摘 要：本文主要分析了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且論述了登記冊(cè)和檔案管理之間的差別，提出了推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案電子化管理的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記；檔案；電子化管理；創(chuàng)新

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理遇到的問(wèn)題

最近幾年，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作發(fā)展速度較快，雖然逐漸呈現(xiàn)信息化趨勢(shì)，但是從實(shí)際情況來(lái)看，在運(yùn)行期間還是經(jīng)常受到某些因素的影響，使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的很多問(wèn)題日益顯現(xiàn)了出來(lái)，其中主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）最近幾年，我國(guó)針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記的政策以及審批形式不斷的進(jìn)行調(diào)整，這樣一來(lái)，就使得大部分檔案形成形式不一致，很多檔案整理人員在歸置信息數(shù)據(jù)的時(shí)候遇到了很大的阻礙，從而使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享的根本目標(biāo)。

（2）當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升，這從很大程度上帶動(dòng)了房地產(chǎn)市場(chǎng)的穩(wěn)定開(kāi)展，在很多地方中，都遇到了一房難求的問(wèn)題，在有的縣城區(qū)域內(nèi)，大部分檔案沒(méi)有被有效安放在庫(kù)房中，使得方案的完善性得不到全面保證。另外，在有的縣城市區(qū)內(nèi)，盡管庫(kù)房包含的資源較多，可是無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源配置的優(yōu)化目標(biāo)，上述現(xiàn)象的發(fā)生都不利于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的正常實(shí)施。

（3）對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的工作安排不具備合理性，不管是在編制，還是職能中，都無(wú)法保持一致性。開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，經(jīng)常遇到的情況便是檔案管理人員自身工作水平不高，設(shè)備不具備先進(jìn)性等。

（4）檔案管理期間，其包含的查詢方法以及時(shí)間等內(nèi)容，也出現(xiàn)了很大的不相同性。受編制工作針對(duì)性不強(qiáng)以及服務(wù)水平較低等因素的影響，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的作用沒(méi)有徹底發(fā)揮出來(lái)。

二、登記簿和檔案管理之間產(chǎn)生的差別

第一，沒(méi)有將不動(dòng)產(chǎn)登記資料作為檔案給予管理，這樣一來(lái)，使得各個(gè)部門之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享。從實(shí)際情況來(lái)看，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存有很大的不足之處，比如，在對(duì)信息進(jìn)行修改或者適當(dāng)?shù)奶砑右恍┬畔⒌臅r(shí)候，需要拆除已經(jīng)裝訂完成的檔案，必要的情況下，還要對(duì)檔案進(jìn)行重新編制，這樣下來(lái)的話，便造成了資源的過(guò)度輸出和浪費(fèi)。而應(yīng)用電子檔案可以較好的解決該項(xiàng)問(wèn)題，它不僅可以提升檔案信息管理效率，同時(shí)還避免了成本浪費(fèi)現(xiàn)象。

第二，使用不動(dòng)產(chǎn)信息的人員，能夠使用檔案登錄軟件，在初始界面中，通過(guò)輸出用戶名和密碼，便可以直接進(jìn)入系統(tǒng)中，找尋自己所需的資料。在查詢資料的過(guò)程中，其它人不會(huì)參與進(jìn)來(lái)，這樣一來(lái)，從一定程度上保證了資料信息的安全性。

第三，從實(shí)際情況來(lái)看，不動(dòng)產(chǎn)登記資料和檔案不管是在功能還是在目的上，都有著很大的不同之處。不動(dòng)產(chǎn)登記資料保存的重要性在于方便開(kāi)展查詢工作，而檔案保存不同，它的實(shí)質(zhì)性目的便是對(duì)檔案加以保護(hù)和加密。雖然有的檔案能夠進(jìn)行公開(kāi)查詢，可是通過(guò)分析和比較得出，查詢僅僅是保存檔案的一項(xiàng)功能。

第四，所謂不動(dòng)產(chǎn)登記資料，主要是指登記部門在進(jìn)行登記的時(shí)候，所產(chǎn)生的信息，它并非是檔案管理的主要對(duì)象，不動(dòng)產(chǎn)信息，一般是由兩個(gè)方面組建而成的。

第五，不動(dòng)產(chǎn)登記的結(jié)果，也就是指不動(dòng)產(chǎn)登記冊(cè)中的信息；第二則是不動(dòng)產(chǎn)最為原始的資料，其中主要包含不動(dòng)產(chǎn)的登記申請(qǐng)以及審核等數(shù)據(jù)信息。

三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案電子化管理創(chuàng)新的相關(guān)建議

