白玲

摘 要：隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)，因其儲(chǔ)存量大、查閱方便、處理迅速、準(zhǔn)確率高等諸多優(yōu)點(diǎn)，正以極快的速度深入到高中學(xué)校的檔案管理中。信息技術(shù)有獨(dú)特的文字處理軟件，加上表格和圖形分門別類地歸類和整理檔案資料，使檔案資料的管理更加規(guī)范、更加合理、更加科學(xué)，使檔案管理工作盡快達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，真正為學(xué)校的教育、教學(xué)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；高中學(xué)校；檔案管理

學(xué)校檔案室始終以服務(wù)師生為宗旨，積極配合各個(gè)科室，做好檔案的日常管理工作，充分履行檔案綜合服務(wù)的職能作用，做到了各類事項(xiàng)安排合理有序，不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)、加強(qiáng)檔案的深層次開發(fā)和利用、努力提高檔案的利用效果，有效地保證了學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

根據(jù)《檔案法》第三章《檔案的管理》第十二條：按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。（中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法（2017年修正版））。所以目前出現(xiàn)了各個(gè)單位加班加點(diǎn)集中人力、物力、財(cái)力來整理檔案的現(xiàn)象，高中學(xué)校也不例外，為何出現(xiàn)這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的現(xiàn)象？與之前傳統(tǒng)的檔案管理有不可推卸的責(zé)任。今天就談?wù)劯咧袑W(xué)校的檔案管理及檔案管理的今后發(fā)展。

一、高中學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

許多高中學(xué)校都存在對檔案工作了解不夠或了解不深的現(xiàn)象，導(dǎo)致有許多檔案資料收集有疏漏或從未收集的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，即便收集了的檔案資料也是不全面或沒有規(guī)范整理的。而日復(fù)一日積累的檔案資料，學(xué)校由于缺乏對檔案的管理經(jīng)驗(yàn)不足和重視程度不夠，檔案資料就會(huì)雜亂無章的堆積如山，既沒有收集整理也沒有組卷裝訂，上級(jí)文件如此，學(xué)校資料如此，教師和學(xué)生個(gè)人信息資料也如此。所以當(dāng)教育部要求全國教師要完善自己的信息時(shí)，出現(xiàn)了許多教師在查找自己的分配文、工資文、職稱文幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)都找不到的現(xiàn)象。筆者還知道一件更離譜的事情，有幾位黨齡5、6年的黨員，黨費(fèi)也交了幾年了，結(jié)果在整理檔案時(shí)卻找不到入黨申請，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)說他還沒有入黨，不是黨員，諸如此類的事情絕非巧合。我們進(jìn)一步究其原因：

1.各個(gè)高中學(xué)校對檔案管理工作不夠重視。學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的見證資料，記錄著學(xué)校有怎樣的過去，有怎樣的教師團(tuán)隊(duì)，送出了一批又一批如何優(yōu)秀的學(xué)生等等。如果這些檔案資料管理得當(dāng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還可以根據(jù)這些資料運(yùn)籌帷幄、很好的規(guī)劃學(xué)校的未來。但遺憾的是，以前幾乎所有的高中學(xué)校對檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)其重要性，學(xué)校的檔案資料也是常年束之高閣、無人問津、落滿灰塵 。這樣檔案就成了一種擺設(shè)，當(dāng)然也不能很好的發(fā)揮出它的利用價(jià)值，更不能給我們的工作提供任何幫助。

2.不能選用優(yōu)秀的檔案管理員。接觸過過去高中學(xué)校檔案管理員的人都知道，過去的檔案管理員都是些快要退休的老教師、老同志，或者是些不在一線的教師擔(dān)任。并不是說這些管理員不夠稱職而是檔案管理絕非是件易事，不是隨便什么人都能擔(dān)此重任的。首先，高中學(xué)校每年流動(dòng)的學(xué)生數(shù)量很大，再加上教職工，所以檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)也很大。而過去的檔案管理方式又很傳統(tǒng)。所有的信息資料都要檔案管理人員手工錄入，且不說這樣的方式帶給管理人員的工作量有多大、工作效率有多低而且不免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)錄或漏錄，導(dǎo)致信息出現(xiàn)偏差、遺漏甚至張冠李戴，還有在錄入過程中信息的保密性誰又能保證？

3.查閱不方便，更新更是難于上青天。高中學(xué)校每年檔案的數(shù)據(jù)都要大幅度變動(dòng)且信息量又多。如需要查找檔案時(shí)，很是繁瑣。在傳統(tǒng)的手工檔案管理模式下，高中學(xué)校檔案因?yàn)殚L年累月的積累，產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)是無法預(yù)測的，再如果用手工方式去查去更新，簡直就是大海撈針。所以高中學(xué)校的檔案現(xiàn)狀就是用時(shí)很難找，不用時(shí)又嫌礙事。這樣就會(huì)嚴(yán)重影響和制約高中學(xué)校檔案管理的有效作用和使用效率。

