郭美琴

【摘要】本文旨在分析在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，如何提高檔案管理的效率和科學(xué)性，為檔案管理人員繼續(xù)做好工作提供有益的參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；必要性；策略

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理的現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各行各業(yè)都面臨著對(duì)龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到對(duì)自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。科技的不斷發(fā)展使得各個(gè)領(lǐng)域近年來(lái)都得到了很大的發(fā)展空間，而信息時(shí)代的來(lái)臨給各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)了發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作也面臨著此種情況，檔案管理工作的繁瑣和重要性眾所周知，其中的各項(xiàng)重要信息都需要妥善保管，為了跟上社會(huì)的發(fā)展步伐，需要不斷進(jìn)行更新和存儲(chǔ)，以便于隨時(shí)查閱并發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案行業(yè)以保存社會(huì)檔案并提供檔案為社會(huì)利用為己任，直接面對(duì)著對(duì)社會(huì)原始記錄的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務(wù)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)每天產(chǎn)生原始記錄的量和種類與過去不可同日而語(yǔ)，加上各類型的檔案館，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)明顯感覺到任務(wù)的艱巨，而且很多時(shí)候面對(duì)大數(shù)據(jù)，檔案工作者已經(jīng)不知道如何應(yīng)對(duì)，因此，檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理中存在的問題

（一）工作人員綜合能力不佳

大多數(shù)檔案管理人員依然處于傳統(tǒng)管理理念和工作模式下，面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的高要求，很多工作人員尚未完全具備處理大數(shù)據(jù)的能力，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作較之從前來(lái)說，更加專業(yè)化、信息化以及多元化，需要管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用，具有較強(qiáng)的信息分析處理能力，另外，隨著當(dāng)今社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)辦公室檔案工作規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，檔案管理工作人員的任務(wù)量也比以前多了很多，而目前能夠很好地勝任此項(xiàng)工作的人員較少。

（二）信息安全系數(shù)不高

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理所包含的信息更加集中，信息重要系數(shù)也更加明顯，雖然一定程度上提升了檔案管理工作的效率，但卻存在一定的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，首先，當(dāng)今社會(huì)各個(gè)機(jī)關(guān)辦公室檔案工作的人才流動(dòng)性過高，企業(yè)更看重人才的才能，對(duì)人才的綜合素質(zhì)并沒有深入地了解，讓其接受檔案管理工作其實(shí)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，另外，如今網(wǎng)絡(luò)黑客違法亂紀(jì)行為也很多，侵入機(jī)關(guān)辦公室檔案工作數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)他們而言是非常容易的，然而一旦遭受到黑客的襲擊，會(huì)造成重要信息泄露，并且難以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效恢復(fù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下增強(qiáng)檔案管理效果的相關(guān)對(duì)策

（一）對(duì)所有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一備份

在大數(shù)據(jù)的支持下，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有資源的高質(zhì)量處理，因此，可對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一備份。這對(duì)于提升檔案安全性及更為高效地掌控檔案資源。同時(shí)，通過統(tǒng)一備份的方式，可以在全國(guó)所有的檔案管理所內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一共享。這個(gè)工作的高質(zhì)量實(shí)施，需要科學(xué)規(guī)劃與全面的驗(yàn)證，根據(jù)不同的檔案類型選擇出不同的管理模式，讓檔案管理的效能得到最大的開發(fā)與利用。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前制約大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理效能有效提升的關(guān)鍵因素就是人員素質(zhì)問題。因此，在新時(shí)期應(yīng)當(dāng)培育出符合新時(shí)期需求的管理人員。在具體實(shí)施中，首先，需要對(duì)檔案管理人員的管理理念進(jìn)行更新，特別是一些年齡相對(duì)較大的人員，讓其全面認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性，讓這些人員更為積極主動(dòng)地參與到大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的工作是非常重要的。同時(shí)，根據(jù)檔案管理工作的具體安排情況，針對(duì)性設(shè)置檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，從而讓檔案管理人員能夠及時(shí)有效地掌控好檔案管理效率。此外在具體培訓(xùn)的過程中，應(yīng)當(dāng)注意培訓(xùn)工作開展的形式，防止過多的理論培訓(xùn)方式，針對(duì)性地加入實(shí)踐培訓(xùn)內(nèi)容，這對(duì)于保證培訓(xùn)工作開展效果是非常關(guān)鍵的。同時(shí)，對(duì)于檔案管理技術(shù)培訓(xùn)工作，可制定出考核制度，這對(duì)全面保證檔案管理培訓(xùn)工作質(zhì)量是非常關(guān)鍵的。

（三）主動(dòng)與大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司進(jìn)行深入合作

在檔案管理工作中為了更為高效使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可從大數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)或者公司中將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入，這里主要考慮到，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)所包含的內(nèi)容非常寬泛，因此，在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，對(duì)于其中的開發(fā)環(huán)境應(yīng)當(dāng)適應(yīng)。在技術(shù)已經(jīng)較為成熟的大數(shù)據(jù)公司中，檔案管理單位可將自身的需求對(duì)這些公司進(jìn)行全面對(duì)接，在充分溝通的基礎(chǔ)上，了解自身需要達(dá)到的目的，從而借助這些公司較為成熟的技術(shù)，為檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)開發(fā)出針對(duì)性的工具，這對(duì)于檔案管理工作使用大數(shù)據(jù)的效能可得到有效提升。

四、結(jié)語(yǔ)

在數(shù)據(jù)時(shí)代的大背景下，檔案管理工作發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，但在實(shí)際運(yùn)行中仍存在一些問題，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)也變得極其激烈，因此，質(zhì)量檔案管理對(duì)于檔案管理人員、企業(yè)乃至行業(yè)都具有重要意義。目前，檔案管理人員還是不能完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，所以，我們必須積極發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

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