梁華杰 陳詩(shī)佳

一、引言

會(huì)計(jì)檔案記錄著與單位管理相關(guān)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，是各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)依據(jù)，對(duì)反映單位發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事務(wù)有著重要的參考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容范圍、表現(xiàn)形式、管理手段、利用方式均發(fā)生了較大變化，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，并形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行了規(guī)范化、現(xiàn)代化改造，并于2015年12月11日頒發(fā)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行。新的管理辦法將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，重點(diǎn)增加了對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)范，完善了會(huì)計(jì)檔案的定義及范圍，增加了會(huì)計(jì)檔案移交的管理要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序以及保管期限等都做出了相應(yīng)的調(diào)整。這些調(diào)整對(duì)于規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用。

二、會(huì)計(jì)檔案信息化概述

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接受或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，會(huì)計(jì)檔案信息化已成為大勢(shì)所趨，不僅推動(dòng)了財(cái)務(wù)處理的自動(dòng)化和高效化，更有利于提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。財(cái)政部、國(guó)家檔案局修訂發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，在會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案均進(jìn)行了相應(yīng)規(guī)定，主要包括：一是將電子會(huì)計(jì)檔案納入了會(huì)計(jì)檔案的范圍，規(guī)定會(huì)計(jì)檔案包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案；二是規(guī)定滿足一定條件時(shí)單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存；三是要求電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，并且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交；四是要求電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

三、會(huì)計(jì)檔案信息化的意義

（一）有利于財(cái)務(wù)處理自動(dòng)化

當(dāng)前中國(guó)發(fā)展進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)新時(shí)代，計(jì)算機(jī)具有高效的信息處理能力，能夠方便快捷地輸入、存儲(chǔ)和輸出信息，并進(jìn)行邏輯推理及判斷。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、歸檔、編目、管理和處置的信息系統(tǒng)，可以使電子會(huì)計(jì)檔案管理更加高效、規(guī)范。電子化管理是通過(guò)對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行設(shè)置，計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，自動(dòng)判斷會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的獲取和核算規(guī)則，自動(dòng)判別會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和可靠性，也能對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源進(jìn)行分類、分析加工和收集、歸檔、保管和利用，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化。單位可以設(shè)置適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)核算系統(tǒng)，以保證準(zhǔn)確、完整、有效地接收和讀取信息化會(huì)計(jì)資料，輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，也可以設(shè)定經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，從而大大提高工作效率和工作質(zhì)量。

（二）有利于提高會(huì)計(jì)檔案管理水平

對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)高效管理，并且將會(huì)計(jì)檔案管理結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整是單位管理決策、實(shí)現(xiàn)高效率的會(huì)計(jì)信息開(kāi)發(fā)必不可少的環(huán)節(jié)，能夠加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，并且有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案。實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化管理后，電子檔案管理系統(tǒng)將來(lái)自會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中收集，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行歸檔、保存和利用等管理，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)集中管理、統(tǒng)一管理和全程管理，提高了檔案資料管理的規(guī)范性和效益性。推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，也能為政府決策和管理提供多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。另外，會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后不僅能夠節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少人力物力資源耗費(fèi)，并且能提高工作效率，方便工作人員管理，從而推動(dòng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理水平的提升。

四、事業(yè)單位推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化路徑分析

（一）健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

會(huì)計(jì)檔案管理制度是規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理流程，保證會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、完整性、安全性、保密性、可用性、規(guī)范性原則的重要保證。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)我國(guó)《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》制定符合單位發(fā)展要求的管理?xiàng)l例，健全和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度以及電子檔案管理系統(tǒng)管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。穩(wěn)步推進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，同時(shí)為會(huì)計(jì)信息化建設(shè)提供必要的人力、財(cái)力、物力保障。

（二）加強(qiáng)信息化會(huì)計(jì)檔案安全建設(shè)

會(huì)計(jì)檔案的首要標(biāo)準(zhǔn)即是準(zhǔn)確、真實(shí)和安全，這也是對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的最基本的要求。由于會(huì)計(jì)檔案主要對(duì)財(cái)務(wù)收支進(jìn)行價(jià)值量的記錄和描述，其反映的是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的質(zhì)變，因此要求資料的準(zhǔn)確度極高。單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。信息化會(huì)計(jì)檔案管理依靠信息系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而存在，單位在對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的同時(shí)應(yīng)該保障系統(tǒng)運(yùn)行、檔案管理過(guò)程的安全，以提高會(huì)計(jì)信息的保密性和安全性。應(yīng)當(dāng)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改。另外，建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才

當(dāng)今科技水平發(fā)展迅速，高素質(zhì)的會(huì)計(jì)從業(yè)人員對(duì)于準(zhǔn)確完成會(huì)計(jì)核算和歸檔工作是不可或缺的。為了更好地完成會(huì)計(jì)工作，就要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的理論知識(shí)學(xué)習(xí)以及業(yè)務(wù)實(shí)踐訓(xùn)練，不斷提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和會(huì)計(jì)檔案管理軟件的運(yùn)用水平。單位要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)素質(zhì)教育和專業(yè)培訓(xùn)，功以才成，業(yè)由才廣，要努力培養(yǎng)高素質(zhì)的會(huì)計(jì)師和檔案管理人員，不斷提高從業(yè)人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，最終推動(dòng)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理制度的健全和完善。

五、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案是事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算的重要財(cái)務(wù)信息。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)新時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)檔案的信息化、規(guī)范化管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨。想要促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的進(jìn)一步發(fā)展，就需要順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步，加大會(huì)計(jì)檔案管理信息化的應(yīng)用力度。推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理，建立科學(xué)高效的會(huì)計(jì)檔案管理制度，這對(duì)于事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的管理有著積極的推動(dòng)作用。

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