薛彥榮

摘 要：檔案管理人員目前知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠。實現(xiàn)檔案信息化，是事業(yè)單位在發(fā)展中的必經(jīng)之路。在信息高度共享的背景下，實現(xiàn)檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平，一舉多得。 本文闡述了促進檔案信息化建設(shè)的幾點建議 。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；建議

在科技日新月異、信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，在我們對信息資源共享的同時，也應(yīng)當(dāng)對檔案管理如何實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化作出探討，致力于提高檔案信息技術(shù)的建設(shè)。實現(xiàn)檔案信息化，是事業(yè)單位在發(fā)展中的必經(jīng)之路。在信息高度共享的背景下，實現(xiàn)檔案信息化有助于提升單位的工作效率和辦事水平，一舉多得。 本文提出了促進檔案信息化建設(shè)的幾點建議。

1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項工作。

2 提高檔案信息化水平技術(shù)

①配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。

②每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。

③對上網(wǎng)的員工檔案信息進行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

3 提升檔案管理水平

人是管理檔案質(zhì)量保證的關(guān)鍵。長期以來，人事檔案專業(yè)培訓(xùn)的不足是制約科學(xué)管理人事檔案的重要因素之一。確保檔案管理人員的崗前培訓(xùn)，加強檔案管理人員理論知識和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，鼓勵加強相關(guān)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流，才能促使檔案管理人員不斷掌握新知識，科學(xué)管理提高檔案利用價值，才能促進檔案工作水平的提高。同時，檔案管理人員應(yīng)注重培養(yǎng)具有檔案工作特色的核心價值觀。檔案工作枯燥無味，常需要與多個部門接觸收集各類材料，工作量大而繁瑣。這要求檔案管理人員應(yīng)始終堅持愛崗敬業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng)，面對較難收集的材料，要主動出擊，盡可能使檔案材料完整。干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要，提升服務(wù)意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進人事檔案管理信息化進程。依托干部人事檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護，提高檔案的管理與利用效率，實現(xiàn)檔案全面、動態(tài)化長效管理。

4 要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質(zhì)

為切實做好“三齡一歷”審核工作，順利實現(xiàn)檔案升級達標(biāo)任務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證檔案工作的長效性，促進檔案管理上水平；要不斷提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期事業(yè)發(fā)展對檔案管理的新要求；同時，也要加強檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

5 加強檔案管理軟硬件設(shè)備

擁有配套的軟件及硬件基礎(chǔ)設(shè)施是當(dāng)前檔案信息化管理的必要條件，主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件三個部分。對于應(yīng)用系統(tǒng)的選擇應(yīng)當(dāng)將開放性與包容性放在首位，同時兼顧應(yīng)用系統(tǒng)的擴展性。作為一個軟件存儲平臺，能夠保證檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全性，并能夠根據(jù)情況，靈活操作平臺各個板塊。其功能性也應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)字化處理、電子檔案信息采集、檔案數(shù)字化等。其中所運用到的關(guān)鍵技術(shù)是在當(dāng)前的計算機技術(shù)及信息領(lǐng)域最優(yōu)發(fā)展前景的科學(xué)技術(shù)。加強檔案管理的軟件和硬件設(shè)備，提高檔案管理的技術(shù)含量，有效實現(xiàn)該技術(shù)的先進性。

6 加強監(jiān)管，形成制度化管理流程

單位的領(lǐng)導(dǎo)核心部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理部門進行深入的檢查，依照《檔案法》條例規(guī)定，，確保檔案管理工作納入法制軌道。領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)強化檔案規(guī)范查處意識，嚴(yán)肅處理檔案管理中存在的不合法行為。在進行執(zhí)法監(jiān)督過程中，應(yīng)加大檢查力度，杜絕從輕處理現(xiàn)象，維護檔案法規(guī)，確保單位內(nèi)部檔案的安全管理流程。

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案事業(yè)的重要組成和發(fā)展方向，也是事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必然要求，更是實現(xiàn)高信息提供服務(wù)的必經(jīng)之路。因此，應(yīng)當(dāng)加快腳步進行檔案信息化和現(xiàn)代化，促使事業(yè)單位早日完成檔案信息化建設(shè)。 我們要以黨的十八大精神為指導(dǎo)，認(rèn)真落實《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)及管理制度，推進依法治檔、加強檔案管理工作，深刻認(rèn)識加強檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性，以只爭朝夕的態(tài)檔案科技發(fā)展工作、促進檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛，需要大力加強電子信息資度和執(zhí)行力，打造檔案信息化工作深入開展的堅實基礎(chǔ)、注入持續(xù)發(fā)展動力，用我們的知識、智慧和辛勤勞動促進檔案事業(yè)健康發(fā)展，讓檔案事業(yè)在東方飛揚。

參考文獻

[1]方德生.檔案信息化的困境與出路——干部人事檔案信息化建設(shè)問題思考[J]. 檔案時空，2015（4）.

[2]黃順奎.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2016（8）.