姜良松 任元明
【摘 要】 近年來,微信公眾平臺發(fā)展迅速,微信公眾平臺的創(chuàng)立和應(yīng)用有助于帶來更好的用戶體驗,進而形成良性的生態(tài)循環(huán)。文章在分析微信公眾平臺優(yōu)勢的基礎(chǔ)上,針對高校財務(wù)工作的具體特點,探析了高校財務(wù)微信公眾平臺建設(shè)的必要性與可行性,并基于高校財務(wù)服務(wù)對象的具體需求,設(shè)計了高校財務(wù)微信公眾平臺的查詢模塊、業(yè)務(wù)處理模塊與信息交流三大功能模塊,最后通過理論分析論證了財務(wù)微信公眾平臺可以提高高校財務(wù)服務(wù)水平和效率,為高校財務(wù)服務(wù)創(chuàng)新提供了新思路。
【關(guān)鍵詞】 微信公眾平臺; 高校財務(wù)管理; 服務(wù)創(chuàng)新
【中圖分類號】 G475 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937(2018)07-0133-03
移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和手機終端的普及,使以微信為代表的新媒體快速發(fā)展,人們通過網(wǎng)絡(luò)獲得信息的方式已從傳統(tǒng)的個人電腦中心逐漸轉(zhuǎn)向智能手機、平板電腦等。騰訊微信是當前最受歡迎的手機互聯(lián)網(wǎng)平臺,其用戶覆蓋范圍廣,功能較為強大,包括語音文字的交流、收付款、朋友圈發(fā)布、手機充值、信用卡還款以及第三方服務(wù)(滴滴打車、美團外賣)等。
微信公眾平臺于2012年8月推出,推出后廣受歡迎,成為企業(yè)、媒體、公共機構(gòu)、明星名人、個人用戶等繼微博之后又一重要的運營平臺。統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明,我國政務(wù)微信公眾號數(shù)量已超17萬個。微信公眾平臺主要包括媒體類、品牌客服類、公共服務(wù)類和電子商務(wù)類等不同類型。本文結(jié)合高校財務(wù)管理工作現(xiàn)狀,主要探討公共服務(wù)類微信公眾平臺的創(chuàng)立與應(yīng)用。財務(wù)管理是高校管理工作的重要內(nèi)容,在當前信息技術(shù)水平提高的情況下,微信平臺的作用越來越大。微信平臺的應(yīng)用可以提高財務(wù)信息處理的時效,對提升財務(wù)管理效率具有重要意義。
一、微信公眾平臺的優(yōu)勢
數(shù)據(jù)顯示,2016年底微信公眾平臺數(shù)已經(jīng)超過2 000萬家,微信公眾平臺活躍用戶超過6.2億。微信是現(xiàn)代社會必要的聊天工具和生活平臺,大學(xué)校園中的老師和學(xué)生大多是微信的忠實用戶。微信系統(tǒng)平臺有強大的功能,在微信平臺的幫助下,人們不僅能夠發(fā)表短信,而且可以語音視頻交流,還可以資金收付等,公共平臺數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)利用聲音、視頻滿足了用戶的各種需求。另外,微信平臺可以搜索客戶的需求,并將滿意的答案自動回復(fù)給客戶。概括起來微信公眾平臺的優(yōu)勢主要在于:可隨時隨地提供信息和服務(wù),信息和服務(wù)能夠維持的時間更長;服務(wù)的定位更精準;一對多傳播,信息達到率高;便利的互動性,信息推送迅速實時更新;服務(wù)成本更低,可持續(xù)性更強。微信公眾平臺的這些特點為高校財務(wù)管理服務(wù)創(chuàng)新奠定了堅實的基礎(chǔ)。
二、高校微信公眾平臺構(gòu)建的必要性和可行性
