白健群　于泳　孫艷敏

隨著財(cái)務(wù)共享中心的逐步推廣，信息化水平逐步提高，TMS系統(tǒng)、ERS系統(tǒng)、共享平臺(tái)、ERP系統(tǒng)等跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)增多，尤其是ERS的上線推廣，聯(lián)通了各運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，提高了資金支付效率，但是在上線初期，新的資金支付風(fēng)險(xiǎn)也同時(shí)出現(xiàn)。本文從對(duì)公支付提報(bào)到資金付款執(zhí)行全流程剖析了ERS系統(tǒng)下資金對(duì)公支付的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防控措施。

中石化財(cái)務(wù)共享中心依托信息化手段，不斷提高自動(dòng)化水平，提升服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率，尤其是ERS的上線推廣，有效銜接了現(xiàn)金流與業(yè)務(wù)流，實(shí)現(xiàn)了支付申請(qǐng)的自動(dòng)形成，憑證的自動(dòng)集成，極大提高了資金支付效率，在一定程度上能減少資金支付風(fēng)險(xiǎn)，但是在上線初期，一些不可避免的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)隨之出現(xiàn)，財(cái)務(wù)共享中心需全面考慮不同流程各個(gè)環(huán)節(jié)下存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)及由此帶來的危害并制定相應(yīng)防控措施，本文就ERS從付款申請(qǐng)?zhí)釄?bào)到資金支付執(zhí)行的全流程進(jìn)行了剖析，預(yù)測(cè)了ERS系統(tǒng)下資金對(duì)公支付存在的風(fēng)險(xiǎn)并給出了詳細(xì)的應(yīng)對(duì)措施。

一、ERS系統(tǒng)資金對(duì)公支付潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析

（一）提報(bào)風(fēng)險(xiǎn)

提報(bào)風(fēng)險(xiǎn)存在三種情況，一種是跨系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，另一種是自動(dòng)觸發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，第三種是作廢重提風(fēng)險(xiǎn)。

1.跨系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)基于對(duì)公支付申請(qǐng)由企業(yè)財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中客戶或供應(yīng)商未清項(xiàng)進(jìn)行付款計(jì)劃編制，創(chuàng)建付款申請(qǐng)。此種情況下，必須保證TMS、ERS與ERP系統(tǒng)中未清項(xiàng)的同步集成、實(shí)時(shí)更新，以免造成錯(cuò)清“未清項(xiàng)”的現(xiàn)象。

2.自動(dòng)觸發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。自動(dòng)觸發(fā)即指ERS簡(jiǎn)易結(jié)算流程，此種情況下，對(duì)公付款申請(qǐng)?jiān)趻熨~申請(qǐng)完成后由系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)形成。企業(yè)在部分業(yè)務(wù)通過即掛即付，部分業(yè)務(wù)自己提報(bào)付款申請(qǐng)情況下，在系統(tǒng)未清項(xiàng)不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新時(shí)極易造成“重付”現(xiàn)象，同時(shí)，ERS系統(tǒng)目前可支持多供應(yīng)商掛賬，但無法支持多供應(yīng)商付款，即，一個(gè)多供應(yīng)商掛賬申請(qǐng)無法形成多個(gè)付款申請(qǐng)，此種情況下，容易形成“漏付”風(fēng)險(xiǎn)。

3.作廢重提風(fēng)險(xiǎn)。因某些原因，企業(yè)要求財(cái)務(wù)共享將支付申請(qǐng)單進(jìn)行作廢，但由于支付申請(qǐng)?zhí)釄?bào)人和資金計(jì)劃導(dǎo)入人非同一人，在溝通延時(shí)情況下，共享端在將單據(jù)作廢后企業(yè)未及時(shí)進(jìn)行作廢處理，又作為新的支付計(jì)劃重新上報(bào)，造成重復(fù)支付。

（二）內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

目前某些企業(yè)線上審批流和線下審批流同時(shí)存在，但線下審批中共享賬務(wù)處理人員對(duì)企業(yè)的管理層及審批權(quán)限不熟悉，無法判斷審批的合規(guī)性。同時(shí)，即便企業(yè)線上審批滿足內(nèi)控審批要求，在目前審批設(shè)置下資金支付審批置于業(yè)務(wù)前端，即資金支付計(jì)劃的審批在掛賬環(huán)節(jié)完成，資金付款環(huán)節(jié)無法看到有效審批流。

（三）支付風(fēng)險(xiǎn)

