◆黃春曉

1 文件管理軟件在學術論文寫作中應用的必要性

學術論文是指用來進行科學研究和描述科學研究成果的文章。國家標準GB7713-87 對學術論文所作的定義為：學術論文是某一學術課題在實驗性、理論性或觀測性上具有新的科學研究成果或創(chuàng)新見解和知識的科學記錄，或是某種已知原理應用于實際中取得新進展的科學總結[1]。論文寫作的過程，除了作者自身的選題、研究進行的深度與行文表述之外，參考文獻的編輯與引用、格式也影響著一篇論文的質量?？茖W研究與論文寫作均離不開查閱文獻，查閱文獻之后不善加管理和利用，如入寶山而空手歸。寫作論文需要大量引述參考文獻，手工整理煩瑣、枯燥且效率低下。

伴隨著信息技術的發(fā)展，各類數(shù)字參考源急速增長，傳統(tǒng)的文獻管理和利用方式越來越無法滿足科研人員希望能夠高效、準確、便捷地利用海量參考文獻的要求，參考文獻管理軟件應運而生[2]。云時代、大數(shù)據(jù)時代的提前到來，海量文獻與傳統(tǒng)的手工文獻管理方式之間的矛盾日漸突出，能不能適應一種高效、準確、便捷管理和使用海量參考文獻的要求，使得參考文獻管理軟件的作用顯得越來越為重要。

參考文獻管理軟件具有文獻檢索、收集、整理、歸納、分析、引文標注、和辦公軟件交互自動按格式生成參考文獻列表等強大功能。目前已有多種與論文寫作有關的軟件被科研工作者接受并使用，其中包括國際上比較流行的Endnote、Mendeley 和Zetero 等，以及國內研發(fā)的中文界面的NoteExpress（NE）和NoteFirst。

在NE 的推廣與普及中，用戶探索將NE 的使用對象與范圍不斷擴大，不僅僅局限于文獻管理的領域。利用NE 自帶的組織功能進行某學科的文獻計量學研究[3-4]、個人知識管理方面的探索[5-7]，特別是在圖書館的科技查新[8-9]、文獻查收查引[10]、定題檢索服務中[11]，只要和文獻有關的工作，比如稿件的編輯[12]，也能見NE 的蹤跡，NE 的功能在不斷地被發(fā)現(xiàn)與挖掘。

無論是國外還是國內開發(fā)的文獻管理軟件，各有特色與不足，使用方法逐漸趨同，往往熟練掌握一種文獻管理軟件，就能觸類旁通，學會另外一種文獻管理軟件。其實對于用戶來說，熟練掌握任何一種文獻管理軟件，都會讓科研中的文獻檢索及管理變得更加有序與輕松，在學術論文寫作中節(jié)省時間，提高效率。文獻管理軟件儼然已經成為科研工作者手中的利器。

2 NE 寫作模板簡介

在眾多國內外文獻管理軟件中，NE 是北京愛琴海軟件公司自主開發(fā)的一款以中文用戶為主的文獻管理軟件，其在2005 年6 月一經推出即獲得廣大用戶和專業(yè)IT 網站的好評。在十余年的發(fā)展中，NE 以其友好的中文界面和越來越趨于完善的文獻管理功能，逐漸被廣大用戶特別是國內高校、科研院所和圖書館等單位用戶所認可，其用戶數(shù)量激增，用戶群體中科研工作者居多，特別是高校群體中的研究生，NE 成為研究生管理海量文獻及進行論文寫作的利器。

目前，利用文獻管理的樣式模板進行論文寫作已經成為一種趨勢，可以減少論文寫作中的參考文獻的排版與格式問題，在不同的期刊投稿要求中還可以自由方便地進行切換。截至2018 年5 月20 日，NE 自帶的模板（包含期刊與學位論文、會議等）共有4021 個，這個數(shù)量還在不斷更

圖1 標簽云的使用

新中。在NE 發(fā)布的模板樣式中，有52 所高校進行了NE 學位論文的模板定制，其中有39 所學校對研究生學位論文的模板進行專門定制，清華大學、北京林業(yè)大學等六所高校甚至對碩士、博士、專業(yè)碩士分別進行模板的專門定制。究其原因，本科生的學位論文對參考文獻的格式要求大致相同，所以可以參考系統(tǒng)中自帶的其他學校的本科生模板；對于研究生而言，每個高校的研究生院對格式的要求不盡相同，參考文獻的參考與引用貫穿研究生的整篇論文，參考文獻的引用格式決定了一篇學位論文的嚴謹性。所以，各高校對研究生的學位論文定制模板較為看重。

3 NE 的寫作應用

模板的使用也不是一勞永逸的，利用NE 的模板進行論文的參考文獻編輯時也會出現(xiàn)問題，需要在實踐中不斷總結與分析，提高使用NE 的技巧。本文就華南農業(yè)大學研究生在使用NE 學位論文模板中出現(xiàn)的問題進行探討，對于一些集中出現(xiàn)的問題給出解決方案，在寫畢業(yè)論文之前，利用NE 對所引用的參考文獻進行集中更新與修訂，再配合使用模板，可以極大地提升學生論文寫作的幸福感與效率。在長期的使用中，綜合研究生使用學位論文樣式中反饋的問題、難點，本文總結了以下幾個方面。

參考文獻匯總集中在用NE對文獻進行收集與管理時，可能有上千條文獻題錄，最終進入引用的參考文獻可能有上百篇。這些文獻大多來自用戶的不同的題錄文件夾，在進行論文寫作時需要在不同的題錄文件甚至是不同的NE 數(shù)據(jù)庫切換，這樣就給撰寫論文的過程帶來操作上的煩瑣，如何解決這類問題？

