楊倩如

[摘要] 醫(yī)院里的各項工作，包括臨床醫(yī)學(xué)、教學(xué)、科研等工作都離不開對醫(yī)院檔案的應(yīng)用，基于此，加強醫(yī)院的檔案管理工作不僅可以方便工作，還可以以檔案為依據(jù)來進行相關(guān)的科學(xué)決策，對此，該文的研究就是對關(guān)于加強檔案管理促進醫(yī)院全面發(fā)展的探析。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；醫(yī)院；發(fā)展

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）06（c）-0073-02

新時期下，檔案的管理工作已成為各個單位日常工作中的一項重要工作內(nèi)容。檔案管理工作作為一種記錄工作內(nèi)容的紀實性工作方法，保存和保護好大量的真實資料是至關(guān)重要的。因此，加強醫(yī)院的檔案管理工作對促進醫(yī)院全面發(fā)展起到的積極作用是毋庸置疑的，也是非常必要的。

1 加強檔案管理對促進醫(yī)院全面發(fā)展的重要性

1.1 提高醫(yī)院工作效率與管理水平

加強醫(yī)院的檔案管理工作可以提高醫(yī)院工作人員的工作效率與管理水平。例如在醫(yī)院檔案管理中，最復(fù)雜的一項工作當屬于對患者信息登記的檔案處理工作，高效率、高質(zhì)量的醫(yī)院病歷檔案管理工作，使患者能快捷并高效地完成看病后所需辦理的各項手續(xù)程序。通過加強醫(yī)院的檔案管理工作在提高醫(yī)院的管理水平與工作效率的同時還可以優(yōu)化醫(yī)院人力資源的配置，達到人力資源的最優(yōu)配比，減輕醫(yī)務(wù)人員的工作量與工作壓力，提高工作效率，可以使其更好地為醫(yī)院內(nèi)的患者服務(wù)[1]。

1.2 提高服務(wù)能力與醫(yī)院競爭力

加強醫(yī)院的檔案管理工作可以更好地利用檔案信息來幫助工作，這樣不僅可以方便醫(yī)院工作人員開展工作，減輕其工作量還可以幫助醫(yī)護人員提高服務(wù)能力，從而進一步提高患者在醫(yī)院看病的滿意度，提高醫(yī)院美譽度，增強醫(yī)院的競爭力。

1.3 讓檔案的使用變得更加方便快捷

加強醫(yī)院的檔案管理工作是為了更好地利用檔案，檔案存在的意義在于可以對以往重要事件進行保存，當需要對以前的某件事進行考證時只需查找檔案即可。加強醫(yī)院檔案的管理工作可以增加上級領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性與合理性，當其工作事務(wù)中出現(xiàn)某個與之前類似或相同的問題時，相關(guān)負責人可以通過快速查找當初解決此問題對策的相關(guān)檔案，就可以使問題得以快捷且有效的解決，所以，加強醫(yī)院的檔案管理工作不僅承擔著信息保存的職能，也可以讓檔案的使用變得方便快捷[2]。

2 醫(yī)院檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

在日常醫(yī)院檔案管理過程中，對相關(guān)檔案管理規(guī)章制度的制定和使用不明確，將致使檔案的管理工作無法正常進行，而檔案管理制度的缺失會導(dǎo)致檔案管理部門對相關(guān)的檔案內(nèi)容、檔案保存時間等問題無法做到準確及時的處理，檔案后期的管理工作將變得越來越多，越來越難以處理，所以，制定完善的檔案管理制度是迫切需要的[3]。

2.2 檔案管理人員行為不規(guī)范

規(guī)范檔案管理人員的行為是加強醫(yī)院檔案管理的前提性工作，在檔案管理的日常工作中某些檔案管理工作人員存在不規(guī)范的操作行為，進而導(dǎo)致檔案的記錄出現(xiàn)了誤差，為后期使用人對檔案的查找構(gòu)成了諸多的不變，同時，不規(guī)范的檔案的管理行為，也不能保證機密性檔案的安全，無法達到檔案管理的目的。