（1）要不斷創(chuàng)新電子檔案的使用方案。從上述分析中可以看出，電子檔案的出現(xiàn)和使用，為人們查詢或者儲(chǔ)存不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料提供了很大的便利，這從一定程度上提高了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息的使用效率，保證了儲(chǔ)存質(zhì)量。可是，在運(yùn)行期間，還存在著一些不足，需要我們加以關(guān)注和分析。比如電子檔案存在的使用權(quán)限問(wèn)題，有的工作人員在使用電子檔案的時(shí)候，通常會(huì)對(duì)它人資料安全產(chǎn)生影響，對(duì)于信息的使用和查詢，沒(méi)有制定較為清晰地標(biāo)準(zhǔn)政策，再加上沒(méi)有明確的規(guī)定時(shí)間，查詢內(nèi)容范圍不明顯，定義不清楚，這些問(wèn)題的發(fā)生都使人們對(duì)電子檔案產(chǎn)生了偏見(jiàn)，不愿意使用電子檔案查詢信息。同時(shí)，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)不完善，不僅無(wú)法保障不動(dòng)產(chǎn)登記資料的安全性，同時(shí)還無(wú)法受到法律的保護(hù)。因此，在使用電子檔案的時(shí)候，要制定健全的標(biāo)準(zhǔn)制度，保證電子檔案在使用期間的安全性。比如，使用電子檔案查詢資料的時(shí)候，必須有相應(yīng)的控制措施，所有的檔案只有在檔案部門同意的情況下，才可以查詢。此外，不可以以其它方式或者利用軟件查詢這些資料，嚴(yán)格禁止查詢或者有關(guān)人員以不正規(guī)形式獲取資料。

（2）檔案管理部門要積極地參與進(jìn)去。電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較而言，雖然占據(jù)很大的優(yōu)勢(shì)，可是，這對(duì)電子檔案的管理人員和管理系統(tǒng)提出了更加嚴(yán)格的要求，無(wú)論是收集的方案信息，還是對(duì)其進(jìn)行整理，都離不開(kāi)管理人員專業(yè)的知識(shí)，它能夠在電子檔案系統(tǒng)發(fā)生異常現(xiàn)象的時(shí)候有效解決問(wèn)題，保證檔案信息的安全性。

（3）在信息共享方面的創(chuàng)新。最近幾年，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，社會(huì)逐漸進(jìn)入了大數(shù)據(jù)發(fā)展方向，這從一定方面上開(kāi)拓了人們的想象空間。在大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展背景下，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案必須加強(qiáng)歸檔工作的管理力度，加強(qiáng)監(jiān)督，保證歸檔工作的質(zhì)量，同時(shí)，使用二維碼等技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的自動(dòng)化管理。

（4）創(chuàng)新電子檔案的法律效應(yīng)。從法律效力來(lái)看，電子檔案管理還不具備完善性，缺少相應(yīng)的規(guī)范。從實(shí)際情況來(lái)看，電子檔案的查詢和傳閱雖然比較方便，可是其在方便的同時(shí)也會(huì)受到黑客的攻擊?，F(xiàn)階段，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案信息的儲(chǔ)存空間逐漸增大，因此，可以選擇硬盤存儲(chǔ)方式，以此為查詢檔案信息帶來(lái)一定的方便。可是，其在享受便利的基礎(chǔ)上還經(jīng)常受到病毒的侵害，到現(xiàn)在，我國(guó)對(duì)于這方面的問(wèn)題還沒(méi)有進(jìn)行徹底的解決。

（5）創(chuàng)新電子檔案保存方式。待整理完電子檔案之后，資料文件自身的儲(chǔ)存方式會(huì)發(fā)生一些改變，這一變化明確要求相關(guān)部門必須加大監(jiān)督力度，制定相應(yīng)的管理體系。電子檔案的儲(chǔ)存，和普通文件不一樣，僅僅儲(chǔ)存在硬盤中便可以了，電子檔案的作用是可以恢復(fù)不小心丟失的資料，便于后期查詢。有關(guān)工作人員，要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，給予備份，及時(shí)保存信息，進(jìn)而保證信息數(shù)據(jù)的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以往紙質(zhì)方案介質(zhì)已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代發(fā)展需求，電子方案是信息時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，同時(shí)也是現(xiàn)代檔案管理工作中不可缺少的一項(xiàng)。因此，對(duì)于檔案管理部門而言，要做好設(shè)備的檢查和數(shù)據(jù)的備份工作，使其呈現(xiàn)安全性和完善性。

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（作者單位：茂名市不動(dòng)產(chǎn)檔案館）