席克平

摘 要：軌道交通項(xiàng)目檔案不僅反映了項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理等項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，而且在項(xiàng)目建設(shè)營(yíng)運(yùn)、維修維護(hù)、維權(quán)審計(jì)及后續(xù)項(xiàng)目改建、擴(kuò)建等過(guò)程中發(fā)揮非常重要的作用。本文從合肥軌道交通項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐出發(fā)，針對(duì)軌道交通項(xiàng)目檔案特點(diǎn)，提出了相應(yīng)的管控措施，以期能為后續(xù)線路的建設(shè)及其他城市軌道交通項(xiàng)目檔案管理工作起到一定的借鑒和促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：軌道交通；檔案；管控

近年來(lái)，隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，軌道交通建設(shè)也步入了快速發(fā)展的階段，截至2017年12月31日，中國(guó)內(nèi)地累計(jì)有34個(gè)城市建成投運(yùn)城市軌道線路5021.7公里，當(dāng)前合肥地鐵運(yùn)營(yíng)線路2條，在建線路6條，近期規(guī)劃15條。軌道交通項(xiàng)目涉及面廣、投資巨大、專(zhuān)業(yè)復(fù)雜，建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多，檔案人員流動(dòng)性大，如何確保項(xiàng)目檔案資料收集完整、齊全，整理符合規(guī)范要求，做好軌道交通項(xiàng)目檔案過(guò)程管控尤其顯得重要。

1 軌道交通項(xiàng)目檔案特點(diǎn)

（一）軌道交通項(xiàng)目參建單位多，檔案數(shù)量大，載體種類(lèi)多

軌道交通項(xiàng)目不僅有主體工程，也有附屬配套工程，涉及勘察、設(shè)計(jì)、土建施工、機(jī)電安裝、系統(tǒng)設(shè)備等多個(gè)領(lǐng)域。參加工程建設(shè)的單位有設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位及供貨單位等多達(dá)上百家，因而形成的工程檔案資料也是種類(lèi)繁多，數(shù)量巨大。以合肥軌道交通1號(hào)線線為例，除了有以普通紙張作為載體材料外，還有紙質(zhì)掃描件、數(shù)碼照片、制成照片的感光材料及錄音、錄像的視頻資料、光盤(pán)、半導(dǎo)體存貯設(shè)備、實(shí)物等。當(dāng)前不完全統(tǒng)計(jì)共入庫(kù)紙質(zhì)檔案14000多卷，20多萬(wàn)件，照片檔案200多冊(cè)，紙質(zhì)掃描件、照片、視頻光盤(pán)130多張。

（二）軌道交通項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，人員流動(dòng)頻繁，綜合協(xié)調(diào)難度大

國(guó)內(nèi)地鐵的建設(shè)速度，從開(kāi)工到通車(chē)，總體上可以分為地鐵的前期建設(shè)規(guī)劃、國(guó)家審批、項(xiàng)目融資、項(xiàng)目建設(shè)四個(gè)大的步驟，建設(shè)周期較長(zhǎng)，一般有 3～5 年。由于建筑施工企業(yè)本身的組織機(jī)構(gòu)是隨著地鐵建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展而產(chǎn)生相應(yīng)變化的，一般情況下其人員組成是按照工程建設(shè)項(xiàng)目的具體情況而制定的，在工程完工后或者收尾前與該工程相匹配的員工結(jié)構(gòu)會(huì)進(jìn)行新一輪的調(diào)整，從而更好的適應(yīng)下一個(gè)工程項(xiàng)目，導(dǎo)致人員流動(dòng)性大。因建設(shè)周期較長(zhǎng)，人員流動(dòng)頻繁的特點(diǎn)，造成項(xiàng)目檔案的形成周期也較長(zhǎng)，資料的收集、整理難度加大。又由于地鐵項(xiàng)目建設(shè)涉及到交通導(dǎo)改，管線遷改，拆遷、與電力、鐵路部門(mén)的綜合協(xié)調(diào)等，有的標(biāo)段甚至一年未能施工，為趕進(jìn)度，最后導(dǎo)致只重工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度，輕視資料整理工作，往往在竣工驗(yàn)收后，再重視資料的移交工作。

2 軌道交通項(xiàng)目管控措施探索

（一）提前介入，源頭控制

公司檔案部門(mén)參加招標(biāo)文件的審核工作，在招標(biāo)文件中設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確規(guī)定參建單位項(xiàng)目文件管理責(zé)任。包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、介質(zhì)、格式、合同解除后項(xiàng)目文件的處置及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款明確規(guī)定監(jiān)理單位對(duì)施工文件完整性、準(zhǔn)確性的審查責(zé)任。還約定竣工文件驗(yàn)收不合格的不得進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收，不予結(jié)算工程尾款。

（二）參加中標(biāo)人約談和交底會(huì)

根據(jù)公司質(zhì)量管理辦法及檔案管理制度的相關(guān)要求，公司檔案部門(mén)參加中標(biāo)人約談和交底會(huì)。（1）告知參建單位包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及第三方巡查、監(jiān)測(cè)等單位各自職責(zé)及相應(yīng)的權(quán)利、義務(wù)，明確軌道公司檔案歸口管理部門(mén)；（2）要求指定一名領(lǐng)導(dǎo)（一般要求項(xiàng)目經(jīng)理、常務(wù)副經(jīng)理、總工、總監(jiān)等擔(dān)任）負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，同時(shí)配備一定數(shù)量的資料員/檔案員，要求保持隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)提前向檔案部門(mén)備案，并做好交接，交接不好不準(zhǔn)離崗。（3）明確歸檔范圍、適用標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、套數(shù)及歸檔時(shí)間；（4）明確檔案一票否決制，檔案驗(yàn)收不合格不能通過(guò)竣工驗(yàn)收，不予支付工程款項(xiàng)。

