李奇霞

內(nèi)部控制 采購業(yè)務(wù)

引言

內(nèi)部控制建設(shè)是公司一項(xiàng)重大的系統(tǒng)工程。一方面不僅要不斷完善公司的內(nèi)部控制環(huán)境，增強(qiáng)全員控制意識(shí)；另一方面還需要從公司實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合公司的各方面因素，對(duì)公司各環(huán)節(jié)存在的問題和存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)估，根據(jù)公司存在的問題和存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)建立一套完整的管理制度、控制流程和手段，加強(qiáng)公司的信息系統(tǒng)建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督，制定和實(shí)施一系列制度、程序和方法，實(shí)現(xiàn)法人治理機(jī)構(gòu)各施其職、內(nèi)部控制機(jī)制健全、管理層級(jí)少、風(fēng)險(xiǎn)控制到位，形成一套符合企業(yè)實(shí)際的、有效的、健全的對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行事前防范、事中控制、事后監(jiān)督和糾正的內(nèi)部控制機(jī)制。

采購業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的首要環(huán)節(jié)，采購業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁、工作量大、運(yùn)行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)主要是規(guī)范采購與付款行為、防范采購與付款過程中的差錯(cuò)與舞弊行為。

基本原則

企業(yè)在設(shè)計(jì)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度時(shí)應(yīng)遵循內(nèi)部控制制度的一般原則：一是合法性原則，內(nèi)部控制作為一種規(guī)范必須建立在國家有關(guān)法律、法規(guī)、準(zhǔn)則與制度基礎(chǔ)上；二是有效性原則，內(nèi)部控制設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部的治理結(jié)構(gòu)和管理要求，并考慮企業(yè)文化與員工素質(zhì)。內(nèi)部控制作為企業(yè)一項(xiàng)重要的制度，必須能切實(shí)可行；三是制約性原則，內(nèi)部控制必須能夠制約單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，應(yīng)該賦予企業(yè)內(nèi)部各方面人員相應(yīng)的權(quán)利以及與之匹配的責(zé)任，任何人不得擁有超越內(nèi)部控制制度的權(quán)力；四是全面性原則，內(nèi)部控制應(yīng)涵蓋企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位，并能針對(duì)業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督與反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)；五是牽制性原則，內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)保證企業(yè)內(nèi)部涉及不相容職務(wù)的機(jī)構(gòu)、崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限的合理劃分，做到不相容職務(wù)相互分離；六是效益性原則，企業(yè)在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制時(shí)，必須強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)以合理的控制成本達(dá)到最佳的控制效果。

采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度及流程

為了加強(qiáng)公司經(jīng)營管理，嚴(yán)格規(guī)范公司物資供應(yīng)管理工作，降低采購成本，減少材料消耗，提高經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力，公司實(shí)行“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、供管并舉、降耗提效”管理制度。公司的物資供應(yīng)管理工作在主管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由供銷管理中心負(fù)責(zé)。

采購業(yè)務(wù)內(nèi)控流程主要是：

（1）一是，請(qǐng)購與審批。建立采購申請(qǐng)制度，加強(qiáng)采購預(yù)算管理，嚴(yán)格請(qǐng)購審批制度，建立集體決策機(jī)制。二是，采購與驗(yàn)收。建立供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，合理選擇采購方式，完善采購物資定價(jià)機(jī)制，及時(shí)簽訂采購合同，加強(qiáng)物資驗(yàn)收管理，做好會(huì)計(jì)記錄工作，加強(qiáng)物資運(yùn)輸管理，健全退貨管理制度。三是，付款。完善付款流程，嚴(yán)格審批，若不符合規(guī)定，應(yīng)拒絕付款，合理選擇付款方式，選擇適當(dāng)付款方式，如分期，避免資金損失，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金管理，加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)管理。

