黃菊

摘 要：當(dāng)今社會，中國在國際上的地位越來越高，中國企業(yè)在一些國際工程建設(shè)項目中也占據(jù)舉足輕重的位置。隨著中國對國外工程的參與度越來越高，文檔控制管理也愈發(fā)顯得舉足輕重。在這個市場競爭的年代，國際工程建設(shè)項目的優(yōu)劣是企業(yè)是否存在競爭力的核心要求，而在這之中文檔控制管理更是重中之重。這篇文章簡要分析了國際工程建設(shè)項目中文檔控制管理的特點及其重要性和職能作用，詳細(xì)闡述了文檔控制工作的關(guān)鍵要點。

關(guān)鍵詞：國際工程建設(shè)項目；文檔控制；作用分析；工作要點

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.08.198

文檔控制是國際工程建設(shè)項目的基本要素之一，是項目管理的重要組成部分。對于正在努力開拓國際市場的中國工程企業(yè)而言，文檔控制管理工作仍屬于比較陌生的領(lǐng)域并且處于探索研究階段，能將其完全做好的更是少之又少，但是隨著我國企業(yè)在國際中承包的工程建設(shè)項目愈來愈多，對文檔控制管理的重視程度也愈來愈高。

1 文檔控制管理的特點

國際工程建設(shè)項目文檔具有來源較廣泛、處理需及時、查詢常反復(fù)三個特點。承包商和業(yè)主在設(shè)計、采購、施工、試運投產(chǎn)各個階段均會產(chǎn)生大量的、種類繁多的工程文檔，來源的寬廣及形式的多樣致使文檔控制具有復(fù)雜性。國際工程建設(shè)項目對文檔處理及時性要求較高，無論是收到的或者發(fā)出的文檔，都要求及時處理，若是處理文檔不及時，可能會拖延工期進(jìn)而造成經(jīng)濟(jì)損失。工程文檔經(jīng)常會被查詢、更新且在工程竣工后要移交給業(yè)主，在進(jìn)行文檔建設(shè)時化繁為簡，做一些簡單的歸整，編制簡潔的索引目錄是非常不錯的方式。

2 文檔控制管理的重要性及其職能作用

2.1 重要性

文檔控制管理是項目管理體系能夠正常運行最基本的條件，每一個環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行都離不開文檔控制，文檔控制貫穿項目的始終。通過對文檔的有效控制管理，可以使整個項目執(zhí)行過程具有可控性、連續(xù)性及可追溯性，使文件資料處于有效有序的合理狀態(tài)，便于查閱和控制。文檔控制還可以為項目管理人員提供最全面、最準(zhǔn)確、最有說服力的書面證據(jù)來了解、掌控項目，解決項目運行中遇到的問題，是項目管理過程中最基本的、也是最關(guān)鍵的一個管理機制。

2.2 職能作用

文檔控制管理是確保工程質(zhì)量不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)，從某種意義上而言，工程項目質(zhì)量管理就是文檔控制管理效力的體現(xiàn)。加強工程質(zhì)量管理通常要建立質(zhì)量管理體系，而質(zhì)量管理體系要控制的文件種類多，數(shù)量大且涉及面廣，是系統(tǒng)性很強的工作，需要多方面相互配合，若由單個部門使用單一方式管理，必然會有所疏漏，借助文檔控制的約束力和管理效力實施完善合理的文檔控制管理模式可避免此類問題產(chǎn)生，才有可能從根本上保證項目建設(shè)的質(zhì)量。

文檔控制管理是國際工程建設(shè)項目索賠成功的基礎(chǔ)。當(dāng)承包商或業(yè)主提出索賠要求時，都必須進(jìn)行大量的取證工作來證明其索賠要求是合理、合法的，完善有效的文檔控制管理工作可以為其提供充分的分析資料和證據(jù)進(jìn)行及時、準(zhǔn)確、全面、有條理的索賠。