高校財務(wù)微信公眾平臺的建設(shè)和運營主要涉及高校財務(wù)會計領(lǐng)域,利用新媒體的優(yōu)勢滿足高校師生各方面的財務(wù)需求。高校財務(wù)微信平臺為高校的財務(wù)管理提供了新的管理方式,如重復(fù)的學(xué)生收費、一卡通制作、各項經(jīng)費的報銷等會計服務(wù),這些重復(fù)的會計工作要花費大量時間和財務(wù)人員的精力[ 1 ],一定程度上降低了高校財務(wù)人員服務(wù)的價值,高校財務(wù)微信平臺公開啟用后,財務(wù)服務(wù)信息化水平大幅度提高,有助于實現(xiàn)財務(wù)的三維服務(wù),極大地提高了財務(wù)服務(wù)的質(zhì)量。傳統(tǒng)的財務(wù)工作模式是通過財務(wù)系統(tǒng)提供信息,延長了財務(wù)信息傳播的時間,高校師生獲取財務(wù)信息滯后。針對傳統(tǒng)財務(wù)工作方式,借助財務(wù)微信公眾平臺API接口,發(fā)展網(wǎng)上財務(wù)服務(wù),利用財務(wù)微信平臺突破傳統(tǒng)的會計模式,可以提升高校財務(wù)服務(wù)水平。財務(wù)微信公眾平臺作為新媒體受眾廣泛、交流頻繁,從專業(yè)需求層面出發(fā),高校財務(wù)微信公共平臺的建立是必要和合理的。
三、高校微信公眾平臺的構(gòu)建
建設(shè)高校財務(wù)微信公眾平臺的目標是為所有的老師和學(xué)生提供更好的財務(wù)服務(wù)。根據(jù)高校特點并結(jié)合高校財務(wù)微信公眾平臺的功能和特性,其具體設(shè)計思路及步驟如下:
1.研究和分析財務(wù)信息的類型、來源及標準;
2.認識和設(shè)計標準財務(wù)信息數(shù)據(jù)模型;
3.基于現(xiàn)有系統(tǒng)技術(shù)標準確定解決方案;
4.開發(fā)系統(tǒng)接口,讓財務(wù)信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息交換;
5.申請并獨立運行財務(wù)公眾微信平臺;
6.研究開發(fā)財務(wù)體系,實現(xiàn)財務(wù)信息在財務(wù)微信公眾平臺的相互傳遞;
7.構(gòu)建自主財務(wù)系統(tǒng),包括功能性模塊、搜索和推送財務(wù)工作模塊;
8.自主開發(fā)財務(wù)“朋友圈”功能,及時向財務(wù)“朋友圈”推送財務(wù)會計信息。
高校師生的財務(wù)信息服務(wù)是需考慮的首要問題,其次是利用財務(wù)微信公眾平臺提供的各種功能實現(xiàn)服務(wù)的需求,因此這里重點討論高校財務(wù)信息類型與分類。以南京工業(yè)大學(xué)為例,對其財務(wù)信息服務(wù)類型進行分析,總結(jié)如圖1所示。
根據(jù)圖1,高校師生需要的財務(wù)信息各不相同,應(yīng)提供多種多樣的財務(wù)服務(wù)。目前該問題傳統(tǒng)的解決方法主要是通過電話、網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)場服務(wù)等,但同一類問題的咨詢大多有共性,財務(wù)工作人員需要重復(fù)解答,工作量大,也容易困乏,使得財務(wù)服務(wù)質(zhì)量和師生的滿意度不同程度地下降,而財務(wù)微信公眾平臺的運用則可以很好地解決此問題[ 2 ]。
四、高校微信公眾平臺的模塊設(shè)計
根據(jù)高校的具體情況和師生的財務(wù)需求,筆者將高校財務(wù)微信平臺分為三個模塊,包括查詢模塊、業(yè)務(wù)處理模塊和信息交流模塊,每個模塊中又包含了很多不同的子模塊,如圖2所示。
(一)查詢模塊
1.工資查詢。這個模塊可以供本校的教職工查詢自己工資的情況。主要字段包括崗位工資、薪級工資、崗位津貼、校內(nèi)津貼、生活補貼、交通補貼、代扣個稅、應(yīng)交公積金、代繳養(yǎng)老金、補發(fā)工資等。
