李奇霞
內部控制 采購業(yè)務
引言
內部控制建設是公司一項重大的系統(tǒng)工程。一方面不僅要不斷完善公司的內部控制環(huán)境,增強全員控制意識;另一方面還需要從公司實際情況出發(fā),結合公司的各方面因素,對公司各環(huán)節(jié)存在的問題和存在的風險進行系統(tǒng)的評估,根據(jù)公司存在的問題和存在的風險點建立一套完整的管理制度、控制流程和手段,加強公司的信息系統(tǒng)建設,強化內部監(jiān)督,制定和實施一系列制度、程序和方法,實現(xiàn)法人治理機構各施其職、內部控制機制健全、管理層級少、風險控制到位,形成一套符合企業(yè)實際的、有效的、健全的對風險進行事前防范、事中控制、事后監(jiān)督和糾正的內部控制機制。
采購業(yè)務是企業(yè)生產經營管理中的首要環(huán)節(jié),采購業(yè)務發(fā)生頻繁、工作量大、運行環(huán)節(jié)多,容易產生管理漏洞。采購業(yè)務內部控制制度的設計主要是規(guī)范采購與付款行為、防范采購與付款過程中的差錯與舞弊行為。
基本原則
企業(yè)在設計采購業(yè)務內部控制制度時應遵循內部控制制度的一般原則:一是合法性原則,內部控制作為一種規(guī)范必須建立在國家有關法律、法規(guī)、準則與制度基礎上;二是有效性原則,內部控制設計應適應企業(yè)內部的治理結構和管理要求,并考慮企業(yè)文化與員工素質。內部控制作為企業(yè)一項重要的制度,必須能切實可行;三是制約性原則,內部控制必須能夠制約單位的經濟活動,應該賦予企業(yè)內部各方面人員相應的權利以及與之匹配的責任,任何人不得擁有超越內部控制制度的權力;四是全面性原則,內部控制應涵蓋企業(yè)各項經濟業(yè)務及相關崗位,并能針對業(yè)務處理過程中的關鍵控制點,落實到決策、執(zhí)行、監(jiān)督與反饋等各個環(huán)節(jié);五是牽制性原則,內部控制應當保證企業(yè)內部涉及不相容職務的機構、崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分,做到不相容職務相互分離;六是效益性原則,企業(yè)在設計內部控制時,必須強化經濟效益,應以合理的控制成本達到最佳的控制效果。
采購業(yè)務內控制度及流程
為了加強公司經營管理,嚴格規(guī)范公司物資供應管理工作,降低采購成本,減少材料消耗,提高經濟效益和企業(yè)核心競爭能力,公司實行“統(tǒng)一管理、分級負責、供管并舉、降耗提效”管理制度。公司的物資供應管理工作在主管經理的領導下,由供銷管理中心負責。
采購業(yè)務內控流程主要是:
(1)一是,請購與審批。建立采購申請制度,加強采購預算管理,嚴格請購審批制度,建立集體決策機制。二是,采購與驗收。建立供應商評估和準入制度,合理選擇采購方式,完善采購物資定價機制,及時簽訂采購合同,加強物資驗收管理,做好會計記錄工作,加強物資運輸管理,健全退貨管理制度。三是,付款。完善付款流程,嚴格審批,若不符合規(guī)定,應拒絕付款,合理選擇付款方式,選擇適當付款方式,如分期,避免資金損失,加強預付賬款和定金管理,加強應付賬款和應付票據(jù)管理。
YH集團案例介紹
YH集團公司是國內一家以連鎖方式經營超市的現(xiàn)代商業(yè)流通企業(yè)集團公司,以連鎖方式經營大型超市、便利超市等業(yè)務。十年創(chuàng)業(yè),飛躍發(fā)展,是中國企業(yè)500強之一,是國家級“流通”及“農業(yè)產業(yè)化”雙龍頭企業(yè),獲“中國馳名商標”,YH已發(fā)展成為以零售業(yè)為龍頭,以現(xiàn)代物流為支撐,以現(xiàn)代農業(yè)和食品工業(yè)為兩翼,以實業(yè)開發(fā)為基礎的大型集團企業(yè)。
存貨采購業(yè)務流程由公司內審部門負責制定清晰的業(yè)務流程圖,存貨管理業(yè)務主要涵蓋存貨的采購與存貨的倉儲管理兩個部分,該公司需要理清采購與倉儲管理兩項業(yè)務的工作流程、相關參與部門以及控制的關鍵要點,通過調查訪談和信息反饋及時發(fā)現(xiàn)問題,并對流程圖進行修正加以完善。存貨管理過程中的風險主要有以下兩個方面:
(1)存貨采購計劃環(huán)節(jié)
該環(huán)節(jié)潛在的風險是采購計劃安排不合理,市場變化趨勢預測不準確,造成庫存短缺或積壓,可能導致企業(yè)銷售停滯或資源浪費。
(2)供應商管理
該環(huán)節(jié)潛在的風險是供應商選擇、信息管理和評價等方面易出現(xiàn)漏洞,授權審批不規(guī)范,可能導致采購物資質次價高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。
配套的信息系統(tǒng)信息技術的發(fā)展推動著傳統(tǒng)商業(yè)的發(fā)展,利用現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)企業(yè)管理的自動化、現(xiàn)代化、信息化,把信息技術充分運用于經營中,以最低的成本、最優(yōu)質的服務、最快速的反應來運作企業(yè),能夠不斷提高企業(yè)的經營效率。其會計信息系統(tǒng)的內部控制主要通過以下幾方面實現(xiàn):企業(yè)在商品流轉環(huán)節(jié)的會計處理實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的共享;業(yè)務數(shù)據(jù)核算的內容通過預先與財務系統(tǒng)設定的平臺裝載到財務系統(tǒng)服務器中;商品的購進、銷售、成本結轉、貨款結算各環(huán)節(jié)均實現(xiàn)了財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的無縫鏈接;通過直接調用信息系統(tǒng)的業(yè)務數(shù)據(jù)生成相關財務憑證??刂苾炔扛鳝h(huán)節(jié)成本,加強內部管理。
1.采購成本控制。采購成本是企業(yè)成本控制的重點,尤其是零售業(yè)成本控制的關鍵。要取得較低的采購成本,必須實行全球集中采購,降低供應商數(shù)量,并與之建立合作伙伴關系;從工廠直接進貨,縮短供應鏈,并采取后向一體化,改變交易方式,采用各種先進的供應鏈管理技術。將這種大批量低成本進貨優(yōu)勢,進一步轉化為相對較低的價格競爭優(yōu)勢,從而形成對消費者購買欲的有效刺激,使零售業(yè)在激烈的競爭中占有主動權,形成良性循環(huán)。
2.物流成本控制。它是衡量零售業(yè)經營管理水平的重要標志,也是影響零售業(yè)經營成果的重要因素。主要包括:建立物流中心,統(tǒng)一配送;利用第三方物流;采用各種先進的物流技術等??旖莸男畔⒎答伜透咝У奈锪鞴芾硐到y(tǒng),可以使商品存量大大降低,資金周轉速度加快,企業(yè)成本自然降低。
3.通過建立了完善的內部控制管理和評價體系,案例中的連鎖超市對存貨加強管理,提升了公司的經營管理水平和競爭力。