（三）建章立制，組建檔案管理網(wǎng)絡(luò)

合肥軌道交通1號(hào)線是安徽省第一條地鐵線路，在本省沒(méi)有先進(jìn)的檔案管理模式可以借鑒，在全國(guó)也沒(méi)有規(guī)范性的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可供參照，大量建章立制工作從零開(kāi)始。為了使公司項(xiàng)目檔案管理工作迅速步入正規(guī)，先后派檔案人員到深圳、廣州、無(wú)錫等先發(fā)城市去調(diào)研學(xué)習(xí)，最終制定了合肥軌道交通項(xiàng)目檔案移交細(xì)則等多項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使檔案工作做到有章可循，有據(jù)可依。同時(shí)為了便于溝通管理，使信息傳達(dá)更加暢通，公司各部門(mén)均確定了1名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和歸檔工作，各參建單位明確檔案負(fù)責(zé)人和檔案管理員各1名，具體開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理及收集整理工作，形成了以檔案部門(mén)為主、各部門(mén)齊抓共管、業(yè)主代表、各參建單位配合實(shí)施的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

（四）注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，落實(shí)歸檔要求

由于城市軌道交通工程龐大，技術(shù)復(fù)雜，涉及土建施工、機(jī)電安裝、裝飾裝修、弱電工程、系統(tǒng)設(shè)備等諸多專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域， 牽涉到勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、供貨商等參建單位上百家，因來(lái)自全國(guó)各地各行各業(yè)，受當(dāng)?shù)匦袠I(yè)標(biāo)準(zhǔn)的限制，工程資料收集程度、整理水平參差不齊，做法也大不相同。為把合肥軌道交通項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求落實(shí)到項(xiàng)目管理中去，公司定期邀請(qǐng)省、市檔案局、城建檔案館及軌道公司有經(jīng)驗(yàn)的檔案員擔(dān)任主講，從收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)到具體歸檔、移交要求及后期檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、導(dǎo)入檔案系統(tǒng)模板格式、常見(jiàn)的一些問(wèn)題等進(jìn)行詳細(xì)講解，并現(xiàn)場(chǎng)答疑，為后續(xù)地鐵項(xiàng)目竣工檔案的編制移交打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）以考核促管理，加強(qiáng)過(guò)程管控

公司特別重視項(xiàng)目檔案管理工作，將項(xiàng)目檔案管理作為每月月度考評(píng)和半年綜合檢查六大檢查模塊之一，并占整個(gè)權(quán)重的20%，進(jìn)行考核評(píng)比。根據(jù)施工進(jìn)展情況，抓住關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，對(duì)參建單位項(xiàng)目檔案的形成質(zhì)量、收集情況，是否規(guī)范整理等有針對(duì)性的進(jìn)行檢查，并以檔案檢查通知單的形式下發(fā)到參建單位，要求其對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行限時(shí)整改。公司檔案部門(mén)并依據(jù)檢查情況，進(jìn)行考核打分，報(bào)安質(zhì)部匯總，對(duì)考核后并將項(xiàng)目檔案管理工作納入到合肥市軌道交通項(xiàng)目信用評(píng)價(jià)考核體系，與后續(xù)招標(biāo)掛鉤，確保參建單位重視檔案管理工作，保證項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目工程建設(shè)同步，及時(shí)規(guī)范做好檔案過(guò)程收集、整理、歸檔移交工作。

（六）強(qiáng)化監(jiān)理、業(yè)務(wù)部門(mén)審核職責(zé)，杜絕不合格檔案入庫(kù)

檔案部門(mén)參加各（子）單位工程竣工驗(yàn)收，通過(guò)省、市檔案局、城建檔案館、地鐵質(zhì)監(jiān)站、業(yè)主代表、監(jiān)理單位對(duì)歸檔的工程檔案資料層層把關(guān)，確保形成的工程資料符合歸檔要求。首先施工單位對(duì)形成的項(xiàng)目文件先進(jìn)行自檢，在自檢合格的基礎(chǔ)上，由監(jiān)理單位進(jìn)行審核，符合歸檔要求后，出具項(xiàng)目文件歸檔專(zhuān)題質(zhì)量審核報(bào)告。然后公司工程（技術(shù)）部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、檢測(cè)等文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核把關(guān)，并形成記錄。最后公司檔案部門(mén)對(duì)檔案分類(lèi)的科學(xué)性，組卷、排列的合理性，編目的規(guī)范性等進(jìn)行審核把關(guān)，并簽章確認(rèn)，堅(jiān)決杜絕不合格檔案入庫(kù)。

（七）尾款控制

為了確保已竣工的檔案資料按時(shí)歸檔，在參建單位竣工支付審核時(shí)，確定了財(cái)務(wù)部門(mén)必須在得到檔案部門(mén)關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，保證了竣工資料的歸檔率達(dá)100%。

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