2.到款查詢。這個模塊的功能主要是學(xué)校的各種科研到款,老師查到經(jīng)費到賬后可以盡快辦理入賬手續(xù)[ 3 ]。顯示的字段包括付款單位名稱、到款日期、到款金額、備注選項。
3.學(xué)費明細查詢。這一模塊主要是學(xué)校本科生和研究生的學(xué)費構(gòu)成及每年學(xué)費繳納情況。
4.學(xué)生各種獎勵。學(xué)生各種獎勵模塊主要是學(xué)生的國家獎學(xué)金、校內(nèi)獎學(xué)金、社會獎學(xué)金以及各種勤工助學(xué)勞務(wù)費、助研費等。
5.項目經(jīng)費查詢。用戶等登錄后可以查詢經(jīng)費到款和使用明細情況以及項目的預(yù)算模板。
6.公積金查詢。公積金查詢可以查到公積金的繳存狀況和公積金貸款及還款信息。
(二)業(yè)務(wù)處理模塊
1.網(wǎng)約報賬。在綜合信息門戶登錄頁面輸入用戶名和密碼驗證碼進入門戶首頁(在校教職工用戶名為工號的后四位,初始密碼為教職工第一張工資卡的后六位)。打開申請報銷單按鈕后,填寫申請人及報銷的基本信息,再選擇要填寫的業(yè)務(wù)類型和支付方式;根據(jù)原始票據(jù)內(nèi)容在對應(yīng)欄目填寫金額及數(shù)量,填寫相關(guān)支付信息并提交;選擇預(yù)約報賬的地點和預(yù)約時間,打印報銷單;經(jīng)部門負責(zé)人、項目負責(zé)人簽名和蓋章后送至預(yù)約報賬地點。
2.網(wǎng)約授權(quán)。項目負責(zé)人登錄門戶首頁后進入系統(tǒng),進行網(wǎng)約授權(quán),也可以授權(quán)管理員。管理員可以預(yù)約報賬、查詢賬目,還可以授權(quán)項目經(jīng)辦人。另外可以授權(quán)項目經(jīng)辦人,經(jīng)辦人只網(wǎng)上預(yù)約報賬,沒有賬目查詢的權(quán)利,也不能再授權(quán)項目經(jīng)辦人。
3.勞務(wù)、薪酬發(fā)放業(yè)務(wù)流程。登錄門戶首頁后,選擇業(yè)務(wù)大類“勞務(wù)酬金及獎助業(yè)務(wù)”進行。選擇“人員類型”(包括本校在職教工、退休教工、校外人員和學(xué)生)及“薪金性質(zhì)”填寫酬金摘要。發(fā)放清單可以單筆錄入,Excel導(dǎo)入等。打印薪酬報銷單后,相關(guān)部門負責(zé)人簽字,部門蓋章。外籍專家勞務(wù)費另附護照復(fù)印件,現(xiàn)金形式發(fā)放的附領(lǐng)款人簽收原件。摘要中需要寫明發(fā)放事由,如XX年XX獎學(xué)金,XX項目專家咨詢費,XX事由勞務(wù)費等。最后將發(fā)放單據(jù)送至財務(wù)報銷大廳。
4.學(xué)生資助發(fā)放。登錄門戶首頁選擇業(yè)務(wù)大類“學(xué)生資助發(fā)放”進行。(1)本科生綜合獎學(xué)金和困補發(fā)放流程(春季、秋季兩次發(fā)放):各學(xué)院根據(jù)綜合獎學(xué)金及困補評定結(jié)果登錄高級財務(wù)平臺進行網(wǎng)約,網(wǎng)約成功后打印網(wǎng)約報賬單,同時申請學(xué)院填寫完整的《學(xué)生困補發(fā)放申請審批單》《學(xué)生綜合獎學(xué)金發(fā)放申請審批單》交至學(xué)院審批人;將經(jīng)過學(xué)院審批的審批表連同網(wǎng)約報賬單等材料交至學(xué)生事務(wù)處審批;將經(jīng)過學(xué)院、學(xué)校審批的審批單連同網(wǎng)約報賬單交至計劃財務(wù)部收費科。(2)研究生國家獎學(xué)金、省學(xué)業(yè)獎學(xué)金、新生獎學(xué)金發(fā)放流程(每年一次性發(fā)放):將經(jīng)過學(xué)院審批之后的網(wǎng)約報賬單及相關(guān)紅頭文件交至計財部會計核算科;研究生部根據(jù)評選結(jié)果,登錄高級財務(wù)平臺進行網(wǎng)約,網(wǎng)約成功后打印網(wǎng)約報賬單,經(jīng)學(xué)校審批發(fā)放。