摘 要：科技項目的開展以及地區(qū)推進科技發(fā)展戰(zhàn)略的實施，使得科技項目的規(guī)模空前龐大，進而產(chǎn)生了激增的科技項目檔案。大量的科技項目給單位的檔案管理工作帶來了不少問題。本文就科技項目檔案管理方面的相關(guān)問題進行了研究與探討，希望能夠找出一些改善途徑，為提高檔案管理工作的質(zhì)量提供參考。

關(guān)鍵詞：科技；檔案；收集

一、科技項目檔案的概述

在科技發(fā)展戰(zhàn)略實施過程中，避免不了大規(guī)模的科技項目，而這一過程中必然帶來大規(guī)模的檔案資料。目前，地區(qū)科技項目接連不斷，規(guī)模也在不斷擴大，使得科技檔案的規(guī)模也空前膨脹，給科技項目檔案管理工作帶來了壓力。

科技項目檔案是對地區(qū)科技創(chuàng)新建設(shè)過程中的科技項目和工作過程的原始記錄憑證。在科技戰(zhàn)略實施過程中，科技項目對于社會創(chuàng)新發(fā)展有著重大意義，科技項目的建設(shè)和發(fā)展都需要檔案的記載，只要是稱得上完善的科技項目檔案，必然是包含著整個地區(qū)的各種科技項目建設(shè)過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個地區(qū)的科技項目實施發(fā)展歷程以及發(fā)展水平，對地區(qū)的改革發(fā)展，推陳出新，有著寶貴的參考價值?？萍柬椖繖n案的管理流程日趨復雜，管理要求日趨嚴格，想要順利的做好科技檔案管理工作，需要抓住科技檔案特點，全神貫注的對現(xiàn)存問題進行分析，力求找出解決方案。

二、科技項目檔案的特點

1.記錄性

科技檔案記錄著地區(qū)科技項目建設(shè)的過程以及項目的特點，在科技管理單位中處于重要地位，也是地區(qū)未來科技項目建設(shè)發(fā)展的重要參考資料。通過對科技項目檔案的查閱，可以了解到每一次科技發(fā)展的過程，了解到科技項目實施的歷史進程，通過分析檔案資料，在今后的科技發(fā)展規(guī)劃和設(shè)計時，就能夠少走彎路。

2.來源廣

科技項目檔案在科技項目實施的過程中，一般根據(jù)科技項目的實施流程分為前期，中期，后期三類材料來源。前期包括項目申報書、項目任務(wù)書等，然后是項目建設(shè)過程中需要收集科技項目產(chǎn)生的財務(wù)票據(jù)，項目設(shè)備的采購文件，產(chǎn)生的專利、論文、技術(shù)等檔案資料，最后是后期的成果材料，這些材料來源廣泛，且要求的專業(yè)性較強。

3.復雜性

科技項目建設(shè)的時間長、范圍廣，耗費較多人力，關(guān)系到科技、財政等多個部門的配合工作，從開始的申請立項、再到科技中期審查、最后的項目驗收都需要記錄，而且不同的科技項目有著不同的專業(yè)特點，對于檔案管理人員來說是一項巨大的挑戰(zhàn)。同時因為科技是一項十分復雜的項目，在實施過程中很容易出現(xiàn)調(diào)整，需要對檔案隨時進行修改與補增，加大了檔案管理難度。

4.真實性

整理科技項目檔案信息的人員必須收集完整的材料，對所收集到的材料進行分析鑒別，劃分類別，編排順序和目錄，保證每卷檔案的完整性、 真實性，具有條理性和實用性。

三、科技項目檔案的管理現(xiàn)狀

1.檔案涉及范圍廣，收集過程有漏洞

科技項目檔案資料的收集一般要跨越較長的時間跨度，很容易影響檔案的完整性。而且，項目性質(zhì)的差異會影響檔案記錄效果，這不僅給科技項目真實性的核實工作增加了難度，也容易造成相關(guān)檔案資料的真實性缺失。