文檔的有序控制可為公司管理項目積累經(jīng)驗，沉淀素材。公司可定期整理項目文檔，總結(jié)各方面經(jīng)驗，提供給后續(xù)執(zhí)行項目，以避免同類型的項目出現(xiàn)相同的錯誤。

3 文檔控制工作的關(guān)鍵要點

3.1 建立嚴(yán)格的文檔控制管理程序

國際工程建設(shè)項目通常嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，每個舉動得到業(yè)主書面批準(zhǔn)后才能實施。在合同生效后，文檔控制人員的首要任務(wù)是按照合同要求編寫并提交給業(yè)主文檔控制管理程序文件，用以確認(rèn)文檔控制的工作范圍、工作流程及實施辦法，并對項目文件格式、報批流程、收發(fā)文件處理步驟、控制和歸檔等做出明確規(guī)定，還繪制文件處理流程圖，設(shè)計各種登記表，制作各類文件標(biāo)準(zhǔn)格式電子模板，規(guī)范整個項目文件的編制和運行。文檔控制人員還應(yīng)積極與業(yè)主溝通，使程序文件盡快得到批準(zhǔn)。文檔控制管理程序是其它程序文件編制的基礎(chǔ)和依據(jù)，使得項目中所有文檔能夠具有一致性和規(guī)范性。

3.2 建立文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)

建立文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)是文檔控制管理工作的又一重要內(nèi)容。項目所有文檔采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號就是為了讓存儲和查詢文檔信息更加快捷方便，便于管理，提高工作效率。標(biāo)準(zhǔn)的文件編號通常包含以下四個層級的內(nèi)容：公司名稱代碼、項目名稱代碼、文檔屬性代碼及文檔序列號。項目中所有人員必須嚴(yán)格依照文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)對經(jīng)手的每一份文件進(jìn)行準(zhǔn)確的編號。

3.3 嚴(yán)格控制文件版本

國際工程建設(shè)項目中對文檔進(jìn)行不斷修改和升級的情況較多，嚴(yán)格做好版本控制工作既能夠保證文檔的可追溯性，又能夠保證文檔使用者辨別出最新版本的文件，避免出現(xiàn)使用舊版本中錯誤信息的情況。版本的區(qū)分可在文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)中體現(xiàn)，通常的做法是在文檔序列號后面加上版本編號，并且隨著文檔的更新而進(jìn)行更新。

3.4 使用文件傳遞表

文件傳遞表是項目文檔往來傳遞的一個重要工具。在國際工程建設(shè)項目中，文件傳遞表除了表明傳遞方、接受方的通信信息外，還詳細(xì)描述所傳遞的文件名稱、文件編號、文件版本號、文件類型、文件總頁數(shù)、文件份數(shù)、文件傳遞目的等。其主要作用是可以作為所傳遞文件的目錄及簽收記錄，還可以作為文件狀態(tài)信息的基本來源和依據(jù)。

3.5 編制臺賬登記表

工程文檔多來自于承包商、供貨商、業(yè)主等各方，且有設(shè)計文件、采購文件、施工文件、管理文件等各種類別，編制臺賬登記表可便于文件檢索，還利于對交互性文件進(jìn)行管理。臺賬內(nèi)容一般包含文檔編號、文檔名稱、文檔收發(fā)日期、收發(fā)方名稱、各方負(fù)責(zé)人、文檔間的關(guān)系、文檔狀態(tài)、回復(fù)情況等。

4 結(jié)語

文檔控制管理工作是國際工程建設(shè)項目不可或缺的一部分，是集創(chuàng)造性與嚴(yán)謹(jǐn)性為一體的工作。面臨激烈的國際競爭，中國工程公司的文檔管理者需要在實際工作過程中不斷探索和研究如何建立規(guī)范、高效的文檔控制體系，如何嚴(yán)謹(jǐn)而又高效的實施文檔控制工作，提升國際工程建設(shè)項目管理綜合水平。

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