摘 要：知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理作為一種知識(shí)管理，在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度，實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴(yán)格公文的制發(fā)，提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文書及電子文件的處理工作。本文針對(duì)檔案管理工作，提出幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞：檔案工作；檔案管理制度

檔案規(guī)范化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文件形成工作是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要基礎(chǔ)工作。雖然文件形成工作與檔案管理工作各有不同的任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文件是檔案的來源，檔案是文件的歸宿，所以，兩者又是文件工作流程中緊密相關(guān)的環(huán)節(jié)。另外，檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和公民個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有一定保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，而檔案工作的根本目的就是檔案利用。做好檔案管理工作，是提高檔案利用水準(zhǔn)的基礎(chǔ)。本文從文件形成、檔案利用和檔案管理幾個(gè)方面，談一談自己的看法。

1 文件材料形成是推進(jìn)檔案規(guī)范化管理的前提

文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來。即文件材料形成的如何，不僅決定文件本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響歸檔后檔案的質(zhì)量，決定了檔案管理規(guī)范化工作的質(zhì)量。目前，規(guī)范文件材料的形成重點(diǎn)應(yīng)注意以下問題。一是文件用紙質(zhì)量要符合要求，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。二是文件字跡要牢固清晰。應(yīng)使用耐久的書寫材料，不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水，以利于日后長(zhǎng)久保管利用，這是文件形成規(guī)范化的基本要求。

2 立卷歸檔是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

立卷組合的無(wú)序和重復(fù)是阻礙檔案規(guī)范化管理的最大問題。檔案工作規(guī)范化管理的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化，而立卷歸檔工作則是其中關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此，要求立卷歸檔中，一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性。結(jié)束文件階段現(xiàn)行使命的文件，且其中有保存價(jià)值的，才能進(jìn)入立卷或歸檔程序，不符合上述條件的，則不能立卷或歸檔，否則，極易造成文件歸檔不嚴(yán)謹(jǐn)，勢(shì)必造成日后檔案管理的無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的范圍、重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。三是有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中，要把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不混入，特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部形成過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案即完整也不龐雜，為檔案規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

3 提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明，文件材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案規(guī)范化管理質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案管理的工作進(jìn)程中，我們要注意解決好案卷質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理中的分類和檢索，同時(shí)要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

4 利用多種手段，全方位、多層次，建設(shè)檔案利用三維全息立體服務(wù)模式

我們建立檔案的目的，就是要利用檔案，利用檔案的手段多種多樣，有在檔案館或檔案室設(shè)立閱覽室，這是目前檔案利用最普遍的方式。另外還有利用Internet網(wǎng)絡(luò)資源，在線發(fā)布檔案檢索利用工具等。檔案館的閱覽室有專門設(shè)施、有專人監(jiān)護(hù)，既便于檔案保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件，但不足的是，檔案查閱受到地域限制，檔案內(nèi)容不能遠(yuǎn)距離傳播。而利用國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，建設(shè)專門的檔案信息網(wǎng)站，一方面可以展示檔案規(guī)章制度，普及檔案知識(shí)，另一方面可以利用電子郵件、網(wǎng)上留言本、網(wǎng)上論壇或提交表格等多種方式，與檔案利用者進(jìn)行實(shí)時(shí)互動(dòng)，提高檔案利用效率。在開展檔案利用中，多數(shù)利用者往往不了解檔案館所藏檔案的內(nèi)容，不清楚檔案分類的原則和方法，對(duì)所要查閱的檔案說不清楚作者、年度，只是提出要解決的問題和有關(guān)線索，檔案管理人員就要負(fù)責(zé)答復(fù)利用者的詢問和指導(dǎo)利用者使用檢索工具。咨詢服務(wù)的過程，就是分析和解決問題的過程，是檔案服務(wù)中的一種手段，也是檔案利用不可缺少的組成部分。在提高人工服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)上建設(shè)合理、科學(xué)的查找利用網(wǎng)站，是檔案利用者能在網(wǎng)上清楚、明確、便捷的查找到所需的信息。

5 建立自動(dòng)化管理的檔案利用信息服務(wù)系統(tǒng)，是加強(qiáng)檔案利用工作最有效的途徑和未來發(fā)展的方向

世界已經(jīng)步入“e”時(shí)代，新時(shí)期所要求的機(jī)制轉(zhuǎn)換和思維方式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)勢(shì)在必行，檔案利用工作的信息管理系統(tǒng)的建立，要以讀者為主導(dǎo)，市場(chǎng)需求為基礎(chǔ)，以效率高、變化快為基本特點(diǎn)。建立檔案管理信息系統(tǒng)是一個(gè)系統(tǒng)化工作，首先是模擬階段，這一階段的目標(biāo)是將傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)程序借助計(jì)算機(jī)輔助管理，將基本的檔案信息試驗(yàn)性地部分輸入模擬的系統(tǒng)，按照傳統(tǒng)的操作程序介入計(jì)算機(jī)輔助的半自動(dòng)化工作，其次是系統(tǒng)開發(fā)階段，這一階段的主要工作是建立檔案管理信息系統(tǒng)及其運(yùn)行調(diào)試，盡快建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，提高檔案檢索速度和質(zhì)量，在廣泛開展著錄和標(biāo)引工作的基礎(chǔ)上，加快案卷級(jí)目錄向文件級(jí)目錄轉(zhuǎn)換的步伐，提高檔案信息的存儲(chǔ)、處理和檢索能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，最后是集成階段，將檔案信息輸入系統(tǒng)，使其運(yùn)行在局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)乃至國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)資源共享，這個(gè)階段是走向成熟不斷發(fā)展的階段。

6 建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫(kù)房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該制定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，以便對(duì)業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持改革創(chuàng)新，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[2].曾予新.試論城建檔案學(xué)[J].城建檔案，2017.1

作者簡(jiǎn)介

韓麗（1969-），女，漢族，河南洛陽(yáng)市人，河南省陸渾水庫(kù)管理局館員，主要從事檔案管理工作和研究。