2.收集程序繁雜，檔案資料容易流失

當前對科技項目檔案的收集流程并沒有標準和規(guī)范，同時，科技項目計劃會因為單位發(fā)展規(guī)劃、管理部門要求等原因隨時做出調(diào)整。在這種沒有固定程序和標準的環(huán)境下收集檔案資料，很容易造成資料流失。同時這類檔案資料不僅由紙質(zhì)資料，還有大量的科技影像，處理問題的錄音資料，以及實施研究過程中形成的全部數(shù)據(jù)、記錄、審批文件等各類材料。這些電子數(shù)字類的文件資料更容易被修改和破壞，造成資料的流失。

3.檔案人員素質(zhì)欠缺，專業(yè)要求不過關(guān)

前面我們說到科技項目檔案的收集具有復雜性的特點，不同性質(zhì)的有著不同的特點，對檔案管理人員的專業(yè)性要求較高。而現(xiàn)在的這類檔案大多由普通檔案管理人員進行管理，對科技項目檔案的特殊性和重要性缺乏必要的認識。另外由于這類檔案的收集時間跨度大，期間難免出現(xiàn)管理人員更新的情況，新來的工作人員對此項科技項目檔案的了解較少，影響檔案的完整性。而且一些科技項目小組為了一己私利而謊報科技資料的情況也屢見不鮮，對檔案的真實性和可靠性造成威脅。

四、科技項目檔案的管理建議

1.加強對檔案管理人員隊伍的培訓

科技項目受到很多外部環(huán)境的影響與制約，因而檔案管理的對象有著多樣性、復雜性的特點，管理范圍更為廣泛，也對檔案管理人員提出了更高的要求。各單位應(yīng)把科技項目檔案管理工作納入下一步的工作目標和發(fā)展計劃中，應(yīng)把內(nèi)部管理人員的培訓與管理提上日程，并針對不同人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進行職業(yè)道德培訓、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓、信息技術(shù)培訓、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓等邊講邊操作的培訓方式，并定期進行綜合測評，不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術(shù)的運用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應(yīng)科技項目檔案管理建設(shè)的需要和要求。

2.增強檔案資料收集的真實完整

科技項目檔案管理部門應(yīng)把被動接受變?yōu)橹鲃由祥T服務(wù)，主動收集各部門科技項目檔案資料，還需要進入科技項目實施研究的現(xiàn)場，對科技項目實施進行現(xiàn)場勘測與摸底分析。管理部門工作人員應(yīng)對科技項目檔案工作認識充分，一心一意為檔案管理服務(wù)。還應(yīng)加強宣傳力度，讓科技項目實施部門理解科技項目檔案管理的重要性，提高對科技項目檔案重要性的意識，全力支持科技項目檔案管理信息化工作，為科技項目實施工作提供有記錄價值的第一手資料。相關(guān)各部門應(yīng)積極配合工作，保證科技項目檔案管理工作的順利開展?？萍柬椖繖n案管理者應(yīng)全方位收集相關(guān)資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

3.完善檔案資料管理制度

科技項目檔案管理工作需要與檔案局等相關(guān)部門密切配合，單位領(lǐng)導應(yīng)重視對本單位科技項目檔案工作的管理，聘請專業(yè)的科技項目檔案管理人員。主管科技項目檔案管理工作的領(lǐng)導應(yīng)盡快結(jié)合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設(shè)制度。為科技項目檔案管理設(shè)置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強溝通，規(guī)范化管理工作流程，共同促進科技項目檔案管理工作的順利進行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對科技項目檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。

參考文獻

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作者簡介

崔韓（1988.05.20--）；性別：女，籍貫：吉林省榆樹市，學歷：本科，通化師范學院，現(xiàn)有職稱：初級，助理館員；研究方向：檔案管理