摘 要：無紙化辦公的普及，使得傳統(tǒng)的檔案管理已不適應(yīng)辦公自動化電子公文管理的新要求。筆者提出在辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)中檔案管理部門應(yīng)采取“前端控制”、“前端介入”的策略，推行檔案信息管理標準體系建設(shè)，實行機關(guān)檔案工作文檔一體化管理，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

關(guān)鍵詞：電子公文；文檔 一體化；管理

隨著河南油田辦公自動化電子公文管理的普及，無紙化辦公已成為油田企業(yè)提高機關(guān)辦事效率的一個重要手段。也使機關(guān)檔案工作長期以來以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)建立的傳統(tǒng)管理模式、方法等都將受到挑戰(zhàn)，但也為促進機關(guān)檔案工作的發(fā)展帶來機遇。本文就文件歸檔的一體化管理進行探討

一、問題的提出

隨著河南油田辦公自動化系統(tǒng)一期、二期的推廣應(yīng)用，電子公文大量產(chǎn)生，其重要性和利用的方便性日益凸現(xiàn)。電子文件歸檔后形成的數(shù)字檔案在檔案管理中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件作為一種新型的記錄形式，異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。一份完整的電子文件，不僅包括內(nèi)容信息，還包括元數(shù)據(jù)和背景信息。因此，改變管理模式，深化文件歸檔的一體化管理成為了當前需要研究解決的問題。

二、創(chuàng)新管理方法

改變傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據(jù)電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理信息系統(tǒng)的特點對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復(fù)性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。

三、實施文檔一體化管理

歸檔工作體現(xiàn)為文件管理權(quán)限的移交和文件內(nèi)容的鎖定，這要求機關(guān)檔案人員要熟悉系統(tǒng)的使用方法，關(guān)注電子文件歸檔前的管理模式和運行特點，檔案工作要提前介入到電子文件管理的全過程。

（1）“前端控制”策略?！扒岸丝刂啤敝笝n案工作者不能再像過去那樣坐等守攤，而是在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計時就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理融入系統(tǒng)功能設(shè)計之中。

（2）檔案管理工作的提前介入。提前介入實際上是要求檔案工作者從文件的形成階段就開始介入到電子文件的管理工作過程，通過網(wǎng)絡(luò)使用電子文件管理系統(tǒng)，實施文件處理過程前端監(jiān)控，而且應(yīng)在電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和研制階段就參與需求調(diào)研和系統(tǒng)分析，打好提前量，更便于了解和認識電子文件的管理特性，對歸檔鑒定、歸檔移交、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移等工作實施有效管理。

（3）“全程管理”策略?！叭坦芾怼敝笇﹄娮游募漠a(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監(jiān)控和管理。電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，而且各個運動階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就需要對電子文件從生成、運轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個生命過程實行實時監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。

（4）建立完善相關(guān)管理制度和標準規(guī)范。加強制度建設(shè)是檔案工作不斷發(fā)展的客觀要求。如何做好電子公文有序管理，關(guān)鍵是要認真研究、建立各項管理規(guī)章制度。通過規(guī)范文檔一體化管理流程，統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄項目，使著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期等。這就為檔案部門今后管理不再重復(fù)進行著錄奠定了基礎(chǔ)。

（5）實行雙套保存制度。通過OA辦公自動化系統(tǒng)管理平臺，實現(xiàn)文檔一體化管理，完成紙質(zhì)檔案和電子檔案一一對應(yīng)，實行電子公文“雙套保管”制度。其流程是：部門文書將處理完畢的電子文件，按《歸檔文件目錄》中的各項參數(shù)填寫完整，完成“辦結(jié)歸檔”程序，將文件發(fā)送給具有歸檔權(quán)限的檔案室人員，檔案室人員收到部門文書的電子文件后，對文件的類別、保管期限（永久、定期30年、定期10年）進行檔案分類，檔案人員便可將這份文件歸檔，文件便在《歸檔文件目錄》中自然生成一個件號，隨后檔案人員反饋部門文書此份電子文件的類別、保管期限及件號，部門文書將紙質(zhì)文件依照“歸檔文件目錄”順序進行排列，加蓋歸檔章，裝盒，即完成了文件的歸檔工作，形成了紙質(zhì)文件和電子文件一一對應(yīng)，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子公文關(guān)聯(lián)歸檔。

四、改革傳統(tǒng)的歸檔方式

《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)”。這就要求紙質(zhì)公文與原電子公文兩者之間建立互聯(lián)，即他們應(yīng)具有統(tǒng)一的檔案編號。但因歸檔時間要求不同，影響檔案整理。如按第二年上半年移交檔案，會造成歸檔時間過長，影響編號及借閱利用；若按電子公文應(yīng)在辦理完畢后即時歸檔、整理、編號，第二年再整理紙質(zhì)文件時，帶來紙質(zhì)文件編號與電子公文檔號對應(yīng)時工作量大和整理困難。因此，采用邊形成、邊篩選、邊鑒別、邊歸檔的歸檔方式：文件產(chǎn)生量多的處室文件辦理完畢一個月后，編好件號的紙質(zhì)文件集中向機關(guān)檔案室歸檔，便于實現(xiàn)紙質(zhì)文件的整理、編號與電子公文的整理、編號一一對應(yīng)。文件產(chǎn)生量少的單位，編好件號的紙質(zhì)文件每季度歸檔一次，改變過去傳統(tǒng)的文件辦結(jié)后第二年統(tǒng)一歸檔的方式，加速從文書到檔案管理的周期，提高效率。

五、取得的成效

（1）河南油田所屬二級單位，均在辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)一平臺上實現(xiàn)了電子公文的歸檔和利用。

（2）省去了檔案著錄信息的重新錄入或者重新導(dǎo)入，減少了重復(fù)輸入數(shù)據(jù)造成的錯誤，減少了文書和檔案人員的工作量，大大提高工作效率。

（3）通過這一開放的、動態(tài)的系統(tǒng)，從開端上理順信息化管理，健全信息管理制度和檔案管理制度。

（4）進行集中歸檔的電子文件是共享信息資源，向全局提供檔案信息，利用便捷，提高了檔案信息服務(wù)水平。

（5）有利于編研油田年鑒、史志和檔案專題，實現(xiàn)了檔案資源的二次開發(fā)利用。

參考文獻

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（作者單位：中國石化河南油田分公司物資供應(yīng)處）