唐婷

[摘 要] 在高?；A(chǔ)課程中有一門《計算機應(yīng)用基礎(chǔ)》課，其中會講到演示文稿的制作，演示文稿又簡稱為PPT。演示文稿制作技術(shù)已成為現(xiàn)代化辦公中人人必備的一項技能，無論你從事什么職業(yè)，掌握好PowerPoint演示文稿設(shè)計技巧都能起到事半功倍的效果。

[關(guān) 鍵 詞] 計算機應(yīng)用基礎(chǔ)；演示文稿；PPT；現(xiàn)代化辦公

[中圖分類號] TP37 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）30-0208-02

設(shè)計效果好的PPT讓人印象深刻，而大多數(shù)PPT存在設(shè)計呆板，配色不好看，找不到重點等問題，通過長期教學(xué)實踐，總結(jié)出很多制作演示文稿的經(jīng)驗。如何設(shè)計出適合自己需要的專業(yè)PPT，主要從設(shè)計技巧與藝術(shù)方面探討?？偟膩碚f，制作出的PPT最好能達(dá)到以下效果：內(nèi)容準(zhǔn)確清晰，PPT主要用于表達(dá)觀點，其中的信息應(yīng)簡練精準(zhǔn)，表達(dá)邏輯性強，重點突出；版式簡潔大方，PPT設(shè)計應(yīng)統(tǒng)一風(fēng)格，配色符合行業(yè)特征；動畫設(shè)計要恰到好處，能吸引觀眾的注意力，讓所表達(dá)的觀點自然連貫。

一、PowerPoint演示設(shè)計技巧

（一）提取內(nèi)容。反復(fù)讀取原文，將原始材料整理歸納好，將重要內(nèi)容標(biāo)注出來，適當(dāng)?shù)乜偨Y(jié)段落大意，標(biāo)明層次關(guān)系，可以用不同顏色突出顯示各層次文檔。

（二）規(guī)劃邏輯圖。畫出邏輯圖，確定主要觀點、次要觀點，建立好目錄，讓整個展示邏輯清晰。

（三）制作模板。通過幻燈片母版設(shè)計基本方案，比如文字字體、字號，段落的行距、縮進(jìn)方式，背景圖片的配色方案等。

（四）制作導(dǎo)航頁。設(shè)計目錄頁和過渡頁，快速將PPT模塊化。

（五）制作基本內(nèi)容頁。將提煉的內(nèi)容放入PPT中，一個觀點內(nèi)容盡量放一頁，暫時不強求設(shè)計，后面再進(jìn)行調(diào)整。

（六）制作封面和封底。封面是觀眾第一眼看到的內(nèi)容，應(yīng)簡潔大氣，突出標(biāo)題，封面背景應(yīng)采用高質(zhì)量的圖片，給人完美的視覺效果；封底一般為感謝語句，應(yīng)親切溫馨。

（七）精細(xì)化設(shè)計。配置圖片，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖表，設(shè)計適宜的動畫，讓內(nèi)容呈現(xiàn)層次，加小部件，讓頁面排版多樣化。

（八）審查。從頭開始播放一遍，查看內(nèi)容有無錯別字，播放順序是否連貫，設(shè)計效果是否達(dá)到要求，最后要考慮軟件版本兼容性問題，或者將演示文稿打包保存。

二、PowerPoint演示設(shè)計技巧與藝術(shù)探討

（一）語言

PPT中的語言文字應(yīng)簡明扼要、突出重點，能清晰地表達(dá)演講者的觀點。制作PPT開始時需要對原文件的文字進(jìn)行精簡、提煉、整理、歸納和邏輯化，這是一個比較費勁的過程，可以先整理出思路，并且思考如何視覺化表達(dá)，注重創(chuàng)意使制作效果特色化。源文件一般多而繁雜，沒有邏輯分層，經(jīng)過思考后，把它們精簡成若干關(guān)鍵詞、短句子或幾個示意圖，并用視覺化的形式表達(dá)出來，通?？梢哉須w納出“一、二、三”大點，每個大點下面還有“1.2.3.”小點，數(shù)據(jù)一般用圖表或SmartArt圖形表達(dá)出來。