NE 管理文獻的功能中，除了星標和優(yōu)先級的功能外，還有一個不太常用的功能，就是標簽云的功能（見圖1）。標簽云能將同一NE 數(shù)據(jù)庫下不同題錄文件夾中的文獻題錄集中到一起，而不改變原有的文獻保存目錄。用戶可以根據(jù)自己的寫作或者閱讀需求，建立不同目的的標簽云，同一文獻可以在不同的標簽云中。這種虛擬的題錄文件夾的形式，可以將收集到的文獻根據(jù)不同的需求進行簡單歸類，有助于用戶對文獻的整理、分析與利用。在論文寫作中，研究生可以在閱讀分析文獻的過程中，將可能在寫作中引用的參考文獻歸到相應的標簽云中，引用文獻時只在這一個標簽云中找尋相關的參考文獻即可，方便快捷。引用文獻都集中在標簽云中，也方便集中對所引用的文獻進行批量修改與查閱。

英文文獻的處理（大小寫、與中文的排版）在論文寫作中經常會遇到英文文獻的引用問題，隨著我國科學軟實力的不斷提升，不少中文期刊也要求作者以全英文的方式進行撰寫。英文文獻的引用與中文的最大區(qū)別在于英文的大小寫問題，是要求每句的首字母大寫，還是全部大寫，或者單詞的首字母大寫？看似不起眼的大小寫問題，處理起來比較煩瑣，是進行論文寫作時最讓人撓頭的問題之一。

對于此問題的解決，提供兩種方法。

第一種方法是在NE 軟件中先解決英文文獻的大小寫的轉換，具體操作：工具—批量編輯—編輯指定字段的大小寫（見圖2）。NE 對大小寫的修改提供了四個可能，分別是詞首字母大寫、句首字母大寫、全部大寫及全部小寫，這種方式比較容易操作，所以推薦使用。

圖2 英文文獻的大小寫批量編輯

圖4 保存的編碼格式

圖3 樣式的處理

第二種方法是在投稿的期刊樣式中進行修改，具體操作方式：工具—樣式—樣式管理器—編輯選定的論文寫作樣式（模板）（見圖3）。在樣式中進行修改會涉及很多細節(jié)問題，修改的字段也較為局限，所以不太建議采用這種方式解決大小寫問題。

參考文獻中卷期與日期的處理在引用中文文獻時，最后的參考文獻列表，文章發(fā)表的時間與卷期常常會出現(xiàn)輸寫不當或者遺漏。如“曾宋君,陳之林,吳坤林,等.兜蘭無菌播種和組織培養(yǎng)研究進展[J].園藝學報,2007(03):793-796”這條參考文獻，首先就遺漏了卷的信息，期的表述方式也有誤，03 應該為3。這個問題幾乎是大家最容易出錯的問題，也是最容易被忽視的，發(fā)現(xiàn)了之后，修改起來又較為麻煩。相應的解決方案：在最后確定引用的參考文獻的云標簽文件夾中，批量對中文文獻進行一次更新，更新的數(shù)據(jù)庫選擇為萬方或者維普，經過多次實踐，發(fā)現(xiàn)這兩個數(shù)據(jù)庫更新出來的文獻題錄能補全和修正時間與卷期及頁碼信息與輸寫問題。

NE 與其他文獻管理軟件（Endnote）的數(shù)據(jù)交流與互導

EndNote 是一款最受歡迎的文獻管理軟件，在國際上用戶最多，也是出現(xiàn)最早的文獻管理軟件之一。它是由Thornson Corporation下屬的Thornson Research Soft公司開發(fā)的，于20 世紀80 年代首次推出，并通過不斷改進和完善，版本不斷更新，用戶群體也不斷擴大。EndNote 對中文文獻的兼容性沒有NE 友好，隨著NE 的功能不斷更新，吸引了一批原來使用EndNote 的用戶。對于同時使用這兩種文獻管理軟件的用戶來說，如何進行NE 與EndNote 兩種軟件的文獻資源的交流與互導，成為關鍵。在這里，筆者提供以下方案，可以輕松實現(xiàn)NE 與EndNote 的數(shù)據(jù)交流與互導。

圖5 EndNote Import

一方面是可以利用EndNote 的導出功能，將所管理的文獻導出，保存格式為endnote.export；然后通過NE 的導入文獻功能，將從EndNote 導出的文獻題錄重新導入NE中，選擇過濾器為EndNote Import，這樣就能將原本保存在EndNote 里的文獻題錄信息導入NE 里進行統(tǒng)一管理利用。

另一方面是從NE 導出的文獻要經過修改，才能順利導入EndNote 中，否則就會出現(xiàn)文獻的亂碼。如圖4、圖5 所示，在導出文獻命名時，將保存的編碼改為UTF-8；EndNote 導入時，選擇過濾器為EndNote Import，編碼也為UTF-8。

4 結語

NE 無論是在文獻收集和管理，還是在學術論文寫作上生成引文與參考文獻，都表現(xiàn)出色。NE 是中文界面，對于學生用戶來說，相比英文的文獻管理軟件而言是比較容易熟悉與掌握的，因此，國內許多高校利用NE 進行學位論文模板的定制，減少了學生在格式上的出錯。

本文從收集學生在使用NE過程中容易出現(xiàn)的問題著手，提出相應的解決方案，看似復雜，實則也是使用NE 的技巧與經驗總結。一方面有利于提高科學研究工作和論文寫作的效率；另一方面通過實例演示NE 的使用，為用戶深入了解和使用NE 提供參考。■