔案的管理工作，離不開提升檔案管理專業(yè)水平提供的保障，而檔案管理的專業(yè)化需要檔案管理人員來(lái)實(shí)現(xiàn)，因此，企業(yè)要重視對(duì)于內(nèi)部管理人員工作的監(jiān)管力度，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升檔案管理的專業(yè)化水平，使其更適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。例如：企業(yè)可以定期組織檔案管理工作人員，開展全面系統(tǒng)檔案知識(shí)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。可以先對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的考試，再根據(jù)管理人員普遍存在的不足來(lái)預(yù)設(shè)培訓(xùn)的內(nèi)容，以此提升檔案管理人員的管理水平，促使檔案管理人員更精通檔案管理工作。其次，企業(yè)也可以將檔案管理人員的檔案管理業(yè)績(jī)與獎(jiǎng)懲機(jī)制相結(jié)合，對(duì)于每個(gè)部門的檔案管理人員進(jìn)行定期統(tǒng)一考評(píng)，適當(dāng)懲罰不認(rèn)真進(jìn)行檔案管理工作的員工，并獎(jiǎng)勵(lì)認(rèn)真學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容并有效提升自身檔案管理工作效率的優(yōu)秀員工，促使檔案管理人員樹立認(rèn)真完成本職工作的責(zé)任意識(shí)，以便提升實(shí)際工作中的檔案管理水平，為企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新提供專業(yè)化的保障。

（3）運(yùn)用信息化手段管理檔案

進(jìn)行信息化建設(shè)是改善檔案管理工作的必要途徑，也是符合當(dāng)下信息化社會(huì)發(fā)展方向的創(chuàng)新性策略。例如：企業(yè)在提升對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)后，應(yīng)當(dāng)投入足夠的資金購(gòu)置檔案管理工作的現(xiàn)代化設(shè)備，以便企業(yè)內(nèi)部重要的檔案信息可以引用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行整合及入庫(kù)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的精準(zhǔn)度，還能較人腦具有更多的信息存儲(chǔ)量，而且還可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化，做到快速整合、查找、借閱及查看檔案內(nèi)部的資料信息，還能完成自動(dòng)銷毀具有機(jī)密性的到期文件，再加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能為檔案的人檔，以及檔案的編研工作提供信息化的服務(wù)，有助于提高企業(yè)內(nèi)部檔案的信息化水平，使檔案信息能夠做到及時(shí)共享，方便企業(yè)內(nèi)部的檔案信息實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)化。

（4）提升專業(yè)化水平

首先，應(yīng)從源頭人手，使檔案人員指導(dǎo)檔案提供者規(guī)范填寫、收集檔案信息，杜絕檔案信息不真實(shí)、不統(tǒng)一、不規(guī)范的情況；其次，應(yīng)提高檔案整理的系統(tǒng)性，對(duì)檔案的收集、鑒定、歸檔、保管、整理、檢索和提供利用等每個(gè)工作環(huán)節(jié)提出明確的質(zhì)量要求；除此之外，應(yīng)積極開展檔案人員專業(yè)培訓(xùn)教育，不斷開展理論知識(shí)教育及技能訓(xùn)練活動(dòng)，以不斷提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，此外還可組織檔案人員外出交流、參觀、學(xué)習(xí)，以不斷學(xué)習(xí)其他單位經(jīng)驗(yàn)。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展離不開有效的檔案管理工作提供的信息資源保障。因此，企業(yè)在實(shí)際工作的開展中要密切關(guān)注檔案管理工作中存在的漏洞，并在完善檔案管理工作的同時(shí)及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新檔案的整合以及查找等技術(shù)來(lái)提升企業(yè)檔案管理的信息化水平，以便節(jié)省查閱重要檔案信息的時(shí)間，順利發(fā)揮檔案文件潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

[1]崔海莉.“大數(shù)據(jù)”時(shí)代檔案信息安全管理新思考[J]檔案學(xué)研究，2015（ 01）：93-96.

[2]常金玲，宋鵬杰.面向知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界，2016（ 23）：43-45.