摘 要:在工程項目建設(shè)的全過程中,檔案管理涉及到多個環(huán)節(jié),不僅是共享項目實施的線索,也是項目建設(shè)成果的最終反映。本文對重點工程項目的檔案管理現(xiàn)狀進行了闡述,并針對檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)提出了相關(guān)建議,以提高工程項目的檔案管理水平。
關(guān)鍵詞:重點工程項目;檔案管理;應(yīng)對策略
一、引言
隨著國家改革的深入推進,大型工程建設(shè)項目也越來越多,越來越復(fù)雜,建設(shè)和運營過程中涉及到的資料類別和數(shù)量也隨之增多。過去粗放式的資料管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代大型工程項目對資料管理細(xì)致化和復(fù)雜化的要求,越來越多的企事業(yè)單位意識到這一點,開始探尋有效的途徑來應(yīng)對重點工程項目的建設(shè)實施對檔案管理的高要求,如何采取有效的管理措施來建立和完善檔案管理體系并充分利用好檔案為企業(yè)更好的服務(wù),是每一個檔案工作者的職責(zé)所在。
二、重點工程項目檔案管理概述
重點工程項目是指對國家或本行政區(qū)域國民經(jīng)濟和社會發(fā)展有重大影響的骨干工程。重點工程投資大,工期長,要求高,涉及面廣,參與建設(shè)的單位多,是一項龐大的系統(tǒng)工程。重點工程項目檔案是指在重點工程建設(shè)全過程中形成的與建設(shè)工程各項活動有關(guān)的、對國家、社會和單位有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。重點工程檔案具有如下特點:一是重點工程檔案數(shù)量大、種類多、價值高。一般的重點工程包含若干個單項工程,工程龐大,因而形成的檔案數(shù)量大、種類多。而重點工程在建設(shè)過程中往往采用先進的工藝設(shè)備及周密的組織管理,使得檔案具有較高的利用價值,它不僅對工程現(xiàn)階段及將來的管理和利用有重要意義,而且對其他地區(qū)興建相同類型的工程,具有很大的參考價值。二是重點工程檔案形成及保管時間長。重點工程建設(shè)周期長,因而重點工程檔案形成的周期也長。眾所周知,重點工程是百年大計工程,重點工程檔案需長期保管,這些檔案是重點工程今后使用階段和再建設(shè)階段維修、管理的重要依據(jù)。
近幾年重點工程建設(shè)項目增長很快,與此相對應(yīng),重點工程的檔案管理也就顯得尤為重要。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)重點工程檔案的特點,直接參與整個工程建設(shè)全過程的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作,確保重點工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔,做好重點工程檔案的保管和開發(fā)利用工作。
三、重點工程項目檔案管理現(xiàn)狀及問題
工程檔案是整個工程項目建設(shè)實施過程的真實反映,工程檔案管理質(zhì)量的好壞,水平的高低直接關(guān)系到整個工程的質(zhì)量好壞和運行效率。隨著大量重點工程項目的建設(shè)實施,在具體的檔案管理工作中逐漸暴露出來一些問題,阻礙了工程項目的進程和良好運行,主要有如下幾點:
其一,工程項目檔案管理主動性不夠,完整性不夠,準(zhǔn)確性不夠。由于工程項目檔案管理的本身具有滯后性,再加上工程實施過程中突發(fā)情況、臨時變動或更改的情況常見,這些都導(dǎo)致檔案管理工作相對被動。工程檔案管理人員對施工流程的不了解、不熟悉、與施工人員脫節(jié)更加重了檔案管理的被動性。此外很多施工人員對檔案工作不了解不重視,在施工環(huán)節(jié)中丟失損耗工程資料的情況也時有發(fā)生,最終施工完成上交的資料不夠齊全或者不是最終版本,這些都導(dǎo)致了工程項目檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性。
