熊文敏

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，應(yīng)用軟件功能逐漸增強(qiáng)，office軟件在各領(lǐng)域的應(yīng)用也不斷深入。近幾年，企業(yè)規(guī)模越來越大，社會對企業(yè)的各項(xiàng)工作提出了更高的要求，尤其是對企業(yè)各種數(shù)據(jù)的計(jì)算和分析。用Excel來編制表格，計(jì)算并匯總數(shù)據(jù)已經(jīng)成為很多企業(yè)辦公人員必備能力。

一、引言

Excel作為office辦公軟件的重要組成部分，可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理，尤其是數(shù)據(jù)分析功能，這個(gè)功能可以大幅提高數(shù)據(jù)分析的有效性，提高工作效率，在工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。

二、數(shù)據(jù)透視表概述

EXCEL中最有創(chuàng)造性、技術(shù)性和強(qiáng)大分析能力的工具，便是數(shù)據(jù)透視表。它可以對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行合并匯總，能對明細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效全面分析，可以通過轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)的行和列來查看源數(shù)據(jù)的不同匯總情況，同時(shí)可以通過不同的頁面來篩選數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)分析的需要顯示區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)，并伴隨源數(shù)據(jù)的更新而自動(dòng)更新數(shù)據(jù)處理結(jié)果。使用數(shù)據(jù)透視表可以深入析數(shù)值數(shù)據(jù)，并且可以回答一些預(yù)計(jì)不到的數(shù)據(jù)問題。

三、數(shù)據(jù)透視表在會計(jì)工作中的應(yīng)用

（一）數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源

如果要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，數(shù)據(jù)源必須是規(guī)則的數(shù)據(jù)，表格的首行為字段的形成，不能為空，數(shù)據(jù)源中不要出現(xiàn)空白的單元格且不要合并單元格，每個(gè)字段中的數(shù)據(jù)類型保持一致性，要想數(shù)據(jù)透視表使用時(shí)快捷方便，就要先保證數(shù)據(jù)的規(guī)則性，尤其是在數(shù)據(jù)量比較大的時(shí)候，數(shù)據(jù)透視表的優(yōu)勢更容易被突顯。數(shù)據(jù)源的引入可以是外部數(shù)據(jù)，也可以是當(dāng)前數(shù)據(jù)，可以來自EXCEL，也可以來自ACCESS數(shù)據(jù)等或者純文本文件。

（二）如何創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

首先從工作表的插入菜單選擇“數(shù)據(jù)透視表”，分成四個(gè)區(qū)域：1、篩選器：添加字段到篩選器中可以使該字段包含在數(shù)據(jù)透視表的篩選區(qū)域中，以便對其獨(dú)特的數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行篩選。2、列標(biāo)簽：添加你所需要的信息字段到列標(biāo)簽區(qū)域可以在數(shù)據(jù)透視表頂部顯示該字段的獨(dú)特的值。3、行標(biāo)簽：添加你所需要的信息字段到行標(biāo)簽區(qū)域可以在數(shù)據(jù)透視表左邊的整個(gè)區(qū)域顯示來自該字段的獨(dú)特值。4、值字段：添加你所需要的信息到值區(qū)域，可以使該字段包含在數(shù)據(jù)透視表的數(shù)值區(qū)域中，并使用該字段中的值進(jìn)行指定的計(jì)算，如：求和、計(jì)數(shù)、平均值等。

四、數(shù)據(jù)透視表的具體操作

在會計(jì)的日常工作中，經(jīng)常會遇到表1中相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總，如果手動(dòng)匯總，訂單較多的情況下，耗時(shí)費(fèi)力，并且容易出錯(cuò)。所以需要用到“數(shù)據(jù)透視表”功能來解決這個(gè)問題。

在EXCEL工作表中，選擇并單擊菜單中的“數(shù)據(jù)透視表”，系統(tǒng)出現(xiàn)“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，選擇區(qū)域和放置位置即可。在字段設(shè)置中選擇所需要的信息分別放置到數(shù)據(jù)透視表的四個(gè)區(qū)域：例如：統(tǒng)計(jì)匯總銷售人員林丹的訂單金額數(shù)，具體步驟如下，創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)透視表后，將字段列表中的銷售人員與訂單金額勾選到數(shù)據(jù)透視表對應(yīng)區(qū)域。勾選后，銷售人員會自動(dòng)排列到行字段，訂單金額自動(dòng)排列到值字段，匯總方式為求和。在銷售人員右側(cè)小三角箭頭標(biāo)簽內(nèi)取消全選，只選擇林丹，則顯示出最終結(jié)果。

五、結(jié)束語

作為快速匯總，對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的交互式工具，數(shù)據(jù)透視表不用編程，不用函數(shù)，簡單方便，易學(xué)易用，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)透視表或圖，讓數(shù)據(jù)更加靈動(dòng)、直觀。總之，利用數(shù)據(jù)透視表可以進(jìn)行卓有成效的數(shù)據(jù)管理及分析，滿足管理需求。（作者單位為湖南信息學(xué)院管理學(xué)院）