2.3 缺乏專職檔案人員

目前很多醫(yī)院沒有專職檔案人員，存在委托外包公司制作檔案現(xiàn)象，檔案質(zhì)量和安全無法保障，在醫(yī)院的檔案管理工作中缺乏專職檔案人員，將無法保證醫(yī)院檔案信息的真實與可靠，容易造成檔案信息泄露等問題的出現(xiàn)，同時缺乏專職檔案人員，進行檔案外包，將增加醫(yī)院對檔案管理的成本[4]。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

新時期下，檔案管理信息化成為必不可少的一部分。而目前醫(yī)院檔案管理人才隊伍非專業(yè)人員較多，多為醫(yī)療、護理專業(yè)轉(zhuǎn)崗人員，沒有進行過系統(tǒng)化、理論化檔案管理知識學(xué)習(xí)，缺乏信息化知識；同時，醫(yī)院檔案管理人員的選拔制度也不夠完善，考查內(nèi)容的科學(xué)性與和實用性欠佳，導(dǎo)致新的檔案管理人員無法快速勝任工作。

2.5 檔案人員培養(yǎng)機制和繼續(xù)教育體系不完善

當前在醫(yī)院檔案管理中存在檔案人員培養(yǎng)機制和繼續(xù)教育體系不完善的問題。主要體現(xiàn)在培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)考核等方面缺乏切實可行的制度支撐。此外，檔案管理人才結(jié)構(gòu)與醫(yī)院業(yè)務(wù)類型匹配度不夠，沒有站在醫(yī)院發(fā)展角度進行綜合考量[5]。以上問題都導(dǎo)致醫(yī)院檔案人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，不利于最大化地發(fā)揮檔案人員的主動性和積極性，對檔案管理工作的相關(guān)工作方法相對落后，不能及時有效地處理檔案管理中的各項工作，降低了醫(yī)院檔案管理工作效率。

2.6 檔案管理的硬件設(shè)施配備不完善

醫(yī)院檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施配備不是很完善，不是很專業(yè)，不僅不利于檔案工作人員對醫(yī)院相關(guān)檔案信息進行分類與匯總，而且缺少必要的檔案管理硬件設(shè)施也將減低檔案工作人員的工作效率，使其增加工作量[6]。

3 完善醫(yī)院檔案管理過程中不足點的對策

3.1 完善管理機制

在醫(yī)院日常的檔案管理工作中，檔案主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該隨著時間的變化，將日常工作中出現(xiàn)的和將來可能出現(xiàn)的檔案管理的不利因素加以搜集和整理，總結(jié)問題，制定一套科學(xué)、準確、切實可行的檔案管理機制。檔案管理機制的制定與完善，①在制度的制定上確保實施的可操作性，只有制度科學(xué)合理具有可操作性，檔案管理的工作人員才會在日常檔案管理的過程中按照嚴格的制度要求自己；②檔案管理機制的完善也要保證各級職層的職責明確與獎懲分明，使檔案管理工作人員可以各司各職，提高工作效率，保障工作質(zhì)量。

3.2 規(guī)范檔案管理人員行為

在檔案管理制度科學(xué)合理的情況下，應(yīng)更進一步細化做好的便是規(guī)范檔案工作人員的工作行為規(guī)范。檔案管理制度與管理人員行為規(guī)范兩者是相輔相成的，只有在工作人員行為規(guī)范都合理正確的情況下，所有制度才會規(guī)則化地運行。故在工作中應(yīng)對檔案管理工作人員的檔案管理相關(guān)操作行為進行具體的行為規(guī)范。

