張海鵬

摘 要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，數(shù)字化信息化發(fā)展迅速，檔案管理應逐漸實現(xiàn)信息化管理，滿足經濟社會發(fā)展需求。信息化是檔案管理的最終方向，前加工、分析、分類和歸類是高效利用檔案信息的關鍵必須實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理效率。因此，需轉變和更新觀念，不但加強檔案信息化管理建設，不斷完善檔案信息化管理體系，加強和提高檔案標準化、規(guī)范化和安全化管理建設和水平。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設；思考

引言

在普及互聯(lián)網和信息化條件下，研究檔案這一事物整體在信息技術基礎上的運動規(guī)律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式意義重大。信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業(yè)信息運動的支撐平臺。

1檔案信息化的概念和意義

1.1檔案信息化

檔案信息化是指在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用的活動和過程。

1.2檔案信息化的意義

傳統(tǒng)檔案多為紙質、膠片、棉質、木質和金屬等材料作為介質保存，在館藏過程中極易受陽光、潮濕、霉變、蟲蛀、火災等因素的影響，造成珍貴的檔案損毀。即使保存得當，一些材質也有使用年限，會出現(xiàn)自然衰減終毀壞的規(guī)律。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案工作主要是重保管輕利用，造成大量檔案資料利用不便，而不能發(fā)揮其重要作用。隨著計算機網絡技術、現(xiàn)代信息加工技術等的應用，為檔案信息化建設提供了良好的基礎。加強檔案信息資源建設，變傳統(tǒng)管理方式為現(xiàn)代化管理方式，使檔案管理和使用效率大幅提高，其還具有不受時間地域限制的實時更新優(yōu)勢，這些都使得檔案信息的價值得到更大程度的發(fā)揮，同時在電子政務和辦公自動化環(huán)境下，做好電子文件的形成、積累、歸檔、管理與利用，實現(xiàn)電子文件信息共享和電子文件長久保存，因而檔案信息化建設對檔案工作意義重大。

2檔案信息化建設存在的主要弊端

2.1網絡化建設的協(xié)調能力不足

現(xiàn)階段，在針對網絡化的實際建設中，特別是在資源共享和信息化，網絡化建設上，我國還沒有構造出一種有利、健全的管理體系，這正是由于在網絡化建設過程中的協(xié)調能力不足的主要體現(xiàn)?，F(xiàn)階段檔案信息之間的各大網站不集中，無法有效的保障各資源之間的共享，這就導致了大量的資源被浪費的現(xiàn)象。

2.2網境下信息安全問題

無論是檔案信息網站還是聯(lián)網從事檔案工作的計算機，都有可能受到木馬程序侵入、黑客攻擊、計算機病毒等問題的威脅，原因可能是計算機操作系統(tǒng)存在漏洞、聯(lián)網情況下沒有使用網絡防護安全措施、使用移動存儲設備傳播計算機病毒等。一旦信息數(shù)據(jù)被侵害，會出現(xiàn)檔案信息或數(shù)據(jù)資料被竊取、銷毀、篡改等損失。

2.3檔案信息數(shù)據(jù)不完整

在進行檔案信息整理收集的過程中，由于量大，加之時間過久，就會出現(xiàn)損壞，丟失，由于人為過失導致信息入檔存在缺陷，導致信息在整體收集中就出現(xiàn)了不完整的現(xiàn)象，原始數(shù)據(jù)的丟失在日后的查詢和使用中就會帶來諸多的不便，從而在檔案信息方面錯在誤差，真實性得不到有利的保障。