（二）字體

文字設(shè)計魅力在于利用不同的字體表現(xiàn)不同的關(guān)系，利用不同的字體顏色和大小來突出重點，通過層次分明的布局體現(xiàn)邏輯的優(yōu)雅。正文內(nèi)容盡量使用筆畫粗細(xì)差不多的字體來表示，顯示更有視覺沖擊力。字體搭配要分場合：嚴(yán)肅的場合，比如政府會議、咨詢報告、學(xué)術(shù)研討等，這些場合不需要花哨的裝飾，正文字體推薦使用微軟雅黑，簡潔大方，標(biāo)題可以使用微軟雅黑、黑體、方正粗宋簡體、方正綜藝簡體等與之相配；輕松的場合，比如班級活動、課程游戲、招聘廣告等，這些可以形式多樣，只要受大眾喜歡就行，推薦使用方正北魏楷書簡體、方正靜蕾簡體等，英文字體推薦使用微軟雅黑、Times New Roman、Tahoma、Segoe UI Light等字體。一頁中字體不用太多，太多的字體會讓頁面顯得凌亂，一般應(yīng)控制在三種以內(nèi)。

常用的襯線字體有Time New Roman、Georgia、宋體，非襯線字體有Verdana、Arial、雅黑。襯線字體筆畫的粗細(xì)不同，非襯線字體筆畫的粗細(xì)差不多一樣，同一字號下襯線字體比非襯線字體看起來小。PPT中的正文內(nèi)容大量使用非襯線字體，視覺沖擊力強，效果好。封面文字和正文標(biāo)題處使用襯線字體，更具優(yōu)雅性和歷史感。扁平化風(fēng)格設(shè)計是目前很流行的一種PPT風(fēng)格，該風(fēng)格的一大特色就是使用纖細(xì)的字體。Segoe Ui Light就是其中一款熱門字體，清新自然，設(shè)計感強。

（三）段落設(shè)計

段落設(shè)計功能十分重要，特別是要展示的文字比較多時，通過段落可以為文字劃分層次、協(xié)調(diào)布局，最終讓文字以美觀的形式呈現(xiàn)出來。段落設(shè)計重點主要有項目符號和編號、提高或降低列表的級別、調(diào)整行距、對齊方式、文字方向等。如果一頁上的內(nèi)容太多，我們可以分到幾頁上面顯示，這樣更能引起觀眾的注意。不同的對齊方式帶來的視覺效果不同，應(yīng)根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。

在段落中用加粗、劃線、改變字體、反襯、改變顏色和改變字號等方式突出重點文字，減少觀眾視覺負(fù)擔(dān)。對于十分重要的關(guān)鍵詞可以盡量放大，讓觀眾直觀感受到它的沖擊力。在一頁中添加大量信息的技巧：利用灰色“隱藏”內(nèi)容，用灰色文字展示次要內(nèi)容能夠讓頁面看起來清爽許多；調(diào)整文字排版方式，關(guān)系緊密的靠近點，關(guān)系疏遠(yuǎn)的離遠(yuǎn)點，使頁面看起來層次分明、結(jié)構(gòu)清晰；頁面只保留標(biāo)題文字，用“進(jìn)入”動畫形式顯示大部分文字。

（四）圖片

人人都喜歡看圖片，只有文字顯得比較單調(diào)，配上適宜的圖片能吸引觀眾的眼球。在PPT中，配圖一般有三種作用：解釋說明、情景再現(xiàn)和氣氛營造。解釋說明是用形象的圖片表達(dá)觀點，簡單易理解；情景再現(xiàn)是用講述內(nèi)容的大量真實照片展現(xiàn)當(dāng)時的情景；氣氛營造是將具有意境的圖片添加在文字中，能營造出特別的氣氛。選擇圖片時應(yīng)反復(fù)斟酌，盡量選擇能體現(xiàn)文字意境的圖片，選好的圖片一般需要進(jìn)行精細(xì)化加工后才能使用。

