摘 要：隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡發(fā)展速度也在逐漸加速，人們對計算機的要求也在不斷提升。尤其是對于辦公領域來說，已經(jīng)逐漸想著辦公自動化方向快速發(fā)展?；诖吮疚尼槍τ嬎銠C技術(shù)在辦公自動化中的運用進行了簡要闡述，并提出幾點個人看法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；辦公自動化；運用

前言

就我國來說，計算機基本已經(jīng)普及，所以在企業(yè)中要做好計算機技術(shù)的推廣與運用工作，加速企業(yè)的發(fā)展，同時還要完善各個細節(jié)，在綜合實際情況的基礎上來提高工作的質(zhì)量。因此，在實際中要做好企業(yè)辦公自動化的運用工作，減少成本的投入，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

一、信息技術(shù)

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)得到了普及，尤其是對于科學技術(shù)來說，對現(xiàn)有的辦公模式與辦公理念提出了全新的要求。尤其是對于局域網(wǎng)的建立來說，也為數(shù)字化與無紙化的辦公提供了技術(shù)支持。從具體上來說，局域網(wǎng)就是一種具有代表性的內(nèi)部網(wǎng)，且這種網(wǎng)絡也是辦公系統(tǒng)中比較常用的，能夠加強文件之間的聯(lián)系，同時也可以提高安全性與準確性。可以說內(nèi)部的網(wǎng)的操作往往是采取了統(tǒng)一的方法，借助中央網(wǎng)絡來向不同的部分發(fā)布信息[1]。但是也應當要明確的是內(nèi)部網(wǎng)只能是辦公自動化中的一個組成，其運行方式也代表了運用的情況。

二、在辦公自動化中運用計算機技術(shù)的意義

（1）提升工作的效果

借助局域網(wǎng)以及相關(guān)的軟件，能夠有效提升辦公的效果，同時也可以實現(xiàn)個人與個人、群體之間的有效溝通。在這種協(xié)同辦公的影響下，通過使用計算機技術(shù)也可以實現(xiàn)對信息的及時處理，建立出高效的聯(lián)合機制，最大限度的提升工作的質(zhì)量[2]。

（2）節(jié)約成本

通過使用計算機技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化與無紙化的辦公，且在這種辦公模式的影響下，也可以最大限度的降低辦公成本，在節(jié)約紙張與材料等基礎上減少了采購費用的投入。確保辦公浪費能夠降至到最低，從而提高不同設備資源的共享與維護效果。

（3）做好內(nèi)部與外部的聯(lián)系

在進行數(shù)字化辦公以前，許多工作環(huán)境都受到了場所內(nèi)容的影響，且不論是內(nèi)部還是外部交流都需要按照正規(guī)的流程來進行，這樣也就需要花費大量的時間，甚至還難以實現(xiàn)交流的目標。但是在辦公自動化的影響下，這種內(nèi)部與外部之間的交流也更加的便捷，且在工作范圍內(nèi)，辦公人員也可以更好的掌握相關(guān)的信息，從而積極開展業(yè)務交流與學習活動等。

（4）為決定提供支持

在計算機技術(shù)的影響下，可以將原本滯后的指揮步驟變得更加高效，在提升了工作效果的同時，也可以滿足工作的要求。對于領導部門來說，在決策與指揮時也可以實現(xiàn)快速跟蹤與跟進，從而獲取到反饋。作為實時的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)科學化與規(guī)范化的發(fā)展目標[3]。

三、在辦公室自動化中運用計算機技術(shù)的措施

（1）硬件與軟件

對于辦公來說，主要的工作內(nèi)容就是要進行文字的編輯以及信息的處理等，且對于這些業(yè)務內(nèi)容來說，在計算機技術(shù)的快速發(fā)展下，也開始想著高效與快捷的方向不斷發(fā)展。但是也應當要明確，想要實現(xiàn)辦公自動化，要先具備完善的硬件設備，確保運行系統(tǒng)與條件的有效支持，從而提高辦公自動化的效果。可以說程序在計算機運行與管理中有著極為重要的影響，所以要做好詳細的分析工作。第一，要具備基礎的通信設備，如電話以及局域網(wǎng)等。第二，要具備輸出設備，如復印機等。第三，要做好系統(tǒng)的維護與處理工作，完善辦公軟件。第四，要具備系統(tǒng)支持軟件，完善數(shù)據(jù)庫。第五，要具備文字處理系統(tǒng)等。第六，要具備專用的辦公軟件以及管理系統(tǒng)等[4]。