其二,工程項目各單位職責(zé)權(quán)限不清,監(jiān)督機制不夠。很多大型工程項目涉及到多個承包單位,工程實施單位及人員沒有認(rèn)真履行對單位檔案的整理和上交工作。在施工各環(huán)節(jié)中項目單位沒有針對檔案管理工作進行監(jiān)督的一套機制,使得資料不規(guī)范,不準(zhǔn)確,不齊全。而檔案管理人員往往不了解工程工藝及施工流程,只負(fù)責(zé)檔案的后續(xù)工作,使得檔案管理工作難以有效推進,不能及時有效地完成資料的整理、匯總和歸檔工作。
四、重點工程項目檔案管理問題的應(yīng)對策略
(1)建立并完善工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。
檔案管理工作涉及部門人員多,資料類別雜,資料內(nèi)容多,絕不是幾個人就可以順利完成的,加大人手也只是做重復(fù)性的工作。為提高工程項目檔案管理工作效率和工作質(zhì)量,企業(yè)應(yīng)積極采用現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來協(xié)作檔案管理工作。首先進行充分調(diào)研,對重點工程項目可能涉及到的各個環(huán)節(jié)進行分析總結(jié),切身制定出一套符合自身實際情況的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,同時,在不斷的運用過程中與軟件公司及時溝通不斷優(yōu)化完善整個檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。在項目建設(shè)初期對各個單位及各個部門人員進行培訓(xùn),對具體的操作細(xì)則進行說明和指導(dǎo),確保全體人員按照同一個標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。對于重要核心資料不僅要在檔案網(wǎng)絡(luò)體系中留有記錄,同時也要建立紙質(zhì)檔案進行二次保存。通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的建立和運用,不僅減少了人力成本,而且使檔案管理工作變被動為主動,通過即時的更新檔案資料,每一項資料在同一時間確保項目所有相關(guān)人員看到的都是同一個版本,降低了重復(fù)溝通,減少了人為造成的延誤,大大提高了檔案資料的管理效率和管理質(zhì)量。
(2)建立有效的監(jiān)督機制,明確相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限。
在工程項目建設(shè)初期就要統(tǒng)籌規(guī)劃,制定監(jiān)督機制,針對檔案工作成立相關(guān)的監(jiān)督小組。調(diào)選一些既懂工程技術(shù)又懂檔案管理的人員進行日常監(jiān)督,通過項目開工前的專門集中培訓(xùn)和日常施工環(huán)節(jié)的有效跟蹤督導(dǎo),不斷加強工程項目人員的檔案意識。同時將責(zé)任與業(yè)績掛鉤,對于不按規(guī)定執(zhí)行或不配合檔案管理工作的人員一旦發(fā)現(xiàn)給予警告,嚴(yán)重者采取相應(yīng)的懲罰措施。通過將監(jiān)督機制與責(zé)任機制密切結(jié)合起來,激發(fā)工程項目全體人員的責(zé)任心,切實將檔案管理工作落到實處,保障檔案管理工作的順利實施。對于檔案管理部門的工作人員來說,應(yīng)對每個環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格把關(guān),確保檔案的真實性,有序性和規(guī)范性,同時不斷磨練檔案管理工作的各項技能,密切關(guān)注國家政策形勢和相關(guān)法律法規(guī),及時更新業(yè)務(wù)技能,不斷提高檔案管理工作水平。
五、結(jié)語
重點工程項目檔案管理貫穿于項目建設(shè)的全過程中并在后續(xù)的長期運營過程中起著十分重要的作用。作為檔案管理部門應(yīng)不斷適應(yīng)新時代的要求,積極探索有效的管理模式和管理策略,更好地為企業(yè)的健康發(fā)展服務(wù)。
參考文獻
[1]重點工程項目檔案管理的基點思考,胡生龍,《山西檔案》,2003年第5期
[2]重點工程項目檔案管理現(xiàn)狀與對策,陳鳴鳳,《經(jīng)濟師》,2010年第12期
(作者單位:大唐湘潭發(fā)電有限責(zé)任公司)