3檔案信息化建設與檔案管理的優(yōu)化措施

3.1轉變和更新觀念

（1）樹立現(xiàn)代化管理理念。檔案管理必須緊跟時代發(fā)展與信息化發(fā)展的步伐。網絡技術的發(fā)展使之成為獲取知識的重要渠道，如檔案管理依然沿襲和秉承傳統(tǒng)管理理念，會影響檔案管理工作質量。所以檔案管理必須順應科技發(fā)展要求，樹立現(xiàn)代管理理念，合理運用相關科技設備和管理軟件，推動檔案信息化管理的進程。（2）樹立檔案信息社會服務化理念。檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案信息化管理，樹立檔案信息社會服務化理念，采用信息化手段整理和儲存檔案數(shù)據(jù)資料，建立良性循環(huán)數(shù)據(jù)環(huán)境，為查詢與統(tǒng)計分析檔案信息提供快捷途徑，提高檔案信息化管理質量和水平，滿足社會需求。

3.2加強檔案管理的數(shù)字化資源共享建設

遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展策略，信息化檔案管理建設期間，數(shù)字化資源共享平臺的建立，將社會發(fā)展需要的參考信息以及數(shù)據(jù)等，發(fā)布在檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱?？茖W合理的數(shù)據(jù)信息管理編制計劃，強化檔案管理的監(jiān)督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數(shù)字化，拓展檔案管理數(shù)據(jù)整理范圍，保證檔案管理數(shù)據(jù)資源的多樣化。

3.3完善企業(yè)檔案信息化管理平臺

傳統(tǒng)紙質檔案文件，由于受到現(xiàn)實條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統(tǒng)檔案管理流程是制約著管理效率一個重要原因。建立信息化檔案管理平臺后，這個問題就可以解決，信息化檔案管理是把整個工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，我們需要利用互聯(lián)網技術對檔案收集和提取工作進行完善，減去一些不必要檔案收集流程，優(yōu)化剩下流程，大大提高了效率。在實踐過程之中，相關工作人員完全可以將產生檔案資料通過互聯(lián)網傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對資料收集，并且還可以為公司減少對檔案室人力資源投資。

3.4加強科學規(guī)劃建設水平

以科學發(fā)展觀為重要基礎，不斷推進檔案信息化建設的步伐，以此同時，還要注重對不同地區(qū)之間檔案信息化建設程度進分析，對于一些建設存在問題的地區(qū)給予一定的幫扶，結合具體情況做出相應的有效的舉措，縮小地區(qū)之間的差異，從而帶動整體檔案信息化建設的進度，實現(xiàn)共同發(fā)展。

3.5構建檔案信息安全保障體系

要建立健全和完善檔案信息安全保障體系，制定檔案信息安全保障措施，確保檔案信息的安全。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有預警、保護、檢測、響應和恢復能力的綜合性信息系統(tǒng)防護體系，目的是實現(xiàn)檔案信息和管理系統(tǒng)的安全，確保檔案信息的安全性，是保護信息化網絡安全的最有效、最經濟的措施。安全保障是檔案信息化管理重點考察的問題，提高安全水平要從優(yōu)化信息系統(tǒng)開始，信息系統(tǒng)優(yōu)化需要專業(yè)系統(tǒng)設計人員有效監(jiān)控系統(tǒng)的安全性，及時為安全漏洞打補丁；要確保錄入信息準確無誤，防止重要信息在掃描或錄入時發(fā)生交錯偏差。只有按照規(guī)則和相關要求使用檔案信息管理系統(tǒng)，才能確保檔案信息化管理的安全性，保證密級檔案安全。

3.6提高檔案管理技術支持與資金保證

信息化建設下，對檔案管理技術提出更嚴格的要求，積極完善檔案管理中的技術支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設資源，確保檔案管理建設系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。同時增強檔案管理信息技術基礎，強化檔案管理中訪問權限的設置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎設施的建設，建立檔案信息化專項預算并對建設資金進行科學管理。

結束語

檔案信息化管理是經濟社會和科技發(fā)展的必然趨勢和選擇。在檔案管理過程中，要樹立信息化管理意識，提高檔案信息化管理水平，規(guī)范管理行為，提高管理效率和管理質量。要加強檔案管理的標準化、數(shù)字化、安全化建設，推進檔案信息化管理建設，充分利用檔案信息化管理，實現(xiàn)資源共享，適應經濟社會發(fā)展的需要。

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