（2）做好文檔管理的自動化

在計算機技術(shù)的有效運用下，能夠有效提升文檔管理的效果，同時也包含了文件的送閱與審批等都可以在計算機中來進行。從具體上來說，就是這些流程可以由辦公人員自行定義的，通過對文檔形成的瀏覽以及批復痕跡等進行收集與保留，以此來為后續(xù)工作提供支持。也就是說在工作人員拿到文件后就可以先在計算機中進行保存，然后做好登記工作，最后在發(fā)送到其他人員手中。在一系列的操作后，原始的文件就可以轉(zhuǎn)變成為電子穩(wěn)定，從而實現(xiàn)了文檔的歸檔。可以說歸檔能夠根據(jù)不同全新進行保存與分類，同時也可以設計出不同的查詢?nèi)乱约安樵兠艽a等。如員工在進入到公司后，就可以設計出專門的用戶身份，員工也可以設置查詢權(quán)限，且這一權(quán)限只可以自身來查詢，不僅可以及時對系統(tǒng)文件以及通知等進行瀏覽，同時也可以對工作情況以及福利等進行記錄。

（3）建立出信息發(fā)布的平臺

對于相關(guān)部門來說，要建立出完善的信息發(fā)布與交流場所。隨著計算機技術(shù)的有效運用，在這一場合中也就不再需要紙質(zhì)的文件，而是可以借助電子公告以及刊物等來進行信息的發(fā)布，從而確保各個事項的有效發(fā)布，最大限度的傳遞到平臺中，實現(xiàn)共享的目標。對于公司職員來說，也可以及時掌握好企業(yè)中的最新信息，這樣也就實現(xiàn)了廣泛傳達的目標，可以說這一平臺是公共的，同時也是共享的，所以員工也就可以及時掌握好企業(yè)中的動態(tài)情況，明確企業(yè)發(fā)展以及形象等內(nèi)容。這這一平臺不僅是管理者發(fā)布信息的渠道，同時也是職工發(fā)表自己意見的平臺。

（4）加強內(nèi)部之間的合作

借助信息技術(shù)，企業(yè)中的內(nèi)部資源也就可以實現(xiàn)最大限度的有效利用，同時也可以保證工作的靈活性與適應性。對于相關(guān)企業(yè)以及機關(guān)單位來說，往往存在著許多的流程化工作內(nèi)容，且這些內(nèi)容主要包含了文件的編輯以及收發(fā)辦公室軟件等。所以說在無紙化辦公模式的影響下，能夠提高企業(yè)工作流程的自動化程度，以此來保證內(nèi)部的協(xié)作發(fā)展，節(jié)約了辦公的時間，減少了人為出現(xiàn)錯誤的可能，提升了工作的效果，此外，企業(yè)在日常工作中還存在著許多的日常管理內(nèi)容，如會議以及物品管理等。所以要清楚認識到這些工作內(nèi)容的協(xié)調(diào)程度對企業(yè)的正常發(fā)展所存在的影響。

結(jié)語

綜上所述可以看出，在經(jīng)濟的快速發(fā)展下，企業(yè)中的工作內(nèi)容也在不斷提升。所以對于辦公人員來說，要做好信息資源的收集工作，主動對辦公系統(tǒng)進行改革，通過從滿足自動化要求入手，以此來實現(xiàn)對信息的有效處理，促進企業(yè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。

參考文獻

[1]宮浩，曲世釗. 論計算機技術(shù)在辦公自動化中的應用[J]. 建筑工程技術(shù)與設計，2017，（04）：78-78.

[2]羅勝. 辦公自動化中的計算機技術(shù)應用[J]. 網(wǎng)絡安全技術(shù)與應用，2014，（06）：65-65.

[3]夏春梅. 辦公自動化中的計算機技術(shù)應用探討與研究[J]. 價值工程，2014，（36）：205-206.

[4]宋新樂，宋文文. 基于辦公自動化中的計算機技術(shù)應用的探析[J]. 電子測試，2016，（10）：64-65.

（作者單位：廣西科學技術(shù)咨詢中心）