PPT中常見的圖片形式包括照片、剪影、圖標(biāo)、簡筆畫、3D小人、2D小人和剪貼畫等。照片是最常見的形式，通過攝影記錄的生活畫面，能真實反映當(dāng)時場景。照片的視覺沖擊力強，內(nèi)容比較豐富。剪影是將人臉、人體或其他物體的輪廓表現(xiàn)出來，它能很好地表現(xiàn)事物特征。圖標(biāo)是具有指代意義的圖形符號，具有高度濃縮、快捷傳遞信息和便于記憶的特點。圖標(biāo)多為PNG格式，一般很小，視覺沖擊力不強，只能輔助使用，插入后不會有白邊，無縫嵌入。簡筆畫是通過提取事物客觀形象的主要特點，以平面化、簡潔大方的筆法創(chuàng)作的圖形。簡筆畫簡單隨性，能拉近與觀眾的距離，由于其簡易性，不宜在正式場合使用。3D小人是通過將人物3D化、簡潔化而形成的一種圖片形式，圖片背景多為白色，內(nèi)容多為商務(wù)主題，一般應(yīng)選擇商務(wù)化場景使用。2D小人是通過將人物扁平化而形成的一種圖片格式，對比3D小人更加簡潔直觀，可以自行創(chuàng)作，制作方法簡單快捷。剪貼畫是office提供的矢量圖形，獲取容易，有很多題材的圖形可以使用。

圖片處理技術(shù)是指拿到圖片后不建議直接使用，要對其大小、基本參數(shù)等進(jìn)行一些調(diào)節(jié)，適當(dāng)處理后的效果更好。處理技術(shù)一般有裁剪、放大或縮小、調(diào)整圖片亮度、對比度、清晰度、飽和度、色溫等系數(shù)，圖片還可以重新著色和添加藝術(shù)效果，增強圖片藝術(shù)感。藝術(shù)效果有點類似于Photoshop中的濾鏡，新版本的軟件中提供了更多藝術(shù)效果進(jìn)行選擇。盡量選擇像素高、清晰的圖片，圖片與文字顏色搭配協(xié)調(diào)更符合大眾的審美觀。

圖片放置的位置有講究，如果圖片中有人物，人物視線應(yīng)向文字，觀眾可以順著人物視線注意到重要的文字觀點。選擇人物圖片時，盡量選人物視線面向觀眾的，這樣不會因人物視線的影響將觀眾的視線帶出PPT。風(fēng)景類圖片放置最好遵循“上天下地”的原則，圖片對齊時還要考慮圖片內(nèi)部的內(nèi)容對齊，讓圖片與文字無縫融合。在圖片上加一個漸變色塊作為蒙版，漸變設(shè)為白色到無色。

全圖形PPT制作：以圖片為主，文字為輔，使用大圖配上少量文字，文字內(nèi)容精簡，字體較大，這種視覺效果震撼，很能吸引觀眾目光。一般用于名人簡介、產(chǎn)品介紹、讀書筆記、生活情趣等偏故事性的PPT，也可以在封面、過渡頁和封底位置使用。

（五）圖表

數(shù)據(jù)是一種常見的信息元素，再多的語言表達(dá)也比不過數(shù)據(jù)更加讓人信服。但是數(shù)據(jù)太多時看上去繁雜，找不到重點，所以將數(shù)據(jù)用圖表形式表達(dá)出來能讓人一目了然。PPT制作軟件可以將已存在的表格轉(zhuǎn)化為不同類型的圖表，包括柱形圖、餅圖、折線圖和條形圖等多種類型。例如，數(shù)據(jù)為百分比時可以使用餅圖，數(shù)據(jù)為銷售額時可以使用柱形圖、條形圖，數(shù)據(jù)為人口類型比例時可以使用圓環(huán)圖，不同特征的數(shù)據(jù)使用不同類型的圖表能讓人更好地理解。

