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        工程檔案管理工作與電子信息化建設(shè)

        2018-05-14 12:12:04張克芬
        今日財(cái)富 2018年8期
        關(guān)鍵詞:資料檔案管理單位

        張克芬

        隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與電子信息的普及,電子信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會(huì)各行各業(yè)中,工程檔案管理行業(yè)也不例外。電子信息技術(shù)在工程檔案管理工作中的應(yīng)用,極大地革新了工程檔案管理的模式和方法,顯著提高了工程檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性與標(biāo)準(zhǔn)性。與此同時(shí),創(chuàng)建健全完善的工程檔案電子信息化管理體系已經(jīng)成為我國(guó)許多工程檔案管理部門的重要任務(wù)。

        一、我國(guó)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

        目前我國(guó)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀并不理想,在具體的工程檔案管理工作實(shí)踐中,主要存在以下三方面的不足。第一,工程檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。我國(guó)許多工程檔案管理人員都不是科班出身的專業(yè)檔案管理人員,他們既缺乏相應(yīng)的工作責(zé)任心,也不具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí),在創(chuàng)建工程檔案時(shí),只求短時(shí)間的應(yīng)付了事,沒(méi)有養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣,從而常常出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)搜集不全面、檔案管理和檔案歸檔出現(xiàn)間歇性中斷,檔案信息資料滯后、不完整,檔案可信度、真實(shí)性不足等問(wèn)題。第二,檔案管理方法滯后,缺乏健全完善的工程檔案電子化管理制度與管理規(guī)范。目前我國(guó)許多建設(shè)單位的檔案管理方法都較為滯后,缺乏健全完善的工程檔案電子化管理制度與管理規(guī)范。這樣相關(guān)工作人員在進(jìn)行工程檔案管理時(shí)就無(wú)據(jù)可依。同時(shí)因?yàn)樵S多檔案管理部門自身的組織結(jié)構(gòu)疏松,很難從上而下形成一個(gè)較為嚴(yán)格的工程檔案管理實(shí)施監(jiān)管制度,這樣就造成工程檔案管理工作難以有效落實(shí)。第三,工程檔案管理水平較低。目前我國(guó)有些建設(shè)單位的工程檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)落后的人工檔案管理方式,這樣不但難以細(xì)化地對(duì)工程檔案資料進(jìn)行歸類保存。而且在需要時(shí),也無(wú)法及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行精確檢索與查找。有些建設(shè)單位雖然在工程檔案管理實(shí)踐中,應(yīng)用了現(xiàn)代電子信息技術(shù),但是因?yàn)楣ぷ魅藛T自身的職業(yè)素養(yǎng)不高,他們對(duì)電子信息新技術(shù)的掌握與應(yīng)用程度也就非常有限,在出現(xiàn)工程問(wèn)題時(shí),檢索起來(lái)也較為緩慢。

        二、電子信息技術(shù)在工程檔案管理工作中的重要作用

        (一)有助于提升工程檔案管理的工作效率

        將電子信息技術(shù)應(yīng)用在工程檔案管理工作中后,紙質(zhì)的工程檔案文字資料輸入計(jì)算機(jī)中,被轉(zhuǎn)化成相應(yīng)格式的數(shù)據(jù)化信息。這樣一方面,節(jié)省了紙質(zhì)工程檔案文字資料的儲(chǔ)存空間,能夠有效防止工程檔案文件的丟失,另一方面這些數(shù)據(jù)化信息資料在管理與保存方面也更為方便。再加上現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的檢索功能比較齊全,所以在工程建設(shè)需要時(shí),檔案管理人員能夠依據(jù)相關(guān)的建檔時(shí)間、建檔檔號(hào)、工程名稱、工程委托號(hào)、工程試驗(yàn)人等眾多檢索關(guān)鍵詞有針對(duì)性地精確查找出相關(guān)的工程檔案資料,這樣就進(jìn)一步提升了工程檔案管理工作效率。

        (二)有助于提高工程檔案資料的有效利用率

        相較于傳統(tǒng)的人工存儲(chǔ)信息資料方式,電子信息化方式存儲(chǔ)資料數(shù)據(jù)的最大優(yōu)點(diǎn)就是能夠突破時(shí)空對(duì)工程資料的限制,使工程檔案資料能隨時(shí)隨地被相關(guān)人員查閱。換句話講,將電子信息技術(shù)應(yīng)用于工程檔案管理中,不但可以利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)全面采集、科學(xué)整理與完整保存各類工程數(shù)據(jù)與工程建設(shè)資料,還能夠依據(jù)工程建設(shè)部門的各項(xiàng)具體要求,及時(shí)為工程建設(shè)人員調(diào)取與檢索其所需的相關(guān)資料信息。這樣就實(shí)現(xiàn)了工程檔案管理與工程建設(shè)工作的同步,工程檔案資料能夠及時(shí)的被工程建設(shè)部門共享,工程信息資料的有效利用率明顯提高。

