摘 要:檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是檔案事業(yè)健康發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化,建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須明確目標(biāo),抓住機(jī)遇,加強(qiáng)協(xié)調(diào),統(tǒng)一建設(shè),加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè),樹(shù)立檔案全面質(zhì)量管理的思想,使檔案質(zhì)量不斷提高。本文從當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施中存在的問(wèn)題出發(fā),淺要論述了加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的措施,從而推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞:檔案管理;基礎(chǔ)建設(shè);標(biāo)準(zhǔn)化;規(guī)范化
檔案主要記載著人類文明、重要實(shí)踐活動(dòng)、科研成果等各種信息,具有非常高的價(jià)值,是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的重要?jiǎng)恿ΑkS著社會(huì)的發(fā)展,檔案信息越來(lái)越多,加大了管理者的工作難度。在信息時(shí)代,要想保證檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,就需要我們?cè)趯?shí)際工作中加強(qiáng)基礎(chǔ)工作,提高其管理水平,將各種先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在其中,這樣才能夠達(dá)到目的,推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀及問(wèn)題
從當(dāng)前我國(guó)檔案館的實(shí)際情況來(lái)看,所館藏的檔案信息具有數(shù)量多、時(shí)間跨度長(zhǎng)等特點(diǎn),并且在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中大多采用封閉式管理方式,即加強(qiáng)檔案的收藏,要求不丟失案卷。但是我們需要注意的是,管理者在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中,對(duì)于每個(gè)時(shí)期的檔案管理都采用不同的整理質(zhì)量與整理規(guī)格,這就導(dǎo)致其出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題,其主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是檔號(hào)不規(guī)范,沒(méi)有目錄號(hào),一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多;二是案卷標(biāo)題不規(guī)范,有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容,或標(biāo)題缺少基本要素,甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍;三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄,以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用;四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼,如果使用中掉頁(yè),很難發(fā)現(xiàn);五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重,如有按時(shí)間組的,也有按職能部門管轄權(quán)限組的,還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一,有的一、二頁(yè)紙,一文一卷;有的五六百頁(yè)紙;一類一卷??傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng),館藏量越大,存在的問(wèn)題就越嚴(yán)重。
二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平
通過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明,要想在實(shí)際工作中提高檔案管理水平,就需要管理者規(guī)范自己的行為,采取最科學(xué)合理的管理方法對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。
1、檔案館藏去粗取精,對(duì)檔案信息全面普查
對(duì)于館藏信息進(jìn)行全面復(fù)查是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前,大多數(shù)檔案館在對(duì)當(dāng)心信息進(jìn)行管理的過(guò)程中都不會(huì)進(jìn)行清查,知識(shí)很多檔案信息繁雜、凌亂,這既不利于管理者的管理,因此我們很有必要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面普查,針對(duì)于其中已經(jīng)過(guò)期或者無(wú)用的文件剔除,這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合,實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化
在檔案館內(nèi),有大部分案卷過(guò)厚,內(nèi)容相對(duì)較為混雜,這就需要管理者對(duì)其進(jìn)行重新組合,將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起,而其中若還存在缺少頁(yè)碼或者沒(méi)有案卷標(biāo)題的檔案,還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過(guò)對(duì)案卷的重新組合,不僅能夠提高檔案管理水平,還能夠提高檔案的利用率,有助于檔案信息管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與自動(dòng)化。
3、對(duì)案卷統(tǒng)一分類,方便用戶對(duì)檔案信息的檢索
在檔案管理工作中,通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有利于用戶對(duì)檔案信息的檢索,因此再來(lái)滿足用戶的需求,管理者在對(duì)案卷進(jìn)行管理的過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照國(guó)家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則,然后嚴(yán)格按照這一規(guī)則進(jìn)行分類,并統(tǒng)一檔案信息的分類號(hào),這樣也就有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化,達(dá)到理想的管理效果。
4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率,而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的,還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”,凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程,尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講,由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜,如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用,甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。
1、分清輕重緩急,循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的,就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中,應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì),將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄,省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中,可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄,即:將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入,然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ),可以減少著錄環(huán)節(jié),大大地提高著錄速度。
四、結(jié)束語(yǔ)
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中,需要提高檔案資源的利用率,在收集與整理檔案資料時(shí),要做好剔除工作,對(duì)利用價(jià)值不高的檔案,不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率,檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念,一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量,這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作,要保證操作的規(guī)范性,對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新,以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問(wèn)題,檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí),提高專業(yè)技術(shù),這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]李志青.如何實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].河北水利.2009(08)
[2]孟亞男.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作提高檔案管理現(xiàn)代化[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2005(22):133.
[3]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè),2014(4).
(作者單位:山東省成武縣機(jī)關(guān)事業(yè)保險(xiǎn)處)