圖表元素也可以進(jìn)行美化，比如添加上背景圖片，效果更加震撼，能讓觀眾留下深刻的印象。給圖表添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽、使用漸變顏色、調(diào)整圖形大小以及添加動畫能使表達(dá)效果更好。

（六）色彩

我們都喜歡色彩鮮艷的配色方案，不僅使畫面層次分明，更讓人感受到活潑愉快的情緒。主題太多時，可以設(shè)置不同的主題顏色，讓觀眾很容易區(qū)分內(nèi)容，通過色彩搭配有效地吸引觀眾的目光，保持持續(xù)的注意力。

配色的藝術(shù)：色彩學(xué)上根據(jù)人的心理感受，將顏色分為暖色調(diào)（紅、橙、黃）、冷色調(diào)（青、藍(lán)）和中性色調(diào)（紫、綠、黑、灰、白）。不同色系給人的心理感受是不一樣的，暖色調(diào)讓人感覺溫暖、活潑，有親近的感覺；冷色調(diào)讓人感覺寒冷、安靜，有疏遠(yuǎn)的感覺。紅色傳遞出積極、熱情、憤怒、危險的情緒；橙色傳遞出溫暖、舒適的感覺；黃色傳遞出驕傲、青春與快樂的情緒；綠色傳遞和平、環(huán)保、生機勃勃的情緒；藍(lán)色傳遞平靜、理智和低調(diào)的情緒；紫色傳遞神秘、高貴、優(yōu)雅的情緒；白色表達(dá)出純潔、干凈、神圣的情緒；灰色表達(dá)出低調(diào)、消極、深沉的情緒。

根據(jù)不同行業(yè)的特色，配色方案不一樣。高科技行業(yè)適宜用黑色、灰色以及藍(lán)色，金融財會行業(yè)適宜用深藍(lán)色，醫(yī)藥和環(huán)保行業(yè)適宜用綠色，政府機構(gòu)適宜用深紅色，教育機構(gòu)適宜用綠色、橙色和淺藍(lán)色?；疑稍O(shè)置為背景，素雅簡練，能很好地襯托其他色彩。

（七）動畫

動畫設(shè)計是制作PPT頁面不可或缺的一項，但是設(shè)計內(nèi)容過于繁雜會讓人眼花繚亂，設(shè)計簡潔的動畫效果能增強展示的條理性，讓觀眾保持注意力和興奮感。描述進(jìn)程中的事件時，用“出現(xiàn)”動畫讓元素按一定時間順序顯示，能更清晰地把握演講者對觀點的推導(dǎo)過程。一頁中內(nèi)容太多時，可將各項內(nèi)容化整為零，設(shè)置逐條出現(xiàn)，出現(xiàn)后變暗的效果，減輕觀眾不適感。PPT制作軟件提供進(jìn)入、強調(diào)、退出和動作路徑四類動畫設(shè)計，每一類型的動畫有很多種表現(xiàn)形式和出現(xiàn)方式，通過設(shè)置開始方式、持續(xù)時間、延遲時間等效果選項使動態(tài)效果恰到好處，連貫自然。

三、結(jié)語

初學(xué)者想快速掌握PowerPoint演示設(shè)計技巧，最好從制作模板開始，收集一些制作精美的PPT模板，試著修改模板，學(xué)習(xí)模板的設(shè)計方案。在熟練掌握基本的設(shè)計技巧后，可以開始自己的設(shè)計方案，從背景樣式、字體形狀、圖形搭配、配色方案、動畫設(shè)計以及背景音樂、視頻等多方面設(shè)計出專業(yè)的PPT。學(xué)習(xí)設(shè)計是一個漫長的過程，多做多學(xué)習(xí)，制作的數(shù)量多了就能融會貫通，實現(xiàn)從量變到達(dá)質(zhì)變的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

[1]李全星，李士明.PPT制作誤區(qū)一二三[J].現(xiàn)代教育科學(xué)，2015（4）：158-159.

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