此處的資金支付為廣義的資金支付，涵蓋憑證編制、憑證審核和資金付款指令執(zhí)行的全過程，又由此延伸到付款導(dǎo)出的重付釋放，Y3憑證的沖銷等。目前的ERS信息集成度還不夠高，系統(tǒng)穩(wěn)定性、界面易用性還有待提升，此處的資金支付風(fēng)險(xiǎn)很大一部分為系統(tǒng)不夠完善帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

1.憑證編制風(fēng)險(xiǎn)。例如一些輔助信息還需手工進(jìn)行錄入，存在人為失誤的可能性；ERS未同步更新供應(yīng)商或客戶未清項(xiàng)，存在冗余數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)缺失。這些都有可能造成憑證編制錯(cuò)誤，導(dǎo)致支付失敗或重復(fù)付款。

2.資金審核風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)公支付上線后，支付信息的選擇全部在企業(yè)端，憑證自動(dòng)在ERP集成，共享中心無權(quán)修改任何數(shù)據(jù)信息，審核人員無形中會(huì)放松對(duì)支付的審核要求，容易出現(xiàn)“盲審”情況，一旦企業(yè)端供應(yīng)商選擇錯(cuò)誤，極易導(dǎo)致支付錯(cuò)誤。

二、ERS系統(tǒng)下資金風(fēng)險(xiǎn)防控策略

在ERS上線前期通過和企業(yè)、項(xiàng)目組對(duì)接，對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行多角度假設(shè)、分析、考證，同時(shí)結(jié)合已上線企業(yè)經(jīng)驗(yàn)找出固有風(fēng)險(xiǎn)，并通過優(yōu)化流程、堵塞漏洞，強(qiáng)化內(nèi)部管控三方面入手，逐項(xiàng)制定有針對(duì)性的建議及嚴(yán)密的防范措施，力爭(zhēng)將風(fēng)險(xiǎn)化解在萌芽之中。

（一）緊密結(jié)合企業(yè)、銀行與顧問，優(yōu)化現(xiàn)有流程設(shè)計(jì)方案

針對(duì)現(xiàn)有流程中需要優(yōu)化改進(jìn)的問題，和企業(yè)與顧問緊密結(jié)合，及時(shí)提出優(yōu)化方案，并關(guān)注完善動(dòng)態(tài)，在未完善前，時(shí)刻注意風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)防控。

1.和企業(yè)確認(rèn)對(duì)公支付范圍及支付申請(qǐng)?zhí)釄?bào)方式，明確不同提報(bào)方式下提報(bào)范圍，避免重復(fù)付款現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程方案。對(duì)于多供應(yīng)商掛賬業(yè)務(wù)在“即掛即付”業(yè)務(wù)流程下，實(shí)現(xiàn)通過不同供應(yīng)商掛賬信息觸發(fā)不同付款申請(qǐng)；對(duì)于掛賬后企業(yè)重新提報(bào)付款申請(qǐng)的業(yè)務(wù)，修改現(xiàn)有審批方式，將資金審批由原來的掛賬業(yè)務(wù)前端置于付款申請(qǐng)后，以提供資金支付操作人員必要的查詢信息。

3.進(jìn)一步完善ERS賬務(wù)集成功能。實(shí)現(xiàn)將企業(yè)通過對(duì)公支付系統(tǒng)填報(bào)的支付方式，自動(dòng)帶入付款憑證字段中，并自動(dòng)帶入SAP付款審核程序；自動(dòng)將支付單摘要帶入行項(xiàng)目文本；將付款清賬憑證的“參照”字段默認(rèn)為“A/ZS”； 對(duì)于預(yù)付大型設(shè)備款/工程款業(yè)務(wù)，采購(gòu)訂單、采購(gòu)訂單行項(xiàng)目和WBS號(hào)由企業(yè)填報(bào)后自動(dòng)集成到憑證制單界面等。

4.實(shí)現(xiàn) ERS系統(tǒng)和SAP系統(tǒng)的無縫銜接，在ERS實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新。ERS系統(tǒng)要對(duì)抽取的SAP未清項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)更新，防止垃圾數(shù)據(jù)出現(xiàn)，同時(shí)解決在制單節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)無法找到供應(yīng)商未清項(xiàng)的問題。另外，增加企業(yè)在填報(bào)支付申請(qǐng)單時(shí)，對(duì)供應(yīng)商或客戶存在反方向的未清項(xiàng)校驗(yàn)功能，提示用戶或禁止填報(bào)支付申請(qǐng)單，防止多支付款項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）有效溝通相關(guān)內(nèi)控管理部門，線上審批替代線下審核

