宋秀慧

本文針對政府會計裁度下固定資產管理面臨的新要求，分析了目前高校固定資產核算及管理現(xiàn)狀及可能面臨的困難，提出高校應當構建固定資產管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資產管理系統(tǒng)s財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，從而為政府會計改革的推進打下良好的基礎。

政府會計

固定資產管理系統(tǒng) 折舊 數(shù)據(jù)共享

2017年10月24日財政部發(fā)布了《政府會計制度一一行政事業(yè)單位會計科目和報表》（財會[ 2017] 25號），根據(jù)制度要求，自2019年1月1 日起，高校的會計核算遵循政府會計準則，按照政府會計制度執(zhí)行。政府會計制度的執(zhí)行，對高校固定資產的管理將產生重大影響，原有的固定資產管理及核算方式很難滿足新的制度管理要求。建立一個系統(tǒng)全面的固定資產管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享將十分必要。

固定資產管理的新要求

（1）固定資產計提折舊

根據(jù)政府會計準則及政府會計制度規(guī)定，學校的固定資產一般分為六類：房屋及構筑物；專用設備；通用設備；文物和陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動植物。除文物和陳列品、動植物、圖書、檔案、單獨計價人賬的土地和以名義金額計量的固定資產外，其他固定資產應當根據(jù)固定資產的性質和使用情況，合理確定其折舊使用年限按月計提折舊。

盡管在2014年發(fā)布的高校會計制度中明確規(guī)定高校應當對固定資產計提折舊，但是由于歷史原因，加上相關主管部門一直沒有對固定資產計提折舊出臺相應的實施細則，比如各類資產的折舊年限如何確定、已有存量資產尤其是房屋建筑物將如何進行折舊處理等，因此，各高校至今尚未對固定資產進行計提折舊核算。對于高校來講，一旦計提折舊，固定資產管理及核算的工作量將十分巨大，建立功能齊全的固定資產管理系統(tǒng)，實現(xiàn)固定資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享對固定資產折舊計提以及賬實核對工作都將提供極大便利。

（2）固定資產的披露

根據(jù)政府會計準則及政府會計制度規(guī)定，高校應當對會計年度內的固定資產進行披露，披露的內容包括固定資產不同類別的原值、不同類別的累計折舊以及賬面價值。已提足折舊的固定資產名稱、數(shù)量等情況。出租、出借固定資產以及固定資產對外投資等情況。目前固定資產的管理方式下，固定資產信息與財務信息是分離的，實施政府會計后，固定資產信息披露將是一個十分難解決的問題。

新的制度規(guī)定體現(xiàn)了固定資產處置的過程管理，對于數(shù)量龐大的高校固定資產來說，從申購、使用、管理以及處置都需要有一個功能強大的固定資產管理平臺來進行綜合管理，一方面可以將固定資產的實際狀態(tài)清晰完整地反映出來，另一方面也有利于財務部門準確高效地進行賬務處理，實現(xiàn)資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享也將大大提高固定資產核算及披露的準確性及效率。

固定資產管理系統(tǒng)構建

針對目前我國高等學校的實際管理及分工情況，建議高校通過構建固定資產管理系統(tǒng)來滿足固定資產管理的需要，通過將固定資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)固定資產人賬、計提折舊以及處置等自動賬務處理，盡量避免人工數(shù)據(jù)傳遞可能造成的錯誤。

固定資產管理系統(tǒng)是一個從申購、審批、購置、日常管理到處置的一體化系統(tǒng)。資產管理部門作為系統(tǒng)的管理部門，一方面連接著各資產使用部門，保證固定資產購置及調撥的合理性，另一方面連接著財務部門，保證固定資產價值核算的準確性以及資產存續(xù)及處置情況的及時反映。目前高校固定資產存在嚴重的賬實不符問題，建立固定資產管理系統(tǒng)實現(xiàn)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享將為這一問題的解決提供極大的便利。以下我們將結合固定資產的管理及核算流程對固定資產管理系統(tǒng)的功能進行簡要介紹。

（1）固定資產申購

資產使用部門根據(jù)當年的預算批復情況在固定資產管理系統(tǒng)的申購模塊向資產管理部門提出申購請求，在經費負責人、資產管理部門、財務部門審核通過之后，由資產管理部門負責采購，符合條件的可以自行采購。在申購審批時，資產管理部門應當根據(jù)資產管理系統(tǒng)中反映的已有固定資產情況綜合考慮，然后決定該項固定資產是新購置還是從其他部門調撥或與其他部門共同使用。財務部門應當根據(jù)當年預算安排以及經費管理要求決定是否同意購置。