YH集團(tuán)案例介紹

YH集團(tuán)公司是國內(nèi)一家以連鎖方式經(jīng)營超市的現(xiàn)代商業(yè)流通企業(yè)集團(tuán)公司，以連鎖方式經(jīng)營大型超市、便利超市等業(yè)務(wù)。十年創(chuàng)業(yè)，飛躍發(fā)展，是中國企業(yè)500強(qiáng)之一，是國家級(jí)“流通”及“農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化”雙龍頭企業(yè)，獲“中國馳名商標(biāo)”，YH已發(fā)展成為以零售業(yè)為龍頭，以現(xiàn)代物流為支撐，以現(xiàn)代農(nóng)業(yè)和食品工業(yè)為兩翼，以實(shí)業(yè)開發(fā)為基礎(chǔ)的大型集團(tuán)企業(yè)。

存貨采購業(yè)務(wù)流程由公司內(nèi)審部門負(fù)責(zé)制定清晰的業(yè)務(wù)流程圖，存貨管理業(yè)務(wù)主要涵蓋存貨的采購與存貨的倉儲(chǔ)管理兩個(gè)部分，該公司需要理清采購與倉儲(chǔ)管理兩項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作流程、相關(guān)參與部門以及控制的關(guān)鍵要點(diǎn)，通過調(diào)查訪談和信息反饋及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并對(duì)流程圖進(jìn)行修正加以完善。存貨管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下兩個(gè)方面：

（1）存貨采購計(jì)劃環(huán)節(jié)

該環(huán)節(jié)潛在的風(fēng)險(xiǎn)是采購計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)銷售停滯或資源浪費(fèi)。

（2）供應(yīng)商管理

該環(huán)節(jié)潛在的風(fēng)險(xiǎn)是供應(yīng)商選擇、信息管理和評(píng)價(jià)等方面易出現(xiàn)漏洞，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

配套的信息系統(tǒng)信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著傳統(tǒng)商業(yè)的發(fā)展，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化、信息化，把信息技術(shù)充分運(yùn)用于經(jīng)營中，以最低的成本、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、最快速的反應(yīng)來運(yùn)作企業(yè)，能夠不斷提高企業(yè)的經(jīng)營效率。其會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要通過以下幾方面實(shí)現(xiàn)：企業(yè)在商品流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)處理實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)核算的內(nèi)容通過預(yù)先與財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)定的平臺(tái)裝載到財(cái)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器中；商品的購進(jìn)、銷售、成本結(jié)轉(zhuǎn)、貨款結(jié)算各環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫鏈接；通過直接調(diào)用信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)生成相關(guān)財(cái)務(wù)憑證?？刂苾?nèi)部各環(huán)節(jié)成本，加強(qiáng)內(nèi)部管理。

1.采購成本控制。采購成本是企業(yè)成本控制的重點(diǎn)，尤其是零售業(yè)成本控制的關(guān)鍵。要取得較低的采購成本，必須實(shí)行全球集中采購，降低供應(yīng)商數(shù)量，并與之建立合作伙伴關(guān)系；從工廠直接進(jìn)貨，縮短供應(yīng)鏈，并采取后向一體化，改變交易方式，采用各種先進(jìn)的供應(yīng)鏈管理技術(shù)。將這種大批量低成本進(jìn)貨優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為相對(duì)較低的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，從而形成對(duì)消費(fèi)者購買欲的有效刺激，使零售業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占有主動(dòng)權(quán)，形成良性循環(huán)。

2.物流成本控制。它是衡量零售業(yè)經(jīng)營管理水平的重要標(biāo)志，也是影響零售業(yè)經(jīng)營成果的重要因素。主要包括：建立物流中心，統(tǒng)一配送；利用第三方物流；采用各種先進(jìn)的物流技術(shù)等?？旖莸男畔⒎答伜透咝У奈锪鞴芾硐到y(tǒng)，可以使商品存量大大降低，資金周轉(zhuǎn)速度加快，企業(yè)成本自然降低。

3.通過建立了完善的內(nèi)部控制管理和評(píng)價(jià)體系，案例中的連鎖超市對(duì)存貨加強(qiáng)管理，提升了公司的經(jīng)營管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力。