燕麗

[摘要]檔案是檔案工作人員經(jīng)過(guò)認(rèn)真篩選、分析歸納、分類(lèi)編目、認(rèn)真整理所形成的，其中包含的內(nèi)容對(duì)學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。在當(dāng)今這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟，我們進(jìn)入了一個(gè)講究效率的社會(huì)，以往的人工管理檔案模式已不再適用。鑒于此，本文就加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)的管理展開(kāi)探討，以期為相關(guān)工作起到參考作用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；業(yè)務(wù)培訓(xùn)；檔案信息化

一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用

學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體，其中包括文書(shū)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個(gè)人業(yè)績(jī)檔案等幾大門(mén)類(lèi)。學(xué)校檔案既記載了學(xué)校的發(fā)展歷程，同時(shí)也記載了教職工的相關(guān)資料和學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況以及個(gè)人資料，這里面的內(nèi)容是學(xué)校評(píng)價(jià)各教師教學(xué)結(jié)果的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校檔案是多項(xiàng)數(shù)據(jù)的綜合，關(guān)系著各教職工和學(xué)生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個(gè)學(xué)校的教育狀況，看出此學(xué)校的教育水平。

二、檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作的基本要求

檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作要以資格培訓(xùn)和繼續(xù)教育為重點(diǎn)。要建立健全檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)、考核、登記制度，建立培訓(xùn)與使用相結(jié)合的管理機(jī)制。檔案業(yè)務(wù)人員參加培訓(xùn)的情況應(yīng)列入本人業(yè)務(wù)檔案，并作為上崗、任職的重要依據(jù)。資格培訓(xùn)要突出針對(duì)性和實(shí)用性，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)建立健全持證上崗，嚴(yán)格實(shí)行持證上崗。對(duì)不具備大學(xué)專(zhuān)科以上檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)歷的檔案業(yè)務(wù)人員及未受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)教育擬從事檔案工作的人員進(jìn)行資格培訓(xùn)要從實(shí)際出發(fā)，以檔案工作基本知識(shí)、基本技能和基本原則為主要教學(xué)內(nèi)容，貫徹學(xué)用一致、按需施教的原則，加強(qiáng)職業(yè)道德教育，注重工作能力和操作技能的培養(yǎng)。資格培訓(xùn)的學(xué)習(xí)時(shí)間應(yīng)不少于176學(xué)時(shí)。

繼續(xù)教育要根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展情況，以新知識(shí)、新理論和新技術(shù)為主要教學(xué)內(nèi)容。從事檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作的檔案業(yè)務(wù)人員，需參加檔案系列中級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格考試及晉升高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員要定期接受繼續(xù)教育，不斷補(bǔ)充、拓展和更新科學(xué)技術(shù)知識(shí)，進(jìn)一步完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平。要注意加強(qiáng)對(duì)中青年檔案業(yè)務(wù)骨干、學(xué)術(shù)帶頭人和創(chuàng)新技術(shù)人才的培養(yǎng)。從事檔案行政管理工作的檔案業(yè)務(wù)人員，要接受以更新知識(shí)為主要內(nèi)容的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把學(xué)習(xí)理論知識(shí)與研究解決實(shí)際工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題結(jié)合起來(lái)。繼續(xù)教育的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)時(shí)間每?jī)赡陸?yīng)不少于80學(xué)時(shí)。要堅(jiān)持各級(jí)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修制度。為適應(yīng)改革與發(fā)展的需要，抓好各級(jí)檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)工作。省直單位檔案部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)檔案館處級(jí)以上干部，設(shè)區(qū)市檔案部門(mén)正副局長(zhǎng)在任職期間應(yīng)至少參加一次國(guó)家檔案局組織的在職學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)時(shí)間不少于60學(xué)時(shí)。省直單位、省直屬企業(yè)、科技事業(yè)單位專(zhuān)職檔案人員、縣（市、區(qū)）檔案部門(mén)正副局館長(zhǎng)在任職期間每三年參加一次省檔案局組織的在職學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)時(shí)間應(yīng)不少于40學(xué)時(shí)。

三、對(duì)檔案培訓(xùn)教育形式的思考

（一）注重檔案收集。加強(qiáng)管理

完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對(duì)所掌握的資料進(jìn)行細(xì)化分析，保證檔案的質(zhì)量。在此要求下，檔案管理人員需要進(jìn)行資料分析、分類(lèi)、整理的過(guò)程，而為了避免部分檔案管理人員對(duì)處理資料方面存在不懂之處，學(xué)校應(yīng)該開(kāi)展檔案收集培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的資料分析和整理能力，提高學(xué)校檔案的質(zhì)量。

（二）集中培訓(xùn)

《文書(shū)檔案管理辦法》中明確規(guī)定：各單位檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位機(jī)關(guān)各科室文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。各單位機(jī)關(guān)科室應(yīng)將本科室職能活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的文件材料和與之對(duì)應(yīng)的電子文件進(jìn)行收集歸檔。據(jù)此，川慶井下檔案工作需要處長(zhǎng)辦公室、人事組織科、審計(jì)科、財(cái)務(wù)科等多個(gè)歸檔部門(mén)共同完成。為了提高檔案工作質(zhì)量，其每年至少開(kāi)展一次集中培訓(xùn)，并組織所有歸檔部門(mén)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范、各類(lèi)文件歸檔要求、檔案查閱管理規(guī)定、歸檔范圍確認(rèn)制的程序及要求、ERP操作系統(tǒng)等內(nèi)容，以加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)熟練程度，提高檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)相關(guān)行業(yè)知識(shí)培養(yǎng)

檔案是歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，檔案管理人員要熟悉檔案內(nèi)容，研究檔案價(jià)值，科學(xué)管理好各行各業(yè)的檔案，又需要了解并掌握相關(guān)行業(yè)的有關(guān)知識(shí)，以提高對(duì)各種檔案的科學(xué)管理水平。例如人事管理離不開(kāi)人事檔案工作，財(cái)務(wù)管理離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案，它們分別是人事管理和財(cái)務(wù)管理的一個(gè)重要組成部分，為了更好地做好檔案管理工作，檔案管理人員只有熟悉人事管理、財(cái)務(wù)管理的相關(guān)知識(shí)，才能準(zhǔn)確地把握人事檔案、會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作的意義重大，各高校應(yīng)該構(gòu)建健全的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性。不斷吸取先進(jìn)的檔案管理理論和技術(shù)，將其運(yùn)用到學(xué)校的檔案管理當(dāng)中，完善數(shù)字化檔案、完善檔案管理制度，能為學(xué)校的發(fā)展起到促進(jìn)作用。檔案管理工作，是當(dāng)今各高校所應(yīng)重視的問(wèn)題。