洪璐　姚玉潔

摘 要：基建檔案室項(xiàng)目工程建設(shè)的成果，在電力企業(yè)的管理檔案中地位尤其重要。故筆者從基建檔案及其重要意義，電力企業(yè)的基建檔案管理存在的問(wèn)題和加強(qiáng)基建檔案管理的途徑幾個(gè)方面闡述了對(duì)電力企業(yè)中基建檔案的管理極其問(wèn)題的思考。

關(guān)鍵詞：基建檔案 工程 電力企業(yè)

1 前言

作為國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一部分，基金工程項(xiàng)目也隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)步而不斷發(fā)展。國(guó)家為加強(qiáng)基建工程管理， 已經(jīng)制定了與國(guó)際接軌的相應(yīng)法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)。足以可見(jiàn)在經(jīng)濟(jì)和國(guó)家工程建設(shè)都飛速發(fā)展的今天，作為工程質(zhì)量保證的重要一環(huán)的基建檔案管理舉足輕重的地位。筆者利用假期時(shí)間在某市級(jí)供電公司檔案室進(jìn)行了兩個(gè)多月的實(shí)習(xí)，對(duì)于電力企業(yè)的基建檔案的管理有了較為深入的了解，隨著基建工程的不斷擴(kuò)建與增多，企業(yè)對(duì)于基建檔案的管理愈加重視，但在實(shí)際工作中仍存在著很多問(wèn)題。

2 基建檔案及其重要意義

基建檔案，也被稱為工程建設(shè)檔案，它是各種工程建設(shè)項(xiàng)目在工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、和維修活動(dòng)的直接記錄，是高校檔案的重要組成部分[1]。這就對(duì)檔案材料的完整性，準(zhǔn)確性，真實(shí)性具有很高的要求。

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，工程項(xiàng)目的整個(gè)管理過(guò)程都要通過(guò)基建檔案來(lái)體現(xiàn)它的全貌，其實(shí)際壽命比工程期本身要長(zhǎng)。保障基建檔案的規(guī)范管理，使工程人員根據(jù)基建檔案規(guī)范工程技術(shù)管理程序，在發(fā)生一定事故時(shí)，能夠?qū)こ淌鹿史治鍪鹿试?，提出改進(jìn)方法，通過(guò)基建檔案質(zhì)量管理，提高工程項(xiàng)目質(zhì)量?；n案的管理作為工程建設(shè)的十分重要的部分，需要引起充分的重視。電力企業(yè)作為工程項(xiàng)目實(shí)施較多的國(guó)家重點(diǎn)扶持企業(yè)，在基建檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的問(wèn)題上更是責(zé)無(wú)旁貸。同時(shí)，由于農(nóng)網(wǎng)工程的工程量較大，參與單位與涉及工作人員較多，導(dǎo)致在基建檔案的管理上存在著極大的問(wèn)題。

3.電力企業(yè)的基建檔案管理存在的問(wèn)題

3.1對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足

在工程建設(shè)期間，由于節(jié)省成本，趕工期等經(jīng)濟(jì)方面的原因，項(xiàng)目工作人員不能夠及時(shí)的將所有的施工圖紙，上報(bào)材料等檔案材料歸檔，入庫(kù)。導(dǎo)致工程材料分散分布在不同階段，不同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的手里。直至項(xiàng)目竣工，才匆忙對(duì)檔案資料進(jìn)行回收整理。而此時(shí)大部分的一線施工或管理人員已經(jīng)撤離項(xiàng)目，就容易導(dǎo)致在最后進(jìn)行系統(tǒng)整理的時(shí)候遺失文件，致使工程相關(guān)檔案資料殘缺不全。工程中如果不能及時(shí)的對(duì)資料，檔案進(jìn)行管理，就會(huì)導(dǎo)致后期大量財(cái)力物力人力的耗費(fèi)，甚至是整個(gè)工期的拖延。比如農(nóng)網(wǎng)工程和變電站工程的檔案涉及到大量的施工圖紙，報(bào)價(jià)表和合格證，現(xiàn)場(chǎng)施工人員往往不了解檔案歸檔的過(guò)程，造成大量需歸檔的資料流失，損壞。即使各個(gè)證件，圖紙是齊全的，也往往不能按照規(guī)定依次排列整齊形成完整的流水，就增加了檔案管理人員的工作量。

3.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，大部分基建單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)小、工作經(jīng)驗(yàn)欠缺，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)、基建檔案是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，工作態(tài)度較為被動(dòng)，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)精神，造成歸檔內(nèi)容資料不全；[2]且大部分的基層單位檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠高，缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)支持，工作的完成率和合格率都不高。加上由于施工隊(duì)伍人員流動(dòng)性較大，且檔案意識(shí)不足，素養(yǎng)較差，使檔案資料管理出現(xiàn)工作銜接不流暢，造成檔案資料丟失、流向不明，參建各部門(mén)由于工期緊張缺乏基本的溝通交流，為后期的歸檔工作造成不小的阻礙。