(3)研究生導(dǎo)師助研金發(fā)放流程(一季度發(fā)放一次):研究生導(dǎo)師助研金一季度發(fā)放一次,標準為300~3 000元/月。申請單位將發(fā)放明細上傳至研究生部研究生津貼提交系統(tǒng)并將其打印交由導(dǎo)師簽字審批;研究生部按季度統(tǒng)一交至計財部會計核算科進行賬務(wù)處理;賬務(wù)處理無誤后交至計財部收費科安排發(fā)放[ 4 ]。(4)導(dǎo)師配套助研費發(fā)放流程(每年一次性發(fā)放):各學(xué)院學(xué)辦將本學(xué)院發(fā)放明細匯總交至研究生部;研究生部將各學(xué)院發(fā)放明細匯總審批后交至計財部會計核算科進行賬務(wù)處理;賬務(wù)處理無誤后交至計財部收費科安排發(fā)放。
(三)信息交流版塊
1.通知公告。主要通知一些財務(wù)臨時安排的事項和注意事項等,增加師生了解財務(wù)處最近動向等。
2.規(guī)章制度。主要包括國家制度、地方制度、學(xué)校制度、科研管理制度、資產(chǎn)管理制度、支付采購制度。
3.服務(wù)指南。主要包括微信公眾平臺的使用說明、網(wǎng)上預(yù)約報賬流程、公積金抵稅流程、財務(wù)報銷流程等。
4.聯(lián)系我們。主要是各個業(yè)務(wù)科室的聯(lián)系電話、聯(lián)系人,當學(xué)校師生在財務(wù)服務(wù)中遇到問題時可直接打電話解決。
五、高校微信公眾平臺的效果分析
當前,少數(shù)高校已經(jīng)開始使用財務(wù)微信公眾服務(wù)平臺,有的高校有超過上萬人的關(guān)注。財務(wù)微信公眾服務(wù)平臺正一步步地優(yōu)化其功能,主要包括智能排查用戶信息、實時動態(tài)查詢資金幫助指導(dǎo)業(yè)務(wù),特別是各種各樣的在線應(yīng)用項目跟蹤等??偟膩碚f,以智能導(dǎo)航系統(tǒng)為微信公眾平臺開發(fā)的方向,全面擴大“掃”“搖”等多樣有趣的服務(wù),進一步普及支付功能,這些為解決支付大學(xué)學(xué)費的微信平臺提供了新的思路。
基于高校財務(wù)公眾微信平臺的高校會計信息服務(wù)系統(tǒng)并沒有減少需要的會計工作人員和服務(wù)類型,但減少了高校財務(wù)會計服務(wù)的重復(fù)性[ 5 ]。為了簡單說明情況,假設(shè)需要的高校會計服務(wù)人員為U,會計服務(wù)類型的數(shù)量為B,每個高校會計人員所需相同類問題服務(wù)的次數(shù)為C,發(fā)生會計服務(wù)時的變量因素為E,那么高校會計人員提供財務(wù)服務(wù)的工作量G可以描述為:
G=∑U×C×B×E (1)
其中,某同一類型的服務(wù)重復(fù)次數(shù)S=∑U×C。一般情況下,S的值比較大,如果采用微信平臺的服務(wù)方式,理想情況下S的最小值趨向于1,那么公式(1)可以轉(zhuǎn)化為:
G=∑B×E (2)
考慮到基于微信公眾平臺的高校財務(wù)系統(tǒng),可以把已經(jīng)咨詢過的問題放入知識庫儲存,作為服務(wù)資源重復(fù)使用,因此E也趨向于1,那么公式(2)可以進一步簡化為:
G=∑B (3)
對上式進行分析可見,高校財務(wù)公眾微信平臺的高校會計信息服務(wù)系統(tǒng)并沒有減少需要的會計工作人員和服務(wù)類型,但通過高校財務(wù)微信公眾平臺把財務(wù)服務(wù)資源重復(fù)使用,可以提高高校會計服務(wù)資源的利用率,減少高校會計服務(wù)的重復(fù)度,提高高校會計服務(wù)的滿意度,推進高水平大學(xué)跨越發(fā)展。
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