經審核通過的固定資產申購將生成《固定資產申購單》，財務入賬時作為購置依據(jù)。

（2）固定資產購置

對于已經通過申購環(huán)節(jié)審批的申購單，相關部門應當及時進行采購。采購完成后，資產使用部門到資產管理部門辦理相應手續(xù)，落實使用單位、使用人以及存放地點等信息；資產管理部門根據(jù)使用單位提供的信息進行固定資產登記，根據(jù)國家相關規(guī)定確定固定資產所屬類別、折舊年限及計提方式，完成資產的新增入庫手續(xù)。

經驗收入庫的固定資產應當在系統(tǒng)中生成擁有唯一編碼的固定資產卡片及條形碼，固定資產卡片由資產管理部門、資產使用部門及財務部門各持一聯(lián)，分別用以資產存檔、部門備查及財務入賬；固定資產條形碼由資產使用部門粘貼到相應的固定資產上以方便管理。

（3）固定資產人賬

已經驗收入庫的固定資產應當及時入賬。資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)在實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接后，固定資產的財務人賬工作將大大簡化，已經驗收入庫的固定資產將在資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)中實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，財務人員根據(jù)《固定資產申購單》、固定資產購置發(fā)票、合同以及固定資產卡片上的編碼信息將待入賬的固定資產調入財務系統(tǒng)并進行核對，核對無誤后財務系統(tǒng)根據(jù)固定資產的價格、資產分類等性質直接生成固定資產記賬憑證，這不僅極大減少了原有的基礎工作量，更重要的是固定資產人賬的準確性極大提高，為固定資產的賬實核對工作打下了良好的基礎。

（4）固定資產計提折舊

每月末，財務部門根據(jù)固定資產管理系統(tǒng)中已經設定的資產金額及折舊方式計提折舊，由資產管理系統(tǒng)自動將相應數(shù)據(jù)轉入財務系統(tǒng)，完成當月固定資產的折舊計提核算。

（5）固定資產處置及入賬

當固定資產達到使用年限或發(fā)生毀損等情況時，資產使用部門通過固定資產管理系統(tǒng)向資產管理部門提出處置申請，經使用部門負責人、資產管理部門審核同意后方可進行相關資產處置。資產管理部門根據(jù)處置資產情況在資產管理系統(tǒng)中將相應的資產進行處置標記。

已經通過處置申請的固定資產應當生成《固定資產處置申請單》，作為財務人賬的依據(jù)。

財務部門根據(jù)資產管理部門提供的處置申請單在系統(tǒng)中將相應的資產編碼調出生成固定資產待處置憑證，資產處置完成后還應根據(jù)相應的處置收入及費用情況進行相應賬務處理。

（6）固定資產盤點

資產盤點在高校中一直是一項推進困難的工作，高校的存量資產很多，由于歷史原因，很多固定資產早已丟失或無法落實其存放地點，固定資產盤點形同虛設。在實行政府會計制度之前，各高校應當對存量固定資金進行詳細盤點，資產管理部門的固定資產記錄與財務系統(tǒng)中的固定資產應當核對一致，對于盤盈、盤虧固定資產應當及時進行處理。

固定資產的盤點要求資產與財務部門共同參加，在盤點時一方面要保證固定資產管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)賬賬相符，在實現(xiàn)資產管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接后，這一核對將十分簡單易行；另一方面，固定資產的盤點要保證固定資產管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與固定資產實物相符，我們建議在資產使用部門指定固定資產管理員，固定資產管理系統(tǒng)中設有盤點管理模塊，每一固定資產在驗收入庫時都會生成唯一的條形碼，管理員在盤點時采用掃碼器對固定資產條形碼進行掃描，相應資產掃描圖片上傳固定資產管理系統(tǒng)，最大程度上保證每項固定資產的盤點真實有效。

除了定期要求固定資產管理員對本部門固定資產進行盤點外，資產管理部門也需要定期或不定期對全校固定資產進行盤點，保證固定資產盤點落到實處。

小結

固定資產管理系統(tǒng)是更好地執(zhí)行政府會計制度、提高固定資產管理及核算的工作效率、解決固定資產賬實不符及賬賬不符的有效手段，但是系統(tǒng)的建設離不開固定資產管理制度的健全，離不開相應內部控制制度的完善，離不開各部門對資產管理工作的支持與配合。為了更好地發(fā)揮系統(tǒng)的促進作用，我們應當為信息化建設提供一個良好的環(huán)境，在大家的共同努力下推進高校的信息化建設進程，使高校固定資產的管理及核算水平更上一個臺階。

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