3.3基建檔案管理工作缺乏統(tǒng)一制度管理

由于工程參建單位眾多且來(lái)自不同系統(tǒng)，工作理念和行為準(zhǔn)則都存在極大的差異，就會(huì)導(dǎo)致檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，出現(xiàn)諸如歸檔檔案質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題，給基建檔案規(guī)范管理帶來(lái)了不利的影響。由于不同的工程的施工期限，所需文件都是不同的，如果檔案管理人員不能對(duì)工程有充分的了解，就會(huì)造成失誤，導(dǎo)致返工，影響工作進(jìn)程。由于缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就易出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況?？⒐ず蠖ㄆ诘臋z查維護(hù)也經(jīng)常需要查閱工期內(nèi)的圖紙，報(bào)表等相關(guān)材料，施工單位在后期維護(hù)中出現(xiàn)查找不到相關(guān)資料的情況屢見(jiàn)不鮮。這就要求要形成規(guī)范統(tǒng)一的基建檔案管理準(zhǔn)則，以達(dá)到提高工作效率的目的。

4.加強(qiáng)基建檔案管理的途徑

4.1增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

基建工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，良好的基建檔案管理不僅僅可以保證工程在工期內(nèi)順利完成，有效防止逾期，同時(shí)也可以保障后期維護(hù)時(shí)及時(shí)的資料查詢，是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證?；n案工作涉及建設(shè)單位、施工單位、檔案行政管理部門(mén)等眾多部門(mén)，緊緊依靠檔案部門(mén)是無(wú)法完成工作的，且檔案部門(mén)并不是一線部門(mén)，對(duì)工期內(nèi)的具體情況缺乏認(rèn)知。故應(yīng)努力爭(zhēng)取各部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)的重視和配合，加大檔案利用事例的宣傳力度，提高檔案工作的地位，才能使檔案工作的重要性得到廣大檔案利用者的認(rèn)可。此外，還可以開(kāi)辦關(guān)于檔案管理與利用的相關(guān)座談會(huì)和實(shí)例分享會(huì)，邀請(qǐng)其他部門(mén)的工作人員參加，讓他們切身體會(huì)檔案工作的重要性，也便于一線人員了解到檔案利用的基本途徑，不會(huì)在需要使用檔案資料時(shí)感到迷茫。

4.2 加強(qiáng)基建檔案管理知識(shí)教育，提高檔案管理人員素質(zhì)

根據(jù)基建工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求， 各參建部門(mén)都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)、配備專(zhuān)職檔案人員、明確各自管理職責(zé)、加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。一方面，開(kāi)展定期培訓(xùn)并配備相關(guān)的考評(píng)制度，提高相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平；另一方面，對(duì)施工單位、監(jiān)理單位等其他部門(mén)的工作人員提供檔案管理入門(mén)級(jí)知識(shí)及檔案利用相關(guān)知識(shí)的短期培訓(xùn)，讓他們對(duì)基建檔案管理的重要性和方法準(zhǔn)則有更加明確的認(rèn)知。

4.3建立健全基建檔案管理機(jī)制

基建檔案業(yè)務(wù)工作是基建檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，應(yīng)嚴(yán)格按照基建檔案管理程序、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理和保管利用工作。首先要加強(qiáng)基建檔案的收集工作，建立收集準(zhǔn)則。基建工程往往是環(huán)環(huán)相扣的，其中一步檔案資料收集的缺失都可能會(huì)導(dǎo)致后期工作的失誤。故需要建立一定的收集準(zhǔn)則，限定基建檔案收集的范圍，歸檔質(zhì)量要求，歸檔日期限制等一系列要求，把握好每個(gè)階段的檔案資料收集。此外，檔案部門(mén)要對(duì)檔案收集的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤服務(wù)與監(jiān)督，設(shè)立一定的獎(jiǎng)懲制度，將工作細(xì)化，明確分工，確保各參建單位基建檔案正確地及時(shí)歸檔移交。電力企業(yè)的檔案管理人員現(xiàn)階段大多對(duì)第一線的工程不夠了解，導(dǎo)致雙方銜接造成壁壘，所以要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)中檔案管理人員的電力工程方面的知識(shí)的培訓(xùn)和素養(yǎng)的培養(yǎng)。基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中。[3]目前電力企業(yè)中存在工期結(jié)束才匆忙開(kāi)始資料收集的錯(cuò)誤行為，極易造成歸檔時(shí)資料殘缺不全的情況，導(dǎo)致參建部門(mén)與檔案部門(mén)相互推諉責(zé)任的情況屢屢出現(xiàn)，既降低了工作的完成度，又易導(dǎo)致部門(mén)之間產(chǎn)生隔閡。為避免這種現(xiàn)象出現(xiàn)，就需要建立健全基建檔案管理機(jī)制，認(rèn)責(zé)到人，樹(shù)立正確的工作理念。

5.結(jié)語(yǔ)

除了以上筆者提到的問(wèn)題，在實(shí)際工作中還存在著縣級(jí)公司與市級(jí)公司工作銜接不上，級(jí)別較低的公司檔案管理工作人員缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)等問(wèn)題。由于電力企業(yè)的基建檔案工作多是銜接性非常強(qiáng)的工作，一個(gè)小環(huán)節(jié)的不到位和疏忽都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工作的完成度，要想做好基建檔案的管理，企業(yè)要加強(qiáng)的地方還很多。近年來(lái)，由于農(nóng)網(wǎng)工程和變電站工程的增多和擴(kuò)建，基建檔案在電力企業(yè)檔案管理中的比重越來(lái)越大，也漸漸引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以我們有理由相信電力企業(yè)的基建檔案管理會(huì)越做越好。

參考文獻(xiàn)

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[3]方玉鳳，淺談如何加強(qiáng)基建工程檔案管理[J]，四川建材，2013（4）：250-251，253