        (三)有助于降低工程建設(shè)成本

        第一,將電子信息技術(shù)應(yīng)用在工程檔案管理中后,工程檔案管理工作的效率加快,建設(shè)單位所需的檔案管理人員明顯減少,這樣其所耗費(fèi)的員工薪資支出也會(huì)相應(yīng)的減少。第二,工程建設(shè)是一項(xiàng)十分復(fù)雜繁瑣的工作,在其建設(shè)過(guò)程中通常涉及的人員和工種較多,如果僅憑借傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計(jì)方式管理工程檔案,無(wú)可避免地會(huì)出現(xiàn)一些檔案管理漏洞,降低檔數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性,嚴(yán)重者將直接影響后續(xù)的工程設(shè)計(jì)和工程施工進(jìn)程,從而加大了工程建設(shè)成本。而將電子信息技術(shù)應(yīng)用在工程檔案管理中后,工程檔案管理工作變得更加得標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)化、規(guī)范化與系統(tǒng)化,這樣就能夠有效避免工程檔案管理疏漏,優(yōu)化工程建設(shè)結(jié)構(gòu),降低工程建設(shè)成本。

        三、加強(qiáng)工程檔案管理電子信息化建設(shè)的有效途徑

        (一)加強(qiáng)各部門對(duì)工程檔案管理電子信息化建設(shè)工作的重視

        我國(guó)目前工程檔案管理電子信息化建設(shè)程度之所以不高,其首要原因是建設(shè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員對(duì)工程檔案管理電子信息化建設(shè)工作不重視。這就需要工程建設(shè)單位的各個(gè)部門及早樹立正確的工程檔案電子化管理觀念,并在單位內(nèi)部頻繁宣傳工程檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì),使全體工作人員充分認(rèn)識(shí)到電子信息技術(shù)對(duì)工程檔案管理的重要促進(jìn)作用,同時(shí)進(jìn)一步強(qiáng)化建設(shè)單位全體員工的服務(wù)意識(shí),以促使他們自覺地配合與參與到工程檔案電子信息化建設(shè)工作中來(lái)。

        (二)全面采集與正確歸檔工程檔案原始數(shù)據(jù)

        工程檔案的各類原始數(shù)據(jù),是建設(shè)工程檔案電子信息化管理體系的基本資料,所以相關(guān)的工程檔案管理人員必須進(jìn)一步做好工程檔案原始數(shù)據(jù)的全面采集與正確歸檔工作。在日常的工程檔案管理工作中,利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、高清掃描儀等各類先進(jìn)的電子化數(shù)字輸入設(shè)備及時(shí)將工程建設(shè)中的各類文字資料與相關(guān)圖紙轉(zhuǎn)化成相應(yīng)格式的數(shù)據(jù)信息,科學(xué)分類與完整保存起來(lái),方便后期應(yīng)用。

        (三)進(jìn)一步提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

        現(xiàn)階段我國(guó)的工程檔案管理工作水平較低,很大一部原因是在許多建設(shè)單位中負(fù)責(zé)檔案管理工作的并非專業(yè)的檔案管理人才,而是從其它部門臨時(shí)調(diào)來(lái)兼職的。這就決定了他們的檔案管理理念落后,檔案管理技能有限。這就需要建設(shè)單位積極聘用那些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的高學(xué)歷人擔(dān)任工程檔案管理員。他們不擔(dān)接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)教育,同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與掌握程度也較高。在實(shí)際的工作中,更能充分利用已學(xué)過(guò)的檔案管理專業(yè)知識(shí)規(guī)范化系統(tǒng)化地開展好檔案管理電子信息化建設(shè)工作。同時(shí),如果當(dāng)前建設(shè)單位的專業(yè)檔案管理人才確實(shí)不足,不得不由其它部門的員工兼職。對(duì)于這些兼職員工,建設(shè)單位要對(duì)他們進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn),只有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)并考核及格后,才能上崗。這樣可以有效確保建設(shè)單位檔案管理的正確性、真實(shí)性與完整性。

        (四)制定科學(xué)系統(tǒng)的工程檔案信息化管理制度

        工程檔案信息化管理制度是順利開展工程檔案電子信息化建設(shè)工作的依據(jù)和基礎(chǔ),建設(shè)單位必須盡早創(chuàng)建一套科學(xué)系統(tǒng)工程檔案信息化管理制度,才能有效確保后續(xù)工程檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)范有效進(jìn)行。一方面建設(shè)單位要?jiǎng)?chuàng)建較為明確的工程檔案信息化管理責(zé)任體制。將工程檔案電子化管理的各項(xiàng)責(zé)任明確落實(shí)到相應(yīng)的部門和員工個(gè)人。另一方面,建筑單位應(yīng)該制定有效的工程檔案信息化管理獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)于那些在工程檔案管理信息化建設(shè)工作中表現(xiàn)良好的部門和個(gè)人給予相應(yīng)的表?yè)P(yáng)與物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),而對(duì)于那些不配合工程檔案管理信息化建設(shè)工作的則給予相應(yīng)的懲罰,以調(diào)動(dòng)全體員工參與工程檔案管理信息化建設(shè)的積極性。

        四、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,目前我國(guó)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀并不是十分理想,在工程檔案管理實(shí)踐中依然普遍存在著工程檔案管理意識(shí)差,管理方式落后,管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏、管理水平低等不足之處。而將電子信息技術(shù)應(yīng)用到工程檔案管理工作中,則有助于提升工程檔案管理的工作效率,提高工程檔案資料的有效利用率,同時(shí)顯著降低工程建設(shè)成本。所以在工程檔案管理實(shí)踐中,相關(guān)檔案管理人員必須積極采取有效途徑,不斷加強(qiáng)工程檔案的電子信息化建設(shè)。唯有如此才能有效改進(jìn)我國(guó)工程檔案管理工作的弊端,切實(shí)推動(dòng)我國(guó)工程檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。(作者單位為中鐵二十局集團(tuán)第五工程有限公司)

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