鑒于以上種種幾點(diǎn)，我們不難看出，傳統(tǒng)的高中學(xué)校的檔案管理工作基本處于癱瘓狀態(tài)。那么，為何不利用信息技術(shù)來進(jìn)行檔案管理呢？

二、信息技術(shù)的特點(diǎn)

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)不僅被廣泛應(yīng)用到教育教學(xué)當(dāng)中，而且因?yàn)楝F(xiàn)代信息特有的處理技術(shù)，正以極快的速度深入到高中學(xué)校的檔案管理中，利用信息技術(shù)來管理檔案，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中難以解決的許許多多問題。

眾所周知，信息技術(shù)是用電腦來進(jìn)行操作完成的，其最大的優(yōu)點(diǎn)就是儲(chǔ)存量大、查閱方便、處理迅速、準(zhǔn)確率高。我們可以利用信息技術(shù)獨(dú)特的文字處理軟件，加上表格和圖形分門別類地歸類和整理檔案資料，使檔案資料的管理更加規(guī)范、更加合理、更加科學(xué)，那么無論是對檔案管理人員還是需要查找檔案的人員豈不是更方便更快捷？

利用信息技術(shù)來管理檔案，就是要把檔案資料完完全全儲(chǔ)存到電腦固定統(tǒng)一的系統(tǒng)中，而輸入過程由檔案管理員來操作完成的，如果再使用電子加密技術(shù)，對不同類別的檔案資料進(jìn)行加密。這樣一方面不會(huì)存在閑雜人員因?yàn)楦Q視機(jī)密檔案而泄密的情況；另一方面也改善了檔案資料儲(chǔ)存的條件和環(huán)境，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料因被蟲咬被水浸而損壞的情況，更不會(huì)出現(xiàn)檔案資料霉?fàn)€，字跡褪變而模糊不清的情況，增加了檔案資料的保存壽命；除此之外信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息自動(dòng)檢索的同時(shí)也可以遠(yuǎn)程輸送。這樣既提高了學(xué)校檔案管理的效率又保證了學(xué)校檔案的質(zhì)量。

三、使用信息技術(shù)管理檔案需要注意的細(xì)節(jié)

高中學(xué)校檔案信息化管理工作紛繁復(fù)雜、資料眾多、保密性強(qiáng)，檔案信息化管理工作就是要把管理工作做到最優(yōu)化。所以對檔案管理員的要求也相對較高。高中學(xué)校檔案管理工作必須具備：一是實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理；二是要掌握與檔案信息處理有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)。掌握檔案計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用方式：即檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索，檔案自動(dòng)儲(chǔ)存和檢索；檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理；計(jì)算機(jī)輔助立卷；檔案自動(dòng)標(biāo)引；檔案資料的自動(dòng)編輯、文檔一體化自動(dòng)管理；檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制；字跡褪變檔案的信息增強(qiáng)和恢復(fù)性處理。

正因如此，高中學(xué)校檔案管理員，必須要有較高的素質(zhì)、知識(shí)儲(chǔ)備量要大、工作能力強(qiáng)、熟練掌握信息技術(shù)，嫻熟利用電子計(jì)算機(jī)來制作、使用和維護(hù)檔案文件，否則無法真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。也只有這樣的人員才有較強(qiáng)的分析問題的能力和編研水平，才會(huì)把現(xiàn)代信息技術(shù)靈活地準(zhǔn)確地運(yùn)用到檔案信息化管理之中，使高中學(xué)校的檔案信息化管理工作趨于完善、優(yōu)化，提高工作效率。其次，管理員還要有很高的人格修養(yǎng)和職業(yè)操守，以至于許多機(jī)密檔案資料才不會(huì)被泄露。作為信息技術(shù)檔案管理員，要善于學(xué)習(xí)，善于吸收新觀念、新思想、新方法、新知識(shí)，及時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬知識(shí)面。力求把現(xiàn)代信息化技術(shù)最大程度的運(yùn)用到檔案管理中，使檔案管理工作盡快達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，真正為學(xué)校的教育、教學(xué)服務(wù)。

高中學(xué)校檔案牽引著學(xué)校的過去、現(xiàn)在和未來，高中學(xué)校檔案管理是否到位，檔案資料文件的使用是否得當(dāng)有效，關(guān)乎著學(xué)校的未來發(fā)展和出路?？萍际巧鐣?huì)發(fā)展的第一生產(chǎn)力，所以要想使高中學(xué)校發(fā)展的更好、走的更長遠(yuǎn)，就要利用信息技術(shù)來管理學(xué)校檔案資料文件，既做好檔案信息技術(shù)管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員，只有轉(zhuǎn)變思想、接受新事物，才會(huì)真正享受到信息技術(shù)對檔案管理工作帶來的便捷。也只有把現(xiàn)代信息化技術(shù)最大程度的運(yùn)用到檔案管理中，使檔案管理工作盡快達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，真正為學(xué)校的教育、教學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]《檔案管理人員掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能的必要性》周麗萍、斯日格楞.2001年12月， 豆丁網(wǎng)

[2]《計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用》.樊莉麗.《中國管理信息化》.2014年底2期

[3]淺談信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用[J].陳燕.科技信息.2009（15）