3.3 聘用專職檔案人員，建立院內(nèi)檔案人員隊伍

針對于目前醫(yī)院沒有專職檔案人員，存在委托外包公司制作檔案現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)聘用一定數(shù)量的專職檔案人員來進行醫(yī)院里日常檔案管理工作，減少檔案制作外包所產(chǎn)生的成本，降低檔案管理存在安全隱患的幾率。值得注意的是，在聘用專職檔案人員時，除了注重其專業(yè)素質(zhì)外，也應(yīng)注重應(yīng)聘者的職業(yè)道德素質(zhì)，使其可以做好日常各項檔案管理工作。此外，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院實際，考慮檔案人員年齡、教育程度、所學(xué)專業(yè)等因素，制定人才規(guī)劃，建立院內(nèi)檔案人員隊伍，保障每個部門的檔案收集工作能與日常業(yè)務(wù)工作同時開展，確保檔案收集的完整性、及時性。

3.4 完善檔案人員專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育體系

要完善檔案人員專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育體系，積極派遣、大力支持院內(nèi)檔案管理人員參加上級檔案主管部門舉辦的各類繼續(xù)教育。相較于高等教育，檔案管理的繼續(xù)教育更具直接性、目的性和高效性，在有效培養(yǎng)符合醫(yī)院發(fā)展實際需要的檔案管理人員方面具有很大優(yōu)勢。同時醫(yī)院應(yīng)定期開展各種檔案管理專業(yè)講座，來幫助基層檔案員提高業(yè)務(wù)能力，使其可以做到對檔案制作的嚴格、規(guī)范，并可以及時處理上級下達的對檔案管理工作的新規(guī)定、新要求。

3.5 配備完備的檔案管理硬件設(shè)施

在加強醫(yī)院檔案管理的過程中，完善檔案管理的相關(guān)設(shè)施配備，例如：電腦、打印機、掃描儀、濕度測量儀、除濕機等相關(guān)設(shè)備。配備完備的檔案管理硬件設(shè)施可以方便檔案工作人員的工作，使其提高工作效率與工作質(zhì)量。

3.6 加強檔案的基礎(chǔ)工作，提高檔案質(zhì)量

加強醫(yī)院的檔案管理工作，應(yīng)最先抓起的就是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案管理的基礎(chǔ)性工作主要有檔案的收集、檔案的立卷、檔案的歸檔、檔案的編目以及檔案的保管等工作。在具體加強檔案的基礎(chǔ)性工作方面，醫(yī)院相關(guān)部門可以設(shè)立監(jiān)察小組，以此來督促檔案管理工作人員做好相關(guān)的檔案管理的基礎(chǔ)性工作，使其保障檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)語

加強醫(yī)院的檔案管理實屬勢在必行，不僅可以提高醫(yī)院工作人員的工作質(zhì)量與工作效率，而且也將有利于醫(yī)院的工作人員進行相關(guān)的科學(xué)決策，有利于打造“百姓滿意、百姓放心”的醫(yī)院形象。醫(yī)院的檔案管理在具體的實踐過程中還存在很多問題，只完善眼前醫(yī)院的檔案管理工作是遠遠不夠的，檔案工作人員應(yīng)不斷改進工作方法，繼續(xù)改進與檔案管理相匹配的運行機制，以確保醫(yī)院檔案管理工作的更好發(fā)展，從而促進醫(yī)院全面發(fā)展。

[參考文獻]

[1] 王紅玉.淺談關(guān)于加強檔案管理促進醫(yī)院全面發(fā)展[J].中華居民旬刊，2017（18）：14-15.

[2] 王春香，胡廣宇.關(guān)于加強檔案管理促進醫(yī)院全面發(fā)展[J].科技創(chuàng)新，2017（89）：17-18.

[3] 劉樹超.加強檔案管理促進醫(yī)院全面發(fā)展[J].醫(yī)院建設(shè)理論研究，2017（30）：28-29.

[4] 王楠.加強檔案管理促進醫(yī)院全面發(fā)展[J].專家論壇，2017（15）：45-46.

[5] 林迎迎.醫(yī)院檔案管理人才隊伍建設(shè)策略探究[J].蘭臺世界，2017（9）：74-76.

[6] 郭寶慶.關(guān)于加強檔案管理促進醫(yī)院全面發(fā)展[J].科技資訊，2017（29）：26-27.

（收稿日期：2018-03-27）