建議各上線企業(yè)，和內(nèi)控部門結(jié)合，按照內(nèi)控要求設(shè)計(jì)ERS審批方案，將內(nèi)控的審批由線下移至線上，或由共享總部和內(nèi)控總部進(jìn)行結(jié)合，共同推進(jìn)內(nèi)控對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)算的監(jiān)控工作，兩部門統(tǒng)一組織實(shí)施，完成內(nèi)部控制監(jiān)控工作的線上遷移。線上審批的實(shí)施減少了業(yè)務(wù)人員拿著資料到處跑的麻煩，同時(shí)避免了線下審批中共享中心人員無法界定企業(yè)審核人員是否符合內(nèi)控要求的風(fēng)險(xiǎn)，將內(nèi)部控制貫穿至核算的全過程。

（三）突出內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防范，杜絕人為資金風(fēng)險(xiǎn)

1.嚴(yán)格部門內(nèi)操作標(biāo)準(zhǔn)，降低風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)概率。對(duì)資金業(yè)務(wù)制定嚴(yán)格的全流程操作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格要求每崗、每人、每事都按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。設(shè)置兩級(jí)審批制度，將對(duì)未清項(xiàng)、利潤(rùn)中心、業(yè)務(wù)核算分類等業(yè)務(wù)輔助信息的審批設(shè)為一級(jí)審核，對(duì)付款方銀行科目、付款金額、收款方戶名、收款方賬戶的審核設(shè)為二級(jí)審核，逐層把關(guān)，嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)。

2.建立定期會(huì)議制度，爭(zhēng)取同樣的錯(cuò)誤不犯兩次。定期召開沖銷調(diào)整分析會(huì)暨經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)。重點(diǎn)分析沖銷調(diào)整的原因，避免同一錯(cuò)誤不同的人重復(fù)出現(xiàn)；同時(shí)分享賬務(wù)處理與風(fēng)險(xiǎn)防范經(jīng)驗(yàn)， 提高全員資金支付風(fēng)險(xiǎn)防控水平。

3.實(shí)行定期輪崗制度，降低麻痹大意風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)研究發(fā)現(xiàn)，人們對(duì)過于熟悉的業(yè)務(wù)極易產(chǎn)生松懈情緒，定期實(shí)行部門內(nèi)部輪崗，減少因熟悉而可能導(dǎo)致的疏忽大意風(fēng)險(xiǎn)。

三、風(fēng)險(xiǎn)防控措施的執(zhí)行保障

1.項(xiàng)目顧問的大力配合。再好的系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初都會(huì)多少存在一定漏洞，只有在實(shí)際應(yīng)用中才能不斷完善，而出現(xiàn)問題的解決速度，取決于項(xiàng)目顧問的專業(yè)技術(shù)與敬業(yè)的態(tài)度，沒有好的項(xiàng)目顧問配合很難對(duì)資金對(duì)公支付的風(fēng)險(xiǎn)防控做到最好。

2.操作人員的態(tài)度。風(fēng)險(xiǎn)的防控除了要靠解決問題的顧問，還要靠發(fā)現(xiàn)問題的人，也就是實(shí)際業(yè)務(wù)處理中的操作人員，操作人員細(xì)心，能發(fā)現(xiàn)別人不能發(fā)現(xiàn)的問題，才能引導(dǎo)系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化完善，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

3.嚴(yán)格的制度落地。強(qiáng)化制度執(zhí)行力，制度上墻還要制度入心，再好的制度不落地都是空談，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，真正做到人人上“標(biāo)準(zhǔn)崗”、干“標(biāo)準(zhǔn)活”，才能減少人為失誤；嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，才能人人繃緊風(fēng)險(xiǎn)防控之弦、將風(fēng)險(xiǎn)防控深入人心。

一個(gè)系統(tǒng)從實(shí)施到完善，需要實(shí)踐中的不斷摸索，只有完善系統(tǒng)設(shè)計(jì)、了解工作流程、熟悉業(yè)務(wù)操作，嚴(yán)守操作標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格制度執(zhí)行，才能防患于未然，實(shí)現(xiàn)資金支付零風(fēng)險(xiǎn)。（作者單位為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心東營(yíng)分中心資金結(jié)算運(yùn)營(yíng)部）